円安・燃油高騰の今こそ見直したい｜海外出張の高額立替・外貨精算の負担を減らす2つのアプローチ

「海外出張で数十万円もの立替が発生している」

——そんな状況をそのままにしていませんか？

円安の長期化や中東情勢の不安定化による燃油サーチャージの高騰により、海外出張にかかるコストは近年上昇しています。航空券1枚あたりの費用が数万円単位で増加しているケースも珍しくなく、出張者が一時的に立て替える金額もそれに比例して膨らんでいます。一方で、「海外出張の費用は個人立替が当たり前」という運用を続けている企業は少なくありません。

社員への金銭的な負担はもちろん、外貨建ての領収書管理や精算処理の複雑さは、経理担当者にとっても大きな課題です。本記事では、海外出張における立替精算の課題を整理したうえで、「個人立替削減」に向けた具体的なアプローチと、それによって期待できる効果をご紹介します。

海外出張の個人立替が「当たり前」になっていませんか？

貴社では、海外出張の費用精算をどのように運用していますか？

「社員が現地で立て替えて、帰国後にまとめて精算する」

——この流れを長年の慣習として続けている企業は、実は今も多く存在します。

当社が2025年2月に実施したアンケート調査によると、出張予約・手配における課題の第2位は「立替精算による社員の負担削減（21.8%）」でした。また、同調査では60%以上の企業が「旅行代理店は利用していない」と回答しており、個人立替運用が広く残っている実態が浮き彫りになっています。

※出典：DX総合EXPO2025【春】の当社ブース来場者を対象に実施したアンケート調査（調査期間：2025/2/26〜2/28）

国内出張であれば数万円程度の個人立替で済むことが多いですが、海外出張では桁が変わります。現地での宿泊費・交通費・食費を合わせると、1回の出張で社員が立て替える金額は相当な規模になります。さらに円安環境下では、現地で使った外貨が円換算で想定以上の金額になることもあり、社員の負担は以前にも増して大きくなっています。これまで「仕方がないこと」として放置してきた個人立替の運用を、今こそ見直すタイミングが来ています。

海外出張の立替精算が抱える2大課題

海外出張の立替精算には、国内出張にはない固有の難しさがあります。ここでは、現場でよく見られる2つの大きな課題を整理します。

課題① 社員の個人立替負担が大きい

海外出張では、航空券・ホテル・現地交通・食費など、さまざまな費用が発生します。これらをすべて個人で立て替えると、1回の出張で数十万円規模の個人立替が生じることも珍しくありません。さらに、円安環境下では、現地で使った外貨が円換算で想定以上の金額になるため、社員の手元資金や個人カードの利用限度額によっては、出張自体に支障をきたすケースも考えられます。また、精算が完了するまでの間、社員は自己資金を"会社のために"拘束されている状態が続きます。これは金銭的な負担だけでなく、心理的なストレスにもつながります。

課題② 領収書管理・精算の遅延リスクが高い

海外出張では多くの場合において、宿泊費・交通費・食費など、外貨建ての領収書が複数枚発生します。その際、通貨の種類・レシートの言語・記載されている項目など、国内精算とは異なる要素が重なり、精算処理が複雑になりがちです。具体的には、以下のような問題が起きやすくなります。

• 現地語の領収書による確認工数の増加

• 出張後の多忙による精算遅延

• 領収書紛失リスク

• 領収書が取得できない支出（交通・チップなど）に関する対応

• 外貨建て領収書における通貨・為替レートの確認

これにより、経理部門のチェック・差し戻し・修正対応が増加し、業務負担が大きくなります。月次決算のタイミングで精算が集中すると、処理が追いつかなくなるケースも少なくありません。

「個人立替削減」を実現する2つのアプローチ

海外出張における立替精算の課題を解消するには、「そもそも個人立替が発生しない仕組みをつくる」ことが根本的な解決策です。ここでは、実現に向けた2つの具体的なアプローチをご紹介します。

アプローチ① 出張手配の一元化で航空券・宿泊を会社一括請求にする

個人立替が発生する最大の原因は、出張者が個人で出張の手配を行い、個人のカードで決済していることにあります。これを解消するのが、出張手配の一元化と会社一括請求の仕組みです。JTBビジネストラベルソリューションズが提供する出張予約・管理システム「ビズバンスJTB出張予約」では、会社一括請求による海外の航空券・ホテルのオンライン予約が可能です。海外出張費のうち大きな割合を占める「航空券・宿泊費」を会社一括請求へ寄せられるだけでも、個人立替の負担は大きく減ります。

