経理業務をペーパーレス化するメリット・デメリットとは？

経理業務では、契約書や請求書、領収書など多くの書類を扱うため、管理や保管の手間が膨大になりがちです。紙での管理を続けると、印刷費や保管スペースのコスト増加、検索や整理にかかる時間の増大など、業務効率の低下やリスクの発生につながることも少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、経理業務のペーパーレス化です。

この記事では、経理業務のペーパーレス化のメリット・デメリット、具体的な活用シーン、導入を進める際のポイントについてご紹介します。

経理業務をペーパーレス化するメリット

経理業務のペーパーレス化とは、契約書や請求書、領収書などの紙の書類をスキャンや撮影によって電子データ化し、デジタルで管理することを指します。これにより、コスト削減や業務効率の向上など、さまざまなメリットが得られます。

以下で、経理業務をペーパーレス化する主なメリットをご紹介します。

印刷費、紙代の削減

これまで紙で保存していた場合は、書類を出力するたびにプリンタのトナーやインク、用紙の購入が必要でした。さらに、印刷ミスや差し替えによる再出力などで、無駄なコストが発生することも少なくありません。ペーパーレス化によってこれらの出力作業が不要になり、印刷費・紙代の削減が期待できます。

紙を保管するスペースの削減

紙の書類を保管する場合、物理的な収納スペースがどうしても必要になります。特に取引先との契約書や請求書、領収書などは一定期間保存が義務づけられているため、オフィス内の棚やキャビネット、倉庫などが書類で埋まってしまうことも少なくありません。

しかし、ペーパーレス化を進めることで、これらの書類を電子データとして保存できるようになります。その結果、保管用のスペースを削減でき、オフィスをより広く、効率的に活用することが可能になります。

整理整頓の時間の削減

書類の管理では、あとから見つけやすくするために、種別ごとにバインダーにとじて整理整頓する作業が必要です。しかし、ペーパーレス化を行うと、この整理整頓にかかる時間を大幅に削減できます。

書類がデータとして扱えるようになるため、パソコン上で簡単に管理でき、外部メディアに保存する場合も、紙の書類ほどかさばらないため、整理に手間取ることがありません。

目的の書類を素早く検索できる

紙の書類を保管している場合、どれだけ整理整頓を徹底していても、目的の書類を探し出すにはある程度の時間がかかってしまいます。特に大量の書類がある場合や、過去の古い書類を探す場合には、検索に手間と労力がかかることも少なくありません。

しかし、ペーパーレス化を進めれば、すべての書類を電子データとして管理できるため、パソコンやクラウド上でキーワード検索を行うだけで、必要な書類を瞬時に見つけることができます。これにより、書類を探す時間を削減でき、業務効率の向上につながります。

物理的リスクの回避

経理業務で扱う紙の書類は、火災や水害、盗難などの物理的リスクによって重要な情報を失う可能性があります。しかし、ペーパーレス化により書類をクラウドやサーバーに保存すれば、万一の事故が起きてもデータのバックアップや復元が可能です。

これにより、情報の安全性を高め、経理業務の安定運営につなげることができます。

情報セキュリティの向上

ペーパーレス化により、経理書類を電子データとして管理することで、情報セキュリティを向上させることもできます。電子データは閲覧や編集の権限を細かく設定できるため、誰がどの情報にアクセスできるかを制御可能です。

その結果、紙の書類に比べて情報漏えいのリスクを低減でき、安全な経理業務運営につなげられます。

経理業務をペーパーレス化するデメリット

一方で、経理業務のペーパーレス化には以下のようなデメリットもあります。

慣れていないと使いづらいこともある

ITに不慣れな人にとっては、ペーパーレス化が使いづらく感じられることもあります。

例えば、書類をスキャナで保存する作業や、パソコン上でのデータ検索は、慣れていないと時間がかかる場合があります。一方で、ITに慣れている人であれば、これらの作業は効率的に行えます。そのため、ペーパーレス化の効果は、個々のITリテラシーによって差が出ることがあります。

ネットワーク・システムのトラブル時に影響を受ける

ペーパーレス化では、ネットワークやシステムに障害が発生した場合、データの検索や閲覧ができなくなる可能性があります。特に、バックアップが不十分な状態では、データを失うリスクもゼロではありません。

しかし、あらかじめ十分なバックアップ体制を整え、障害が発生しても影響を受けにくい強固なセキュリティとシステムを構築しておくことで、こうしたリスクに備えることが可能です。

