※所属・役職は取材当時のものです。

日本ヒルティ株式会社は、ブラックボックス化していた出張費用の可視化と業務効率化を目指し、コスト削減とサステナビリティ対応を両立した持続可能な出張管理体制を実現しました。

本社をリヒテンシュタイン公国に置き、建設業界向けの電動工具販売や修理、サポートを手掛ける日本ヒルティ株式会社。同社では、これまで出張費用がブラックボックス化し、グループ全体として取り組むグローバルサステナビリティレポートのCO2排出量の算出にも膨大な工数がかかるなど、多くの課題を抱えていました。ビズバンスJTB出張予約（旧B＋PLUS）の導入とBIツールの活用、データコンサルティングサービスにより、出張費用の可視化、業務効率化、コンプライアンス強化、そしてサステナビリティ対応という４つの目標を達成。

そこで今回は4つの目標をどのように達成したのか、社長室 コーポレートコミュニケーションマネージャーの大久保さん、財務管理本部 シニア購買＆オペレーションスペシャリストの鈴木さん、営業本部 アドミニストレーション・アシスタントの玉城さんにお話を伺いました。
 

 

 

　　　　社長室 コーポレートコミュニケーションマネージャー
　　　　大久保さん

━━　ビズバンスJTB出張予約（旧B＋PLUS）導入のきっかけや背景、採用の決め手、導入プロセスでの工夫や課題についてお聞かせください。

以前から出張費の見える化のために、システムの導入を検討していたものの、業務としてはまわっていたために、導入に踏み切ることができませんでした。しかしグローバルサステナビリティレポートへの出張に関するCO2排出量提出の義務化をきっかけに、出張管理の改革を開始。サービス選定では、①企業の信頼性・持続可能性、②国内外の手配対応、③システム上での出張申請・承認管理、④出張に伴う環境負荷データ（CO2排出量）の取得の4点を重視しました。JTBビジネストラベルソリューションズ社は、グローバルで出張管理を実施できるパートナーを有しており、これらの要件で他社より上回っていたため、採用を決定しました。

導入時のプロセスにおいては、グローバルでの厳格なITセキュリティ基準、特にEU（欧州連合）で定められたGDPRなど、世界でも厳しい基準への適合が求められました。約半年間を要する綿密な審査と徹底した調整を重ねることで、これらの高いセキュリティ要件をクリアしました。また、出張予約に関する運用のフロー見直しとマニュアル作成、社員向けに複数回にわたるウェビナー開催、さらには導入後も各営業会議に参加して対面での操作説明を継続して行い、システムの定着を図りました。これらの取り組みに加え、ビズバンスJTB出張予約の活用を通じ、出張業務の効率化と本業への時間創出を図る利点を説き、導入後も社員への理解促進活動を継続しています。

 
 

　　　財務管理本部 シニア購買＆オペレーションスペシャリスト
　　　鈴木さん

━━　導入によって業務にどのような変化をもたらしましたか。

ビズバンスJTB出張予約（旧B＋PLUS）の導入により、これまで個人に委ねられていた出張予約が統一されたシステム上で行われるようになり、予約内容はもちろんのこと出張申請から予約、承認までの一連の流れが可視化されました。これにより、コンプライアンスの観点からも手配内容の透明性が高まりました。

さらに、出張旅費可視化によるJTBビジネストラベルソリューションズからのBIツールを活用した国内航空券の購入方法変更による出張費用削減の提案を基に、執行役員会議で出張旅費のコスト削減アクションの提起を行ったところ、最終的に社長の後押しをいただき、全社で同じ方向を向いた取り組みがスタートしました。出張費用の可視化に留まらず、社員の出張に対する意識改革を促し、早期予約の意識付け、変更不可運賃の積極的な活用など、当社の出張管理に革新的な変化をもたらしました。結果として、BIツールから抽出したデータに基づき、社員の意識改革前と比べ、国内航空券の購入方法を変えただけで年間550万円のコスト削減が実現したことは非常に大きな成果でした。

 

━━　目指されていた出張管理はどの程度実現できていますか？

私たちが目指したのは、①Efficiency（効率化）②Compliance（法令遵守）③Transparency（透明性）④Sustainability（持続可能性）の4つの改善と実現でした。導入から約2年が経過し、これらの目標の8割以上が実現できていると実感しており、具体的には以下の部分が大きな成果と捉えています。

①　Efficiency（効率化）：航空券や新幹線の法人一括請求により、出張者の個人
　　立替負担や、経費精算工数が大幅に削減されたこと　　　　　　　　　　　　　　　　　

②   Compliance（法令遵守）：出張にかかる申請から予約といったフローが可視化
　   されたことで、出張規定の遵守状況もモニターできるようになり、統制が強化さ
　   れたこと　　　

③   Transparency（透明性）：ビズバンスJTB出張予約（旧B＋PLUS）導入によって
　   出張費用が定量化・可視化され、コスト削減の余地が明確になったこと

④   Sustainability（持続可能性）：CO2排出量に関する出張実績が容易にグロ　
　   ーバルへ連携可能となり、グローバルサステナビリティレポート用のデータ精度
       が向上したこと

　　　　営業本部 アドミニストレーション・アシスタント　
　　　　玉城さん
 

━━　最後に、出張管理に課題を抱えている企業様、ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）の導入を検討されている企業様に向けて、アドバイスやメッセージがあればお願いいたします。

出張管理の課題を抱えている企業の中には、初期費用や月額費用がかかるため導入を躊躇されることがあるかもしれませんが、まずは予約を一元管理し、出張費用の可視化に踏み出すことを強くお勧めします。可視化することで、これまで見えていなかった多くのコスト削減余地が発見できるはずです。これは単なるコスト削減だけでなく、業務効率化やコンプライアンス強化、さらには近年重要性が増しているサステナビリティ対応にも直結します。

JTBビジネストラベルソリューションズの各部門の皆様が非常にプロフェッショナルな役割を果たされており、安心して出張管理を任せられるパートナーだと感じています。導入後も手厚いサポートがあり、システムの定着からデータ活用まで伴走してくれるため、初めて出張管理システムを導入する企業様でも安心して取り組めるでしょう。