法人カードで出張経費の精算を行うメリットとは

法人カードとは

法人カードとは、企業や個人事業主に対して発行されるクレジットカードのことです。支払い口座が会社名義になっており、利用限度額が一般的な個人向けカードよりも大きいといった特徴があります。

特に、一般的な個人向けカードとの大きな違いとして、経費の決済に利用されることが多い点が挙げられます。

社員用に、追加カードを複数発行できることが多く、社員が自ら法人カードで必要なときにカード決済することも可能です。

この法人カードを活用することで、企業は経費精算においてメリットを享受できます。

法人カードを使わない場合の経費精算の流れ

その法人カードのメリットを知るために、まずは法人カードを使わない、一般的な経費精算の流れをみておきましょう。

1.申請者が領収書と経費精算書を上司に提出
社員が経費を現金などで立て替えた後、その領収書と経費精算書を上司に提出します。

2.上司が承認する
申請を受けた上司は申請内容に問題がなければ承認します。

3.経理部門に申請する
上司の承認後、経理部門に領収書と経費精算書を申請します。

4.経理担当者が確認・受理する
経理担当者が申請内容に問題がないかを確認し、問題がなければ申請を受理します。

5.経費管理・立替金精算を行う
経理担当者は立て替えを行った申請者に対して、迅速に精算処理を行います。

以上のように、法人カードを使わない通常の経費管理フローにおいては、申請者が立て替え、および領収書と経費精算書を提出する必要があることや、経理担当者が立替金の精算処理を行う必要があることから、申請者や経理の業務負担が大きくなるのが課題です。

法人カードを使う場合の経費精算の流れ

次に、法人カードを使う場合の経費精算の流れを見ていきましょう。

1. 申請者が経費精算書を上司に提出
社員は法人カードで支払いを行い、その内容を記載した経費精算書を上司に提出します。必要があれば領収書も併せて提出します。

2.上司が承認する
申請を受けた上司は申請内容に問題がなければ承認します。

3.領収書と経費精算書を経理部門に提出する
上司の承認後、経理部門に領収書と経費精算書を提出します。

4.経理担当者が確認する
経理担当者が申請内容を確認し、会社一括で支払いを行います。

以上のように、法人カードを使う場合の経費管理フローにおいては、申請者の立替が不要となります。また、経理担当者が立替金の精算処理を行う必要がなくなります。次項で具体的なメリットについてご紹介します。

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法人カードで経費精算を行うメリットとは？

前項でも一部紹介いたしましたが、法人カードで経費を支払うと、どのようなメリットが得られるのでしょうか？ 主なものをご紹介します。

経費精算が楽になる

経費の支払いに法人カードを利用してもらうことで、領収書が不要になることから申請が簡素化され、手間や精算処理のミスも軽減できます。つまり法人カードは、経理部門における経費精算の業務そのものが楽になるメリットがあります。業務効率化、人件費削減につながることでしょう。また法人カードであれば、社員の手持ちの現金と明確に分けることができる、つまり公私分離も実現します。

経費の仮払いや立て替えなど、小口現金精算が必要ない

法人カードは現金も領収書も不要です。そして会社名義のクレジットカードであることから、経費の仮払いや立て替えなど、小口現金精算の必要もありません。

経費の計上漏れや請求漏れをなくすことができる

現金による支払いの場合は、経費の計上漏れや請求漏れが起こる可能性がありましたが、カード支払いであればそれらをなくすことができます。

法人カードの選び方のポイント

法人カードを導入する際、数あるカードの中から選ぶ際のポイントとしては、まず、請求書の手続きがシンプルなものを選びましょう。書類の手続きが煩雑なカードは、運用に手間がかかり、業務効率化の妨げとなります。

次に、付帯サービスも重要な選択基準です。例えば、海外旅行保険やポイントサービスなど、ビジネスシーンで役立つ便利なサービスが付帯されているカードを選ぶと、実質的なコスト削減にもつながります。

また、セキュリティの面も重視すべきポイントです。不正利用防止のためのセキュリティ設定が充実しているカードを選ぶことで、安心して利用することができます。

そして、カードの運用管理がしやすいかどうかを確認しましょう。複数のカードを一括管理できるシステムがあると、担当者の作業負担を軽減できます。

以上のようなポイントを押さえつつ、自社の利用スタイルやニーズに合った、最適な法人カードを選びましょう。

経費精算システムとの連携

法人カード情報と連携できる経費精算システムを利用すれば、さらなる業務効率化が実現します。カードの利用明細が経費精算システムへ自動で送られ、そのデータを精算書へ取り込むことができるので、領収書の保管が不要になります。

カードの利用明細が自動的に取り込まれる

カードの利用明細を精算書へ紐づけることで、なんの目的に応じて発生した費用なのか、チェックが簡単になります。

まとめ

法人カードの利用を徹底するだけでもメリットがありますが、法人カードと連携した経費精算システムを利用することで、より効率的で正確な経費精算が実現できます。出張の多い会社などは自社に合った出張手配システムを選ぶと、よりメリットが大きいでしょう。