経理ペーパーレス化の具体例・活用シーン

ここでは、経理業務におけるペーパーレス化の活用シーンをご紹介します。

請求書・領収書の電子化

経理業務のペーパーレス化の代表例として、請求書や領収書の電子化があります。紙の請求書や領収書をスキャナで取り込み、PDFなどの電子データとして保存することで、物理的な保管スペースが不要になります。

また、データ化された書類はキーワード検索で素早く確認でき、出力や整理の手間も削減可能です。さらに、クラウド保存すれば、複数拠点からの閲覧やバックアップも簡単に行えます。

契約書・取引書類の管理

契約書や取引書類も電子データで管理することが可能です。従来のように紙で保管する必要がなくなり、書類の紛失リスクを軽減できます。

電子化された契約書は、クラウド上で安全に共有・閲覧でき、必要なときにすぐ取り出すことが可能です。更新履歴やアクセス権限を設定することで、管理の透明性とセキュリティも向上します。

経費精算の電子化

経費精算の電子化も、経理業務のペーパーレス化を進めるうえで効果的な取り組みです。従業員が領収書をスマートフォンで撮影し、オンライン上で申請できる仕組みを導入すれば、紙の提出や手入力が不要になります。

経理担当者はデータを自動で集計・確認できるため、処理時間の短縮とミスの防止が可能です。これにより、経費精算の効率化と透明性の向上が実現します。

経理業務のペーパーレス化を進めるためのポイント

経理業務のペーパーレス化を効果的に進めるには、計画的な導入と適切な運用体制の整備が欠かせません。

以下では、スムーズかつ安全に移行を進めるためのポイントを紹介します。

段階的に導入する

経理業務のペーパーレス化は、一度にすべてを切り替えようとせず、段階的に導入することが重要です。

まずは請求書や領収書など、比較的電子化しやすい書類から始め、徐々に対象範囲を広げていくことで無理なく導入を進められます。小さな成功体験を積み重ねることで、従業員の理解や協力も得やすくなります。

クラウドサービスを利用してバックアップ・セキュリティを確保する

経理業務のペーパーレス化では、クラウドサービスを活用することでデータのバックアップやセキュリティ対策を効率的に行えます。

クラウド上に書類を保存すれば、災害やシステム障害が発生してもデータを復元することが可能です。また、アクセス権限の細かい設定や暗号化によって、情報漏えいリスクも低減できます。

従業員の教育を徹底し、抵抗感を減らす

経理業務のペーパーレス化を円滑に進めるには、従業員の教育を徹底し、操作方法やメリットを理解してもらうことが重要です。新しいシステムやツールに慣れていない従業員は抵抗感や不安を抱きやすいため、研修やマニュアルの整備でサポートすることでスムーズな移行が可能になります。

法的要件を遵守する

経理業務をペーパーレス化する際は、電子帳簿保存法などの法的要件を遵守することが欠かせません。

電子化した書類は、保存期間や保存形式、検索機能の要件などが法律で定められているため、これらを守らないと罰則の対象となる可能性があります。法令に沿った運用ルールを整備し、適切に管理することで安心してペーパーレス化を進めることができます。

経理業務のペーパーレス化を進めるなら『ビズバンスシリーズ』がおすすめ

経理業務のペーパーレス化を進めるなら、「ビズバンス」シリーズがおすすめです。

『ビズバンスJTB経費精算』は、領収書や請求書の電子申請・承認をスムーズに行える経費精算システムで、申請から承認までのプロセスを効率化できます。

一方、『ビズバンスJTB経費データ連携』は、出張データや法人カード明細など、複数の経費データをご利用中の経費精算システム・ワークフローシステムに連携可能です。

これにより、経理業務の手間を削減しつつ、正確で安全な経費管理が実現します。

まとめ

この記事では、経理業務のペーパーレス化のメリットやデメリット、具体的な活用シーン、導入を進めるためのポイントについて以下の内容を解説しました。

• 経理業務のペーパーレス化は、書類を電子データとして管理することで印刷費や保管スペースの削減、検索の効率化、情報セキュリティ向上など多くのメリットがある
• 一方で、ITリテラシーの差やネットワークトラブルなどの影響により、使いづらさやリスクが生じる場合がある
• 請求書・領収書、契約書・取引書類、経費精算などの業務は電子化によって効率化や透明性向上が可能
• ペーパーレス化を進める際は、段階的導入、クラウド利用によるバックアップとセキュリティ確保、従業員の教育、法的要件の遵守が重要

経理業務のペーパーレス化は、コスト削減や業務効率の向上だけでなく、情報管理の安全性向上にもつながる取り組みです。適切な準備と運用ルールを整えることで、無理なく効果的に導入できます。

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経理業務のペーパーレス化や運用改善を検討されている企業さまは、ぜひご相談ください。