法人カードデータを経費精算システムへ連携するメリットやポイントを解説！

法人カードは現金不要で必要な購買活動が行えることから、企業にとって利便性が高いのが特長であり、多くの企業で利用が進んでいます。しかし、不正利用の懸念から一部の役員しか使われていなかったり、精算は手作業で行っているため煩雑さやミスの多発に悩まされていったりと、課題も多くあります。

そこで今回は、それらの課題解決につながる、法人カードデータを経費精算システムへと連携する手法についてご紹介します。連携するメリットやスムーズに連携させるポイントも解説しますので、ぜひご覧ください。

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法人カードデータとは？　

法人ボードとは、法人や個人事業主に対して発行されるクレジットカードのことを指します。利用の仕方や仕組みは一般的な個人向けのクレジットカードと同様ですが、法人カードでは個人向けと比べて限度額が大きい点や、ビジネス活用の際に特典を得られる点などに特徴があります。

法人カードデータとは？

企業は法人カードで何らかの購買活動を行った際には、経費として精算するなどの処理が必要になります。そこで法人カードを提供している会社の中には、法人カードの利用明細のデータを提供してくれ、自社で利用している経費精算システムへデータ連携ができるサービスを提供しているところもあります。

連携可能な経費精算システムは各カード会社によって異なりますが、おおむね、ポピュラーな経費精算システムには対応しています。

現在、多くの企業では経費精算システムを活用して経費精算業務を効率化していることが多いため、法人カード資料の連携サービスを利用することで、さらに業務効率化を実現しやすくなります。

法人カードデータの連携の仕組み　

法人カードデータを経費精算システムに連携するとは、どのようなことなのか、ご説明します。

まず従業員などの利用者が法人カードを加盟店で利用したとします。すると利用データはまずカード会社に送信されます。カード会社のカード明細連携サービスを利用している場合は、利用明細データを利用日の2日後以降に連携してくれます。

連携サービスなどを通じて経費精算システムに利用明細データを読み込むことができるようになります。利用者はもちろん、その上長も確認し承認することができます。

承認されれば、経理部門はそのまま口座引き落としや請求書払いで支払い処理を行います。

このようにして、法人カードデータは経費精算システムに蓄積されていきます。

法人カードデータを経費精算システムに連携する際の連携可能な項目

法人カードデータを経費精算システムに連携させる場合には、どのような項目が連携できるのか、知りたいという方もいるでしょう。そこで例として、経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」で提供している「カ―ドデータ連携サービス」にて、連携可能な項目をご紹介します。

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・決済方式（個人決済型・法人決済型）
・カードタイプ（コーポレートカード、パーチェシングカード）
・利用者ユーザID（社員番号／カード利用者を特定するキー情報）
・利用日（カードを利用した日）
・通貨種類（海外で利用した場合の通貨）
・換算レート（海外で利用した場合の換算レート）
・現地利用金額（海外で利用した場合の現地通貨での利用額）
・円貨利用金額（日本円に換算した利用金額）
・加盟店名（カードを利用した店舗名称）
・利用カード会社（三井住友カード、JCB、三井住友トラストクラブ、AMEXなど）
・利用カードブランド（VISA、MASTER、JCB、AMEX、DINERSなど）
・データ区分（キャッシング元本、カード手数料などを判別する種別コード）

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法人カードデータを経費精算システムと連携するメリット

法人カードデータを経費精算システムと連携させるメリットには、次のことが挙げられます。

経費精算時の手入力の手間を削減

経費精算システムを連携しておくことで、経費精算時に手入力の手間を削減することができます。先述の通り、すでにカード連携の際に利用日や利用金額などのデータが経費精算システムに取り込まれるため、改めて入力する必要がなくなります。経理担当者の手入力の手間はもちろんのこと、入力ミスのリスクもなくなるのはメリットといえます。

仮払い・立替払いの廃止

法人カードの利用を従業員に任せることで、仮払いや立替払いの方式を廃止することができます。利用したことを申請する際には、経費精算システム上で確認し、実施することもできるため、従業員と経理担当者共に業務効率化につながります。

経費の不正申請・入力ミスの削減

法人カードデータを連携すれば、領収書を改ざんするなど、経費をごまかして不正申請することはむずかしくなります。また、従業員の申請時における金額の入力ミスも削減できるため、適正な経費管理が可能になります。

法人カードでの支払いの一本化による購買活動の円滑化

法人カードデータの連携が可能になることで、従業員や役員の購買活動における支払いが一本化しやすくなります。これにより、購買活動が円滑になり、スムーズな購買につながります。

従業員の法人カードを利用させると高額な購買を行うなどのリスクもありますが、その場合は、チャージ金額以上は利用できないプリペイドカードや、カードごとに上限金額や利用回数、利用期間などを細かく制御できるバーチャルカードの利用も検討の余地があります。これらのデータ連携も可能な連携サービスを利用すれば、一般的な法人カードと同様の運用が可能です。

法人カードデータを経費精算システムに連携するポイント

法人カードデータを経費精算システムに連携する際には、次のポイントを押さえることで、スムーズに実施することができるでしょう.

利用者を特定するキー番号（社員番号等）をカード購買データと合わせる

法人カードを利用した従業員を特定したい場合は、法人カードを申込時に記入したキー番号（社員番号）などを用いることができます。この場合、事前に連携したい経費精算システムにおいてカード連携用社員番号を登録しておき、その番号とカードのキー番号を紐づけておくことが必要です。カード会社によっては登録できる社員番号に制約があるため、事前にカード会社に確認しましょう.

カードを利用してからデータ連携完了まで時間がかかることを加味する

​​​​​​​カードを利用した後、データ連携が完了するまでには一定の期間がかかります。この連携完了までの期間は、カード会社によって異なります。おおよそ2～6日程度が一般的です、中には10日から1ヶ月近くかかることもあります。特にタクシーチケットやガソリンスタンド、ETC、定期購読の月〆払い、空港駐車場については連携に1ヶ月近くかかりますので注意しましょう。

不足項目を補填入力する必要があることもある

先述の通り、カード利用明細に含まれる情報には、利用日や利用金額、利用加盟店名などです。よって、旅費交通費の精算時によく利用される「利用区間」や「運賃種別」、「利用クラス」などの情報は連携データに含まれない点は押さえておきましょう。
必要に応じて、経費精算システム上で、利用者が補填入力する必要があります。

まとめ

法人カードは、経費精算システムと連携することで、経費申請や承認、経費精算の業務を効率化することができます。法人カード利用に課題を感じている方は、一度検討してみるのもおすすめです。

JTBのグループ会社であるJTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」では、「カ―ドデータ連携サービス」をご提供しており、法人カードデータの連携も可能です。

コーポレートカード、パーチェシングカード、プリペイドカード、バーチャルカードの4種類、10社以上のカード会社のデータを連携し、経費精算を効率化します。

ご興味のある方は、ぜひサービスページをご覧ください。またご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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