データ連携を行うことによる経費精算業務のメリットとは
経理業務は企業運営の根幹をなす業務ですが、細かい作業や専門知識が必要ことも多く、作業が属人化し、業務負担の多い業務となっています。しかし、データ連携システムの進歩により、紙で行っていた作業をデジタル化するコトで業務内容を効率化できるようになっています。
本コラムでは、さまざまなデータ連携ツールのご紹介と、カード連携を活用した経理業務の効率化の方法をご紹介します。
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経費精算業務のIT化とは？
経費精算業務のIT化が進む背景
経費精算業務といえば、領収書や金額のデータ入力などの、紙やExcelの処理が一般的でしたが、近年ではITを活用したデジタル化を進める企業が増えています。背景として、スマホやクラウドの普及が大きいですが、一方で人手不足による作業の効率化や、環境配慮のためのペーパーレス化なども影響しています。
経費精算業務を効率化する方法として、FinTechサービスやAI-OCRなどもありますが、クラウド環境で構築する経費精算システムの導入や、システムとスマートフォン、交通系ICカードとの連携なども進んでいます。
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経理業務に導入できるFinTechサービス
フィンテック（FinTech)とは、「Finance（ファイナンス）」と「Technology（テクノロジー）」を掛けあわせた造語で、ITテクノロジーを活用した金融の新しいサービスです。フィンテックはAIやブロックチェーンなどの最新テクノロジーを用いた金融サービスで、身近で利用しているものでいえば、決済ペイや送金システムといったものがこれに該当します。また、企業で活用されている会計・財務システムもFinTechの一つで、出張費や交通費などの管理を効率化する経費精算システムなどもその中に含まれます。
FinTechは、あらゆる業務を変革するといわれており、経費精算業務をはじめとした業務効率化を実現したり、迅速な経営判断、決済サービスの導入による顧客満足度の向上を実現したりすることができます。
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経理業務におけるAI-OCRの活用メリット
AI-OCRとは、OCR「Optical Character Reader（もしくはRecognition）」に、AI技術を加えたものです。OCRとは、画像データの文字部分を読み取り、文字データに変換する光学文字認識技術により、紙文書の自動読み取りやデータ化する技術ですが、認識精度がそれほど高くなく、またOCRが持つルールから逸脱した文字や、規定フォーマット以外の文字は読み取りできないといった課題もありました。
そこで登場したのが、AI-OCRです。OCRにAIの機械学習を組み合わせることで、文字の認識精度が向上し、AIが学習することで精度があがり間違いが減っていくようになりました。
経理業務にAI-OCRを導入すると、手入力の手間を削減し、業務を効率化できます。またフォーマットを気にせずOCRが利用可能となり、 RPAを組み合わせることで一連業務を自動化することもできます。
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カードのデータ連携による経費精算業務の効率化
法人カードを利用した経費精算のメリットとは
法人カードとは、企業や個人事業主に対して発行されるクレジットカードで、支払い口座が会社名義になっており、利用限度額が個人向けカードよりも大きいといった特徴があります。法人カードを活用することで、企業の経費精算においてメリットを享受できます。
法人カードのメリットは大きく3つあります。
▶ 経費精算が楽になる
経費の支払いに法人カードを利用することで、領収書が不要になり経費精算業務が楽になります。また手間や精算処理のミスも軽減でき、業務効率化、人件費削減につながります。
▶ 経費の仮払いや立て替えなどが必要ない
法人カードは現金も領収書も不要で、会社名義のクレジットカードであることから、経費の仮払いや立て替えなど、小口現金精算の必要もありません。
▶ 経費の計上漏れや請求漏れをなくすことができる
現金による支払いの場合は、経費の計上漏れや請求漏れが起こる可能性がありましたが、カード支払いであればそれらをなくすことができます
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クレジットカード連携による電帳法への対応
カード決済をする際に、利用明細データを自動連携した場合、紙の領収書が発生しないため、スキャンによる電子化や定期検査などをする必要なく、また「利用明細データ」を自動連携するため、日付や金額といった情報の入力作業も不要で、効率よく、正確に電帳法対応ができるというメリットがあります。
またその場合、「電子取引」に該当するものについては、所定の方法により取引情報（領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータが保存されていれば、別途書面の領収書等を授受する必要もないことがないため紙の領収書は不要となります。
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～令和二年度電帳法改正を徹底解説③～キャッシュレスでペーパーレス？クレジットカードを使って電帳法対応する方法 後編
まとめ
経費精算業務にデータを連携するメリットについて解説しましたが、様々な経費精算方法が出てきており、また企業の人手不足が進む中で、経費精算業務のIT化への対応は必須となってきています。属人化を防ぎ、業務の効率化を実現するためにも自社に合った利便性の高い経費精算システムの導入を検討しましょう。
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