経理担当者が知っておきたいカラ出張などの経費に関する社内不正

経費に関する社内不正とは

ここでいう経費に関する社内不正とは、カラ出張の旅費・宿泊費、水増しされた交際費・接待費等様々あります。例えば取引先との接待などで利用した飲食代の領収書を経理に申請するときに、仕事とは関係のない個人利用の費用まで申請したり、出張に行ったことにして（カラ出張）、会社から不当にお金をもらおうとする詐欺行為のことです。

この経費に関する社内不正を行う目的は、自分の利益のために行われる場合もあれば、会社に悪意を持っており、損害を与えようとして行われる場合もあります。

「まさか自分の会社ではありえないだろう」と思って気を抜いていると、いざそのような事件が起きて対応が遅れ、損害を被ってしまうこともあるため、事前防止策を立つのがオススメです。

まずは正しい知識を持ち、普段からの予防策といざというときの対応策をよく立てておくことが重要です。

経費の社内不正が発生する原因とは

経費の社内不正がなぜ発生するのか、その理由を2つ紹介します。

経理担当者の確認漏れ

交通費の水増しやカラ出張による不正が発生する一つ目の要因は、経理担当者の確認漏れによるものです。経理業務は担当者の作業量が膨大となってしまうことも多く、また経理担当の人員が不足している企業も多いため、業務が煩雑となり不正を発見できなくなってしまいます。
紙で経費精算を行っている場合、目視で書類を確認するため不正を見落としたり、業務量が多いため小さな不正であれば見逃したりする可能性もあります。
また経理の業務が煩雑になってしまうと、不正行為ではなく単純な申請ミスも見落としてしまうこともあり、ミスが修正されないまま申請が承認されてしまい、結果的に不正と扱われることも少なくありません。

社員が故意に不正を行ってしまう

不正が黙認されているといった社内文化が目に見えてわかるような場合や、社内の経費チェック体制に不備があり、間違って申請した経費精算が承認されてしまったり、経理担当者が業務に追われ対応が遅かったりする場合、不正をしてもばれないのではと考えてしまい、故意にカラ出張などの経費に関する不正を行ってしまう社員が出てくることにつながります。このような状況を作ってしまうのは、確認体制の問題だけでなく、企業の不正に対する意識の低さが原因となっている場合もあります。不正をさせない環境づくりとともに、不正は犯罪であるということを社員へ教育を徹底していく必要があります。

経費に関する不正請求の種類

経費の不正請求の種類は様々ですが、こちらはよくあるいくつのケースをご紹介します。

経費水増し請求

一般的に、経費の不正請求は、交通費が最も多く、その他、出張費や交際費なども多いといわれています。この交通費の虚偽の申請でよくあるのが、定期の区間が除外されていないパターンと、最安ルートではないというパターンです。
前者は会社に申請して交通費として毎月支払われている定期区間内の移動にも関わらず、除外せず、交通費としてしっかり申請しているというものです。後者は、実際は最安ルートを使ったのにも関わらず、申請するときは最高額のルートで申請するというものです。
いずれも、不当に経費を上乗せして申請しています。

個人的交際接待費の不正請求

接待などではなく、ただ個人的に飲み食いした飲食店の領収書を申請し、会社に建て替えてもらおうとする不正です。

カラ出張

架空の出張申請をして、それにかかった費用を騙し取る不正請求です。わざと領収書の不要な交通ルートを利用するなどして、実際にカラ出張を繰り返して金銭を受け取ったことが発覚した事件は後を絶ちません。

経費に関する不正請求の疑いがあったときの対応手順

交通費の水増しやカラ出張などの経費に関する不正請求の疑いがあったときには、どのように対応すればいいのでしょうか。適切な対応方法を知らずに行うと、もし本当に相手が詐欺行為をしていた場合に、取り逃がしてしまう恐れもあります。

疑いがあると分かっても、すぐにその社員を問い正すのは賢明ではありません。しらを切る者も多いからです。そんなときには、事前にこちらで十分な証拠をつかんでおくことが先決です。過去に起きたケースでは、刑法の詐欺罪に相当したり、損害賠償請求や懲戒処分も可能になったりしたこともあります。会社側に有利に働くよう、慎重に準備すべきです。

まずはしっかりと調査して不正請求の証拠をつかみましょう。証拠をそろえた上で当人へ事実確認をします。

もし自白すれば、その内容を書面にして本人の署名をさせます。そして会社が社内処分として減給や出勤停止、解雇などの処分を決定します。また法的には刑事訴訟、民事訴訟も考えられます。

経費に関する社内不正の一般的予防策

こうした経費に関する社内不正を防ぐためには、不正防止のための具体策と共に、会社全体としての内部統制をしっかりと確立することが重要です。まずは経理側ができる予防策を一通り項目ごとに確認していきましょう。

不正請求の見落としを防ぐしくみを作る

社員数の多い会社ほど、日々の交通費申請や出張申請は数も多く、少額であることから定期区間の除外などについてはチェックが回らず、不正申請を見落としてしまうケースも多いといわれます。そのため、こうした煩雑な作業をいかに効率化して確実にチェックするしくみを作っておくことが重要になります。例えば、交通費の細かいチェックができる経費精算システムを導入するという対策は多くの企業が取っています。また、出張者の手間を省き、立替え金の支払いが即座に行えるシステムを導入することで、出張者の満足にもつなげることができるため、不正が起こりにくい状態にすることも可能です。

接待交際費は事前申請制にする

接待交際費については、事前に「いつ・どこで・誰と・何のために」を具体的に申請させるという方法もあります。これで個人的な用途の領収書が紛れ込む心配は減ります。また、接待で使用する飲食店を事前に決めておき、会社のツケ払いにする方法もあります。

カラ出張予防策はICカード履歴を提出してもらう

カラ出張を防止する方法の一つとして、社員には常に会社支給のICカードを利用させて、その履歴を出力したものを後で提出させるという方法もあります。時刻、区間などはすべてそこへ記録されているはずです。私用の交通費については除外して申請するようにしてもらいます。もちろん、宿泊費については宿泊施設の領収書の提出を求めます。

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交通費・出張費は承認者を挟む

上司などの出張命令者に交通費や出張費すべての承認してもらうという対策方法もよく取られます。何のための出張なのか、出張先はどこかを事前に報告させることで承認者が確認し、作成された精算書は上司がまず確認をし、承認印が押された旅費精算書を経理に提出させるという方法もあります。承認者と経理の事前のダブルチェックを入れることで、不正のけん制にもつながります。

不正請求を防ぐ内部統制見直し

具体的な対策はもちろんのこと、社内の内部統制を見直して、体制をしっかりと作っておくことも欠かせません。

まずは不正をしにくい体制づくりのために、交通費や出張費のチェック作業をする経理担当者の人数を増やす、承認者を入れるなどの「多くの人が関わっている＝バレやすい」という状況をつくることが重要です。

また、不正を働く動機を作らないためにも、社員の不満を常にキャッチし、特に給与水準の不満については不正請求に結び付きやすいため、よく広い目で考えなければなりません

もちろん、経理担当者と社員が結託する恐れもありますので、複数人の処理を徹底する、定期的な人事異動を行うなどして防ぐことも重要です。

まとめ

経費に関する不正請求は、どの会社でも起こりうることです。経理担当者としてできることを予防策として実施するほか、不正が起きそうな体制があれば会社全体の問題として取り上げるなどすることも必要です。