また、出張データが「ビズバンスJTB出張予約」に集約・蓄積されるため、誰がいつどこに出張しているかを把握しやすくなります。さらに、万が一の際には出張データを活用して出張者の所在地把握・安否確認に役立てることも可能です。

アプローチ② 会社決済型法人カードと経費データ連携で現地経費の個人立替をなくす

航空券・宿泊費を会社一括請求にしても、現地での交通費・食費・会議費などは出張者が個別に支払うケースが残ります。そこで有効なのが、会社決済型法人カードと経費データ連携の組み合わせです。「ビズバンスJTB経費データ連携」は、コーポレートカードをはじめとする多種多様な経費データを、ご利用中の経費精算システムや会計システム等に連携するプラットフォームで、精算業務における手入力の手間や入力ミス、管理者や経理部門のチェック業務を大幅に削減します。

ビズバンスJTB経費データ連携のポイント：

• 複数のカード会社・決済方式のデータを一括でご利用中の経費精算システムへ連携可能

• ビズバンスJTB出張予約の出張データ連携により、詳細な予約内容を経費精算システム上で確認でき、ガバナンス強化に貢献
• プリペイドカードやバーチャルカードも連携できるため、不正防止・ガバナンス強化に貢献

現地経費を「個人カード払い→個人立替精算」ではなく、「会社決済型法人カード払い→データ連携で経費処理を簡素化」という形に寄せることで、個人立替の負担と、経費処理における手入力やチェックの手間を同時に減らすことができます。

■会社決済の進め方やカード連携の考え方を深掘りしたい場合は、「コーポレートカード／法人カード導入のメリット～インボイスや電子帳簿保存法対応についても紹介～」や、「法人カードデータを経費精算システムへ連携するメリットやポイントを解説！」もあわせてご覧ください。

立替精算削減で期待できる4つの効果

出張手配の一元化と、会社決済型法人カード×経費データ連携を組み合わせることで「個人立替ゼロ」に近づくと、企業にはどのような効果が期待できるのでしょうか。

効果① 出張者の手続き負担軽減

個人立替が減ることで、出張者は帰国後に大量の領収書を整理・申請する手間から解放されます。出張中も「領収書をなくさないように」「精算期限に間に合うように」といった気苦労が減り、本来の業務に集中しやすくなります。

効果② 社員の金銭的負担・ストレス解消

海外出張で数十万円を立て替える必要がなくなることで、社員の金銭的な負担は大きく軽減されます。個人カードの利用限度額を気にする必要も減り、出張中の心理的ストレスの軽減にもつながります。

効果③ 経理担当者の工数削減・精算精度の向上

カード利用データや出張データを連携することで、手入力や突合の手間が減り、チェック工数の削減が期待できます。入力ミスが起きにくい仕組みに寄せることで、差し戻しの削減や処理スピードの改善にもつながります。

効果④ 出張コストの可視化とガバナンス強化

出張データが集約されると、誰がどこへ、どの程度の費用で出張しているかを把握しやすくなり、出張規程の遵守や高額チケットの抑制など、ガバナンス強化にもつながります。

■出張コストの見える化や管理体制の整え方まで視野を広げたい方は、「『出張費、結局何に、いくら使ったの？』を繰り返さないための見える化とコスト適正化の進め方」や、「出張管理（BTM）とは？ 整備の必要性と実践するために押さえておきたいポイント」もあわせてご確認ください。

まとめ

円安や燃油高騰の影響で、海外出張費は増加傾向にあります。だからこそ、従来の「個人立替が当たり前」という運用を見直し、社員と経理の双方にとって負担の少ない仕組みへ切り替えることが重要です。ポイントは、個人立替が発生しやすい支出から順に"会社請求"へ寄せることです。

「まずは海外出張の航空券・宿泊だけでも会社一括請求にしたい」「法人カードを導入したが、精算がラクになっていない」など、現状の課題に合わせて段階的に取り組むことも可能です。

■出張・経費管理全体の見直しを進めたい場合は、「出張・経費管理の課題と解決策｜業務最適化を実現する具体策」や、「出張申請・経費精算ルールの策定ポイントとは？実務に役立つ基本を解説」も参考になさってください。

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