経理業務をペーパーレス化する メリット・デメリットとは？

今、経理業務をペーパーレス化している企業が増えています。このペーパーレス化にはメリットは数多くありますが、デメリットもあります。
そのメリットとデメリットを踏まえた上で、経理業務のペーパーレス化をできるかぎり効率的に実現するための方法をご紹介します。

ペーパーレス化のメリット

経理業務におけるペーパーレス化とは、従来の経理業務で管理されていた契約書、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などの取引先から受け取った証憑書類について、紙の文書で扱っていたところを、スキャナ保存してデータとして扱うことを指します。領収書については写真撮影した画像を保存することで、紙の領収書をなくすことができます。このペーパーレス化により、さまざまなメリットが得られます。

印刷費、紙代の削減

紙として保存する場合、当然、出力の必要がありました。ペーパーレスにすることで、出力が不要になり、印刷費や紙代を削減できます。

紙を保管するスペースの削減

紙の場合は物理的に保管するスペースが必要になることから、ペーパーレスにすることでスペースの削減が実現できます。

整理整頓の時間の削減

書類の管理といえば、後から見つけやすくするためにも種別ごとにバインダーにとじて管理するといった整理整頓が必要になりますが、ペーパーレスにすると整理整頓の時間が削減できます。ペーパーレス化を行うと、データとしての扱いになるため、パソコン上で管理することになりますし、メディアに保存した場合も紙の書類ほど量は多くないため、整理が手間取りません。

目的の書類を素早く検索できる

紙で保管すると、いくら整理整頓を徹底していても、目的の書類を探すのにある程度、時間がかかります。その点、ペーパーレス化すれば、パソコン上で素早く検索することができます。

ペーパーレス化のデメリット

一方でペーパーレス化をすると、デメリットも生まれます。

慣れていないと使いづらいこともある

Tに不慣れな人は使いづらい可能性があります。スキャナ保存は一手間かかりますし、パソコン上のデータ検索も慣れていないと時間がかかることがあります。もちろんITに慣れている人であれば効率化が可能です。ITリテラシーによって、ペーパーレス化の効果には差が出るでしょう。

ネットワーク・システムのトラブル時に影響を受ける

ペーパーレス化はインターネット回線などのネットワークやシステムに障害が起こったときに、データの検索・閲覧ができなくなる恐れがあります。
バックアップなどの準備不足の状態では、データを失ってしまう可能性もゼロではありません。もちろん、バックアップの準備とともに、障害が生じてもゆるがない強固なセキュリティとシステムをあらかじめ構築しておくことで対策することは可能です。

ペーパーレス化を実現する方法

ペーパーレス化を効率的に実現するためには「電子帳簿保存法」で定められているスキャナ保存制度の活用が有効です。
スキャナ保存制度とは、国税関係書類の紙の書類をスキャナなどで電子化してデータとして保存することが認められた制度です。
事前に所轄税務署長の承認があれば電子データに変換して保存できるようになります。一定の要件の下で保存していれば、紙の書類は必要ありません。
スキャナ保存制度は、年々要件が緩和され、小規模事業者であっても利用しやすくなっています。他にも、例えば電子署名が不要になり、タイムスタンプのみで対応した可能になりました。このような状況ですから、スキャナ保存制度は比較的取り入れやすい制度といえます。
ペーパーレス化と電子帳簿保存法はそれぞれ特徴が異なり、正しく対応を行うことでより効果的なものとなります。
電子帳簿保存法の改正と合わせて、本格的にペーパーレス化の取り組みを始めた企業も多くなっていますので、以下のページを参考に、理解を深めて頂きたいと考えています。

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まとめ

経理業務のペーパーレス化には多くのメリットがあるものの、スキャナ保存制度を利用するためには、電子帳簿保存法に対応するために税務署への申告や、要件に適したシステム選びなど多くのハードルがあります。対応にあたっては、プロフェッショナルに相談するのも有効といえます。
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