出張経費精算システム導入前にやるべきこと

出張経費精算システムとは、社員の出張経費や交通費の精算業務を効率化するものです。従来であれば、既定のフォーマットに手書きで記入したり、エクセルで手入力をしたりしていました。しかしそれでは作業の手間や承認のしにくさ、ミスや不正の見落としなどの懸念が大きいことは、すでにどのような企業でも感じていることではないでしょうか。

このような中、出張費や交通費の精算のしくみをすべて電子化して、申請から精算までの工程を一元管理、自動計算・精算する、出張経費精算システムが登場しました。うまく導入することで、大幅な業務効率の改善とコスト削減が期待できます。

出張経費精算システム導入前にやるべきこと

出張経費精算システムを導入する際に、システム導入による効果を最大限に得るためにやるべきことがたくさんあります。そのうち、特に重要と思われることを5つ挙げます。

社内リサーチし、ボトルネックを見つける

システム導入に当たり、導入目的とゴールを明確にする必要があります。そのためには、まずは問題を洗い出すことが重要です。すでに課題が挙がっている場合はその状況把握を行います。
たいていの企業では、出張が発生すれば上司に出張にかかる経費を申請して承認を受け、出張者が飛行機やホテルなどの出張手配を行います。出張後に領収書と共にかかった経費を経理部門へ申請し、経理は承認・差し戻しを行います。問題がなければ出張者へ支払処理を行います。この工程において、よく起きるボトルネックとしては承認遅れ、出張後の出張者による領収書提出などの手間、経理担当者によるチェックや差し戻しの手間などがあります。
やるべきことは、どこに問題や遅れが生じており、どのような改善余地があるのかを十分把握することです。また、経理部門だけでなく出張者・承認者にもシステム導入について周知することも欠かせません。

システムの状況把握

どのようなシステムであっても必要になりますが、システム周りのことは事前に調査が必要です。既存のシステムとの連携や、手作業と並行させて行う場合にどの部分をシステムが行うことになるのかなどしくみをチェックしておく必要があります。
そして最も効率の良いシステムを選ぶことが大切です。

モバイル対応についての確認・調査

出張経費精算システムは、モバイル対応していると出張者にとって便利です。その場合、社内のモバイル利用状況も関係してくるため、社内の利用調査や出張者のヒアリングを行い、モバイル対応システムがどのくらい有益なのかを確認する必要があります。

出張手配の仕組みも検討する

出張経費精算システムの中には、出張手配がオンラインで行え、出張管理と連動し、精算までワンストップで行えるものもあります。多くの場合、出張者は新幹線や飛行機、ホテルなどの手配は個人個人で行い、それぞれの領収書を申請する必要があります。これは非常に手間であるといわれます。そうした中、この出張手配の機能を持つシステムであれば、オンラインで航空券の手配やホテル検索・予約が行え、すべて法人一括請求とすれば出張者の立替えや仮払いが不要になるものもあります。出張者へ立替え支払いが遅いことに対する出張者の不満もよくある課題です。こうした課題解決にも活用できます。

不正請求の防止策としての位置づけも意識する

出張といえば、交通費の水増し申請や、カラ出張などの出張者の不正請求の問題があります。こうした不正に気付くには、経理担当者の入念なチェックが欠かせません。しかしこうしたチェック業務は、出張経費の経理業務において最も煩雑であり、人員不足の場合は到底手が回らないことだともいわれています。こうした中、出張経費精算システムを活用することで、不正対策・不正予防につながることもあります。導入前にどのような不正のリスクがあるのかを洗い出し、それを予防・対策できるという視点でシステムを選ぶことも重要といえます。​​​​​​​

まとめ

このように、出張経費精算システム導入前には、行うべきことは尽きません。これらのことをすべて行った上で、それらを踏まえて、次は最適な出張経費精算システムを選択することが重要になってきます。自社に最も合ったものを選ぶことで、経理担当者の日々の業務負担も減り、業務効率化につながります。この事前作業を重視することで、より自社に合った、失敗のないシステムを選定することができるでしょう。