「出張費、結局何に、いくら使ったの？」を繰り返さないための見える化とコスト適正化の進め方
決算作業や年度の振り返りを終えた後、こんな場面に直面したことはないでしょうか。
「出張費の総額はわかるが、どの部門が何に・どれだけ使ったのかをすぐに確認できない」
「規程外の出張手配が何件あったか、決算後になって初めて把握した」
——こうした状況は、多くの企業で共通して見られる課題です。
出張における宿泊費や交通費は、企業の経費の中でも金額が大きくなりやすいものですが、手配が各部署・各担当者に分散していたり、運賃タイプや料金プランといった内訳が証憑にしか記載されておらず、データ化できていなかったりすることで、実態の詳細な把握は後手に回りやすい傾向があります。
本記事では、決算や年度の振り返りで、出張費（交通費・宿泊費）の実態把握の難しさや、データ散在よる課題を抱える企業が、次の期末までに「出張費の内訳が見える状態」、更には「データを根拠としてコスト適正化に取り組める状態」をつくるための具体的な方法をご紹介します。
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「総額は把握できている」のに、なぜ決算後に出張費の不透明さを感じるのか
出張費（交通費・宿泊費）のデータの粗さが決算後に浮き彫りになる背景には、出張手配の方法が組織全体で統一されていないことが多く挙げられます。
たとえば、航空券は各自がオンラインで手配し、宿泊は部署内の担当者がまとめて代理手配をするといったケースでは、出張に関するデータが複数の場所に分散してしまいます。また、出張精算が経費精算システムを通じて行われていたとしても、「どの路線/ホテルを、どの運賃タイプ/料金プランで、いつ予約したか」といった手配の内訳が記録されていないケースも少なくありません。
その結果、出張管理担当者や経理担当者が出張費の内訳を把握しようとするたびに、各部署への問い合わせや手作業での集計が発生し、正確なデータが出揃うまでに多くの時間と手間がかかります。「総額の集計はすぐにできても、その内訳や妥当性の検証まで踏み込めない」という状況は、多くの企業で共通する課題です。
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出張費の内訳把握ができていないことで起きる3つのリスク
出張費（交通費・宿泊費）の内訳が把握できていない状態を放置すると、以下の3つのリスクが生じます。
予算管理の精度が下がる
内訳が見えないままでは、次期の予算を策定する際に根拠の薄い数字で予算を組むことになったり、予算と実績との乖離への気づきや原因の分析が遅れ、軌道修正の対応が後手に回ったりするリスクがあります。
出張旅費規程の形骸化
宿泊費の上限や航空券の座席クラス・運賃タイプなど、出張旅費規程を整備していても、実際の遵守状況が確認できなければ規程は機能しません。「規程はあるが守られているかわからない」という状態は、ガバナンスの観点からも問題があります。
出張コスト削減の機会を逃す
出張費の内訳が見えていないと、「適切な運賃タイプで航空券を手配できていたか」「特定の路線で割高な手配が続いていないか」といった改善余地を発見することができません。データがなければ、削減の打ち手も打てないのです。
出張費の内訳を見える化し、適正化に取り組むための2つのステップ
出張費（交通費・宿泊費）のデータの粒度を上げ、自社に合った適正化の打ち手に取り組むためには、大きく2つのステップが必要です。
ステップ1：出張手配を一元化して「データが揃う状態」を作る
ステップ2：BIソリューションで出張データを「見える化・分析」する
この2つを組み合わせることで、「現在集計できているデータでは粒度が粗すぎる」「データはあるが加工・分析に手が回らない」という二重の課題を解決することができます。
ステップ1：出張手配を一元化して「データが揃う状態」を作る
出張費の透明化において、まず取り組むべきは出張手配の一元化です。手配が各部署・各担当者に分散している状態では、どれだけ優れた分析ツールを導入しても、分析の前提となる手配データが揃いません。
出張管理システム「ビズバンスJTB出張予約」であれば、国内外の航空券・新幹線・宿泊を1つのシステムで手配・管理することが可能です。全社の出張手配をこのシステムに集約することで、誰が・いつ・どこへ・いくらで・どんな運賃タイプ（料金プラン）で出張したか、という手配データが自動的に蓄積されます。手配データはレポート機能を通じて出力することができ、部門別・期間別・出張者別など、必要な切り口での集計が可能です。
