経費精算システム導入ガイド｜導入前に整理すべきポイントと選定基準

経費精算業務では、交通費や交際費、消耗品費などの申請・承認・精算が多岐にわたり、担当者に負担がかかるとともに、入力ミスや承認遅延、不正申請の見落としといったリスクも生じやすくなっています。こうした状況が続くと、業務効率の低下や経理部門の負荷増大、内部統制上の課題につながる可能性があります。

そのような課題を解決する手段として活用されているのが「経費精算システム」です。しかし、「導入することで本当に効率化できるのか」「自社に合ったシステムはどれか」と悩む企業も少なくありません。

この記事では、経費精算システムの基本的な機能や導入前に整理すべきポイント、選定時のチェック項目についてご紹介します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、交通費や消耗品費などの各種経費について、申請から承認、精算までの一連のプロセスを一元管理できるシステムを指します。

従来の紙やExcelによる運用では、手入力に伴う作業負担や承認の遅延、入力ミス、不正申請の見落としといった課題が生じやすく、業務効率の低下につながるケースも少なくありませんでした。

こうした背景に対し、経費精算システムを導入することで、申請・承認・集計といった業務を電子化・自動化し、承認フローの円滑化やデータ集計の効率化を図ることができます。その結果として、経理部門の負担軽減や業務全体の生産性向上が期待されます。

経費精算システムでできること

経費精算システムでできることは製品によって異なりますが、一般的には以下のようなことができます。

• 経費申請や承認の電子化
• 領収書・請求書のAI-OCR読み取り
• 自動仕訳・会計システムとの連携
• モバイル端末からの申請・承認
• 電子帳簿保存法対応によるペーパーレス化

経費精算システムは申請から精算、会計処理までの一連の業務をデジタル化し、業務の効率化と内部統制の強化を支援する基盤として活用されています。

経費精算システム導入前に整理しておきたい5つのポイント

経費精算システムの導入効果を十分に引き出すためには、事前の整理が重要となります。現状の業務プロセスやルールが曖昧なままシステム化を進めた場合、かえって運用負荷の増大や現場との乖離を招く可能性もあります。

ここでは、経費精算システムの導入前に押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

1.現状業務の可視化

経費精算システムの導入にあたっては、まず現状の業務プロセスを可視化し、どの工程に課題やボトルネックがあるのかを把握することが重要です。

申請から承認、精算に至るまでの一連の流れを整理し、それぞれにかかる処理時間や差し戻しの発生頻度、担当者ごとの負担状況などを明らかにすることで、業務全体の実態が見えやすくなります。

こうした可視化により、どの業務をシステム化・自動化すべきかが明確になります。また、導入後に優先して改善すべきポイントの整理にもつながります。その結果、自社の業務に適した形で経費精算システムを活用するための土台を整えることができます。

2.経費規程の整理

経費精算システムの導入にあたっては、経費規程の内容をあらかじめ整理しておくことも重要です。規程が曖昧なままシステム化を進めた場合、申請内容の判断基準が統一されず、現場での運用に混乱が生じる可能性があります。

そのため、対象となる経費の範囲や承認ルール、支給条件などを明確にし、必要に応じて規程の見直しを行うことが望まれます。

3.会計システムとの連携確認

経費精算システムの導入においては、既存の会計システムやERP（人事・会計・販売などの基幹業務を一元管理するシステム）との連携可否を事前に確認しておくことも重要です。

連携が不十分な場合、経費データの二重入力や手作業による仕訳修正が発生し、かえって業務負荷が増大する可能性があります。

そのため、どの会計システムと、どの範囲までデータ連携を行うのかをあらかじめ整理しておくことが求められます。

4.承認フローの設計

経費精算における申請から承認までのフローは、企業ごとに異なるため、事前に整理しておくことが重要です。部署や申請金額に応じた承認階層、差し戻しの条件、承認者の権限範囲などを明確にすることで、運用時の判断基準を統一できます。

そのうえで、整理した承認フローがシステム上で適切に再現できるかを確認することも欠かせません。あらかじめ設計を行っておくことで、導入後の運用をスムーズに進めることができます。

5.KPI設定

経費精算システムの導入効果を適切に把握するためには、事前にKPIを設定しておくことが重要です。

例えば、申請から精算までの処理時間の短縮率や差し戻し件数の削減、承認遅延の改善状況などを指標として設定することで、導入前後の変化を定量的に捉えることができます。

あらかじめ評価指標を明確にしておくことで、導入後の効果検証や継続的な業務改善につながり、システム活用の精度向上が期待されます。

経費精算システム選定で確認すべきポイント

経費精算システムは多様な製品が存在するため、自社の業務や運用方針に適したものを選定することが重要です。

ここでは、経費精算システムの選定時に確認しておきたい主なポイントをご紹介します。

サポート体制

経費精算システムの選定においては、ベンダーのサポート体制を事前に確認しておくことが欠かせません。導入時の初期設定支援やマニュアル提供の有無に加え、操作方法に関する問い合わせ対応の範囲などを把握しておくことで、運用開始後の不安を軽減できます。

また、システム障害やトラブルが発生した際の対応体制についても確認しておくことも大切です。どのようなサポートが、どの範囲まで提供されるのかを整理しておくことで、安心して運用できる環境を整えることができます。

