【今さら聞けない】 経費精算をクラウド化するメリットや方法とは？

経費精算システムはこちら

経費精算は経理業務の一つですが、近年、従来の紙やExcelでの管理からシステム化が進んでいます。経費精算システムは大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の2種類の導入形態がありますが、どちらが最適なのか、検討している方も多いのではないでしょうか。
今回は、経費精算をクラウド化する際に役立つ知識として、メリットや注意点、導入方法を解説します。

経費精算における「不正・不備」の実態と不正リスク対策の3つのポイントを不正検知のプロが解説します。

経費精算のクラウド化とは？

経費精算業務をクラウド化するということは、クラウド型の経費精算システムを導入することを意味します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算業務をシステム上で行うことで、業務効率化を図ることができるシステムです。社内で利用した経費を精算する際に生じる申請、承認、仕訳、会計ソフトへのデータ連携までの一連の業務を効率化します。

経費精算システムはオンプレミス型とクラウド型がある

導入形態として、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして利用する方法であり、クラウド型は、クラウド上にあるシステムにパソコンやスマートフォンからネットワークを介してアクセスし、利用する方法です。

経費精算をクラウドで行うメリット

経費精算をクラウドで行うことのメリットは複数あります。それぞれ確認しておきましょう。

利便性向上・経費精算フローのスピード向上

クラウド型の経費精算システムはインターネットがつながる場所なら、どこからでもアクセスして利用できます。経費精算は、申請をする社員や承認者といった経理担当者以外の確認や承認作業のフローも含まれるため、より利便性が生きてきます。例えば、承認者が外出先からでもスマートフォンで申請内容の確認・承認を実施できるシステムもあります。
このようなシステムを活用すれば、経費精算業務にかかる時間を大幅に削減することができます。

初期費用が抑えられる

クラウド型の経費精算システムは月ごとに料金を支払う定額制が主流であり、導入時の初期費用は低いことが多くなっています。そのため、オンプレミス型に比べると初期投資を抑えられるメリットがあります。

セキュリティなどサーバー管理をプロに任せられる

クラウド型の経費精算システムは、サービス提供事業者が管理するサーバー上に設置されているため、自社でサーバー管理を行う必要はありません。負担がないのに加えて、万が一不具合が起きたときもプロに任せることができます。

必要に応じて柔軟にカスタマイズできることも多い

クラウド型のシステムは、一般的にカスタマイズ性に欠けるといわれていましたが、近年はある程度、企業ニーズに合わせて柔軟に行えるようになりました。カスタマイズにより、自社に必要な機能を拡充したり、既存システムと連携したりできるシステムもあります。

開発不要ですぐ始められる

クラウド型の大きなメリットとして、すぐに使い始められるという点があります。すでに完成されたシステムを利用するため、エンジニアによる開発の必要はありません。

経費精算をクラウド利用で行う際の注意点

クラウド型の経費精算システムを利用する際には、いくつか注意点があります。あらかじめ確認しておくことで、失敗を予防できるでしょう。

セキュリティが万全なサービスを選定する

経費精算システムで取り扱うデータは、経費をはじめとした企業の機密情報です。クラウド型はインターネットを利用するため、特に情報漏洩リスクには敏感になる必要があります。セキュリティ対策が万全で、信頼のおける事業者が提供するサービスを選定することが重要といえます。

サーバー管理も含めた費用対効果を検討する

クラウド型の経費精算システムは、多くの場合、ランニングコストが発生します。長期的にコストがかかる点を押さえておきましょう。

オンプレミス型の場合は、導入してしまえばシステム利用のランニングコストはかかりませんが、サーバー管理は自社で行う必要があります。一方クラウド型であれば、サーバー管理を行う必要がないため、管理コストを抑えられます。費用面においてはトータルコストと費用対効果を考慮して検討しましょう。

サポート範囲を確認する

クラウド型の経費精算システムは、サービス提供事業者のシステムを利用する形態となるため、サポートも付いてくるのが一般的です。導入時の初期設定から運用時まで、サポート範囲はサービスによって異なりますので、事前に自社が求めるサポート範囲をカバーしているかどうか十分に確認しましょう。

トライアルやデモを必ず実施する

実際に操作してみなければ、便利かどうか、業務効率化につながるかはわかりません。トライアルやデモを実施しているサービスを選び、必ず一定期間、運用を試してみることをおすすめします。失敗のない導入につながるでしょう。

クラウド型経費精算システムの導入方法

クラウド型の経費精算システムを導入する流れを確認しておきましょう。

1.課題の洗い出しと目的設定

経費精算システムを導入する目的や必要性を確認するために、課題を洗い出します。経費精算業務のどこに課題があるのかを見極め、業務効率化や精度向上、コスト削減など、目的を明確にします。
課題の例としては、外出先から 申請・承認ができない、手入力で精算していたため自動化したい、コストを抑えて経費精算システムを導入したいなどが挙げられます。

2.システム選定

洗い出した課題を解決できるシステムを選定します。スマートフォン対応、自動仕訳・会計ソフト連携機能、クレジットカード連携機能、役職や部署ごとの承認フロー設定機能など必要な機能を持つシステムを比較の上、選びましょう。

3.システム導入計画の策定

システム導入に向けた計画を策定します。スケジュールや予算、担当者の役割分担などを明確にすることで、スムーズに導入を進められるものと考えられます。

4.テスト運用

トライアルなどを利用して、テスト運用を行います。経理部門だけでなく、社員や承認者も含めて実際に操作してみることをおすすめします。

5.契約

テスト運用の結果、問題なければ契約します。

6.システム導入・運用

実際にシステムを導入し、社内で運用を開始します。運用しながら新たな課題が生まれれば、その都度改善していきます。

クラウド型の経費精算＆出張管理システムのご紹介

クラウド型の経費精算システムを検討する際に、ぜひ候補に入れていただきたいのが、JTBグループが開発した、経費精算システムと出張管理システムを統合したクラウド型ソリューション「J’sNAVI NEO」です。

一般的な経費精算システムの機能に加え、法人一括請求で出張手配ができるチケット手配機能を搭載しており、出張時の立替・仮払い・領収書を不要にします。さらに、チケットの予約・利用実績データを事前申請・経費精算に利用できるため、承認者・経理担当者の確認・突き合わせ作業の効率化や不正防止にも役立ちます。
また、ソフトウェア製品の安全性と信頼性を証明する「PSQ認証」取得製品であり、安心してご利用いただけます。

導入時は専任担当が、お客様の運用設計や初期設定を電話・メールはもちろん、訪問でもサポートします。導入後も、カスタマーサポートチームが迅速かつ丁寧にフォローしており、多くの企業様に選ばれている理由の一つとなっています。

詳細に関しましては、ぜひサービス紹介ページをご覧ください。

J’sNAVI NEOについて詳しく見る