手配を一元化するだけでも、これまで各部署・各担当者に問い合わせていた手配データの集計作業が大幅に削減され、出張管理者や経理担当者の負担軽減につながります。
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ステップ2：BIソリューションで出張データを「見える化・分析」する
手配データが一元化されたら、次はそのデータを活用した分析と意思決定のフェーズです。
ビズバンスJTB出張予約のレポート機能でも基本的な集計は可能ですが、「毎月の加工作業を自動化したい」「自社の出張費が適正水準かどうか客観的な根拠をもとに判断したい」「部署ごとの利用傾向や出張規程の遵守率まで踏み込んで把握したい」という場合には、JTBビジネストラベルソリューションズのBIソリューションの活用が有効です。BIソリューションは、ビズバンスJTB出張予約内の出張実績データをタイムリーにグラフ化・可視化できるサービスです。主な特長は以下のとおりです。
出張状況を俯瞰的に把握できる
航空券・宿泊・新幹線などの利用実績を、部署別・路線（都市）別、運賃タイプ（料金プラン）別など、グラフや表でわかりやすく表示できます。集計軸はカスタマイズが可能なため、これまで手作業で行っていたExcelへの出力や加工作業をせずとも、いつでも、必要な形で、自社の出張実績を確認できます。
他社実績・マーケット価格との比較ができる
自社の出張費水準が市場と比べて適切かどうかを、他社の購買単価との比較を通じて客観的に把握できます。「自社の東京-大阪間の航空券平均単価は市場平均より高いのか低いのか」「○○県の宿泊平均単価のボリュームゾーンはいくら程度か」といった情報を、出張旅費規程の見直しや次期予算策定の根拠として活用できる点は、BIソリューションならではの強みです。
出張旅費規程の遵守状況が確認できる
一部規程の遵守状況などを確認することができます。「どの部署で規程超過が多いか」「遵守率が低い部署に対してどのようなアクションを取るべきか」といった判断を、データに基づいて行えるようになります。これらの機能を活用することで、決算時に「出張費（交通費・宿泊費）の詳細な実態がわからない」という状況を根本から解消し、期中から出張費をコントロールできる体制を整えることができます。
内訳データの分析・活用で期待できるコスト削減効果
出張費（交通費・宿泊費）を細かな粒度で分析・活用することで、自社の実態に即したコスト削減策を検討することが可能になります。当社の取扱実績によると、国内航空券・国内宿泊いずれも2019年比で上昇傾向であることが確認されています。出張費の水準が上がっている今だからこそ、手配の最適化や出張規程の見直しによるコスト削減の効果は大きくなっています。BIソリューションを活用することで、たとえば以下のような削減策を取ることができます。
出張と経費を一体的に管理することで、従来の分断された運用に起因する課題に対し、構造的な改善が期待されます。ここでは、主な効果についてご紹介します。
これらのアクションは、データがなければ「やるべきかどうか」の判断すら難しいものです。BIソリューションによって出張費の実態が見えることで、改善の優先順位をつけ、効果的なコスト削減策を実行できるようになります。
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まとめ
本記事では、決算後に出張費（交通費・宿泊費）の実態把握に課題を感じた企業が、次の期末までに「出張費の内訳が見える状態」、更には「データを根拠としてコスト適正化に取り組める状態」を作るための方法として、以下の内容をご紹介しました。
●出張費の不透明さは、手配の分散とデータの未整備が主な原因であり、予算管理の精度低下・出張旅費規程の形骸化・コスト削減機会の損失という3つのリスクにつながる
●次のステップとして、BIソリューションを活用することで、手作業なしに自社の出張費の動的な可視化・分析、マーケットとの比較が可能となり、期中からのコスト管理と削減施策の実行につながる
当社では、上述の出張管理システムやBIソリューションの提供に加え、コスト削減のコンサルティングも対応しております。
「出張費（交通費・宿泊費）の内訳まで把握できていない」「出張旅費規程の遵守状況が確認できていない」「そもそも規程額が相場と合っているかわからない」「今期こそ出張費のコストコントロールに取り組みたい」とお考えの企業さまは、ぜひ一度ご相談ください。