セキュリティ

経費精算システムの選定においては、セキュリティ対策の内容を十分に確認しておくことが必須です。経費データには、従業員の個人情報や支払い情報などの重要な情報が含まれるため、適切な管理体制が求められます。

具体的には、アクセス権限の管理やデータの暗号化、バックアップ体制の有無などを確認することが必要です。また、クラウド型のシステムを利用する場合には、提供事業者による情報保護措置や運用体制についても把握しておくことが望まれます。

これらを事前に確認することで、安全性を担保した運用が可能になります。

料金体系

経費精算システムを選定する際には、料金体系の全体像を把握しておくことも大切です。ライセンス費用や初期導入費用、月額料金に加え、オプション機能の追加に伴う費用など、発生し得るコストを事前に確認しておきましょう。

また、ユーザー数の増加や機能拡張に応じて費用が変動するケースもあるため、導入後の運用を見据えた総合的な費用感を確認しておくことも望まれます。これにより、想定外のコスト増加を抑え、適切な投資判断につなげることができます。

カスタマイズ性

経費精算システムの選定においては、自社の経費規程や承認フローに合わせて柔軟に設定できるかどうかも確認しておきたいポイントです。業務実態とシステム仕様が乖離している場合、運用上の手間や不便さが生じる可能性があります。

カスタマイズ性の高いシステムであれば、企業独自の承認階層や経費区分、精算ルールなどを反映しやすくなります。その結果、現場に即した運用がしやすくなり、導入効果の最大化にもつながります。

モバイル・アプリ対応

経費精算システムを選定する際には、スマートフォン用アプリの有無や使い勝手も確認しておきたいポイントです。外出先からアプリで経費申請や承認が行える環境を整えることで、業務の停滞を防ぎ、利便性の向上が期待できます。

スマートフォンやタブレットでの操作性に加え、申請・承認に関する通知機能や処理のしやすさなどもあわせて確認しておくことが望まれます。

法制度対応

経費精算システムの選定においては、各種法制度への対応状況も確認しておく必要があります。電子帳簿保存法やインボイス制度などへの準拠は、適切な処理を行ううえで欠かせない要素となります。

具体的には、電子保存や証憑管理に関する要件を満たしているか、税務監査に対応できる形で記録・出力が可能かといった点を確認することが重要です。これらを事前に把握しておくことで、導入後の法令リスクを抑えた運用につなげやすくなります。

経費精算システムを導入するなら「ビズバンスJTB経費精算」がおすすめ

経費精算システムの導入を検討する際には、自社の業務に適した機能と運用支援の両面からサービスを選定することが重要です。

JTBグループが提供する「ビズバンスJTB経費精算」は、経費業務の効率化と内部統制の強化を支援する機能を備えたサービスです。経費や交通費、交際費などの申請から精算までのプロセスを一元管理でき、勘定科目や税区分の自動仕訳、会計システムとの連携にも対応しています。

また、法人カードや交通ICカードの利用明細を取り込む機能により、手作業による転記やチェック業務の削減が見込まれます。

さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した証憑管理機能を備えており、ペーパーレス化や法令対応にかかる負担軽減にもつながります。企業ごとの経費規程や承認フローに応じた柔軟な設定が可能で、実務に即した運用を支援します。導入時には専任担当による設定支援や運用サポートも提供されており、スムーズな立ち上げが可能です。

このほか、「ビズバンスJTB出張予約」と連携することで、出張手配から経費精算までを一体的に管理することもできます。出張に関する予約情報と経費データを自動で紐付けることで、申請・精算業務のさらなる効率化を図ることができ、出張業務を含めた企業全体の業務最適化につながります。

まとめ

この記事では、経費精算システムの概要や導入前に整理すべきポイント、選定時の確認ポイント、導入におすすめのサービスについて以下の内容を解説しました。

• 経費精算システムとは、交通費や消耗品費などの経費について、申請から承認、精算までの一連のプロセスを一元管理できるシステム
• 経費精算システムの導入前に押さえておきたい主なポイントは、「現状業務の可視化」「経費規程の整理」「会計システムとの連携確認」「承認フローの設計」「KPI設定」の5つ
• 経費精算システムの選定時には、サポート体制、セキュリティ、料金体系、カスタマイズ性、モバイル・アプリ対応、法制度対応などを確認する必要がある
• JTBグループの「ビズバンスJTB経費精算」は、経費申請から精算までを効率化する機能を備え、さらに「ビズバンスJTB出張予約」と連携することで、出張手配から精算までを一体的に管理できる

経費精算システムを導入することで、申請・承認・集計業務の電子化・自動化が進み、経理部門の負担軽減や業務全体の効率化が期待できます。特に、出張予約機能と連携できるシステムを選ぶことで、出張業務を含めた申請・精算の一元管理が可能となり、業務最適化に大きく寄与します。

今回ご紹介したポイントやサービスの特徴を参考に、自社に合ったシステムを検討し、より効率的で正確な運用体制の構築を目指してみてください。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、出張管理や経費精算の一元管理を支援する「ビズバンス」シリーズを提供しており、精算業務の効率化や内部統制の基盤づくりをサポートしています。

運用の見直しやシステム化をご検討の企業さまは、ぜひ活用をご検討ください。