経理業務のDX化を促進するポイント～データ連携について～
様々な分野でデジタルトランスフォーメーション（DX化）が進められ、企業の経理業務においても、その必要性は非常に高まっています。そこで、DX化の課題や有効な方法、DX化を進める上で必要となるデータ連携等について、見ていきたいと思います。
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経理DX化の課題
経理部門のDX化が求められる中、その課題としては主にシステムの複雑化・老朽化、データの即時取得の難しさ、テレワークに適応できない業務の存在などがあります。
経理が関与するシステムは会社内の多岐にわたり、それらが複雑化し、老朽化したシステムが存在することが問題となっています。また、各システムから手作業でデータを取り出すため、必要なデータをすぐに取り出せないケースが多いです。さらに、テレワークになっても担当者が押印や書類確認のために出社が必要な業務が多いといった課題もあります。
しかし、全社的なDX化が進めば、会計や経費精算などのデータが自動連携され、必要なデータを自由に引き出すことが可能となります。また、紙の書類の電子化や電子印化により、テレワーク環境でも業務を遂行することが可能になります。
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経理をDX化する手法
経理をDX化する手法としては、例えば下記のようなものがあります。
１. 証憑類の電子化
レシート、領収書、請求書、納品書といったあらゆる紙の証憑類を電子化し、書類をなくします。
2. 会計ソフトの銀行口座とのデータ連携
会計ソフトと銀行口座をデータ連携させることで銀行に出向く必要がなくなり、自動化することで業務効率も上がります。
3. 経営状況の確認機能付き会計ソフトを活用
会計ソフトのなかには、リアルタイムに予実管理などの経営資料が確認できる機能がついたものがあります。これを活用することで随時、経営状況の確認が可能になり、経営資料作成の工数を削減することが可能となります。
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経理のDXを推進する手順
経理のDXを推進するための手順をご説明します。
①経理関連書類のペーパーレス化
まず現在紙で作成・管理している書類をデジタル化できないかを検討します。紙で対応している業務を一覧にし、取り組む項目を整理します。例えば経費精算の申請方法をWeb対応できるようにし、証憑もWebで提出するようにできないかなどを考えていきましょう。また、取引先との請求書のやりとりや、社内の稟議申請なども改善できないかを検討します。ペーパーレス化が進めば、データによる迅速な情報の連携ができ、作業の進捗状況の把握を可能にし、業務の効率化にもつながります。
②業務の自動化・効率化
次に自動化できる業務がないかを検討します。どうしてもペーパーレス化できない業務などは、帳票を自動でデータ化したり、システムの連携などで紙からデジタルという流れを自動化・効率化していきます。
自動化や効率化を進めることで、今はペーパーレス化ができない業務についても作業効率を高められ、かつミスも不正リスクも減らすことにつながります。
③データを一元管理し会社全体の数値を可視化
最後に、会社全体の情報を一元管理し、重要な経営判断をする際の指標をすぐに確認できるようにしましょう。それぞれの担当者が自分が必要な最新の情報をすぐに確認できることが望ましいです。データを一元管理できることでより詳細な原因分析や改善に向けた提案ができるようになります。
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経理DXに有効な経費精算システムの導入・データ連携
上記のほか、経理DXを進めるための有効な方法として、経費精算システムを導入し、データ連携を行う方法もあります。これにより、デジタル化・ペーパーレス化が実現します。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、ペーパーレス化の促進を目指し、電子データで受領した書類の電子保存を原則としました。これにより、紙の帳票の管理コスト削減や業務プロセスの効率化が期待できます。
ペーパーレス化により、経費精算ツールの導入で業務時間の削減や人為ミスの防止、ガバナンスの強化が可能となります。また、紙での申請に伴う印刷費や保管にかかるコストの削減、出社不要での申請やアラート機能による差戻しの削減、目的の書類の素早い検索などが可能になります。これらは業務効率の向上やコスト削減に大いに寄与します。
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経費精算業務をDX化するメリット
また、経費精算業務をIT化することにより、下記のようなメリットもあります。
▶ 経費精算システムの導入により、様々なデータ連携を実現
ルート検索におけるデータ連携、交通系ICカードとの自動連携、経費申請・承認機能、会計ソフトとのデータ連携など、各種データ連携により一元管理を図ることで、効率化につながります。
▶ 経費精算における手間の削減
IT化により、従来経費精算業務にかかっていた領収書の手入力の手間が削減できるなど効果が期待できます。
▶ 申請・承認作業の負担軽減
例えば出張経費の場合、従来は申請、承認を得るために紙の申請書を扱う必要がありましたが、IT化することでパソコン上で申請・承認作業ができるため、負担が軽減します。
▶ 不正な申請を防止
IT化によりシステム側で不正申請が自動的に弾かれる仕組みにすることで、未然に防止できます。
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経費精算業務をIT化するために押さえておきたいポイント
インボイス制度とデータ連携
2023年10月から開始されたインボイス制度は、日本における経理業務のDX化を進める大きな鍵になると言われていますが、その中で、各種データ連携によるデジタル化は大きなポイントになります。
アナログ（紙）の書類を介することなく、デジタルからデジタルへ直接情報が連携されることで、処理の正確性・効率性において大きな効果が期待できます。
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