費用とは、一般的には会社が事業運営のために支出した金銭のことです。金銭だけではなく金銭の支出を伴わない減価償却費や貸倒金も費用に含まれます。ただし、事業運営のために支出した金銭であっても、会計上・税法上で費用として認められない金銭の支出があります。例えば、会社の事業運営とは関係のない個人的な費用の支出です。事業運営のために必要な金銭を支出した場合でも、交通違反の罰金や使途不明金などは費用にできません。

また、交際費も会計上は費用にできますが、税法上は法人の場合は一定の条件を満たさないと費用として損金の処理はできません。このため費用、経費、損金に関する正しい知識がないと間違った会計処理、税務処理をしてしまう危険性があります。

経費とは

経費とは、費用や次に説明する損金と同じような意味に使われ、明確に定義することが難しい資産の消費（経済的価値の減少）のことです。会社内で「経費で処理する」「経費で落とす」などのように使われます。どちらも、個人的に使った費用ではなく会社の事業運営のために使った費用あるいは損金だという意味です。

損金とは

損金とは、税務処理上で経費にできる資産の消費（経済的な価値の減少）のことです。原則として会社で支出した事業運営に関する支出は費用として認められるのに対して、損金は一定の条件を満たさないと費用（＝経費）にならない経費があります。言い換えれば、法人税を計算するときに収益から控除でききる経費が損金です。そのため、損金として処理できる経費に関する正しい知識がないと効果的な節税ができません。

次の説明からは原則として経費という用語に統一して説明していきますが、その意味は費用、経費、損金のすべてを意味します。区別する必要がある場合のみ使い分けて説明を行います。

経費処理が可能か、不可能かを判断できる5つの原則

事業を行うには多種多様な経費が発生します。どこまで経費を細分化して処理するかにもよりますが、経費を処理する勘定科目は数十科目あります。経費として処理できればできるほど節税できるのであらゆる経費を処理したいと多くの経営者は考えます。しかし、すべての経費が節税できる経費として処理はできません。では、それをどうやって判断すればよいのでしょうか。経費として処理できる基準について紹介します。

経費か、そうでないかを判断できる5つの原則

事業運営に関する支出でそれを客観的に証明できる資料があること

家族や友人・知人との飲食代や旅行費用などは事業に関係がないため経費になりません。しかし、取引先との会議で取引先と一緒にした食事代や取引先と事業のために必要な旅行費用を負担した場合の旅行費用は経費で処理できます。ただし、取引先と一緒の食事や旅行であったことを客観的に証明できる証拠資料がそろっていないと、本当に取引先と事業の運営のために必要な経費を使っていても、税務署に対して証明ができなければ否認される可能性があります。

支出額が一般常識の範囲内であること

事業運営に必要な経費であっても一般常識から外れた金額の経費は経費として通常認められません。通常の食事代の数十倍にもなる金額や旅行費用は否認される可能性があります。

支出が期間損益に対応した経費であること

会計処理は、会計期間を区切って損益期間計算を行うため、収益と費用はその発生した期間に正しく割り当てられるように処理するという費用収益対応の原則があります。そのため、費用と収益は会社の都合でその計上時期を勝手に変えられません。

例えば、当期は利益が多く出そうだから収益を来期に繰り延べしたり、来期に発生する費用を前倒ししたりして当期の費用にする処理はできません。費用（経費）が事業運営に関する支出で正しく費用（経費）として処理できても費用収益対応の原則に当てはまらなければ、その費用（経費）は当期に計上できません。

経費処理できると勘違いされる主な支出

借入金の返済や保証金の支出

借入金の返済のために行った支出は経費として処理できません。また、テナントとして入居するときに支払う保証金も同様に経費処理ができません。ただし、借入金の利息は経費処理や保証金のうち退去時に返金されない保証金があればその費用は経費で処理できます。

30万円をこえる購入資産や費用の効果が長く続く支出

30万円をこえる機械や設備資産はその費用を購入したときに全額を経費処理できません。減価償却費として耐用年数の期間にわたって分割して経費処理しなければなりません。費用の効果が長く続く支出とは、例えば銀行からの借入時に支払う保証金があります。保証金は借入時に一括して支出しますが、保証金の効果は借入期間中にわたって継続します。そのため支出時に全額を経費にする処理はできず、効果のある借入期間で均等に経費を分割して処理をしなければなりません。

役員給与・賞与の支給

役員の給与は原則として経費処理ができません。ただし、社員への給与と同様に毎月同じ額を支給し、その金額が通常認められる範囲の金額であれば「定期同額給与」と呼ばれ、経費処理ができます。また、役員に対する「賞与」も原則として経費処理はできません。ただし、遅くとも事業会計年度の最初の4カ月目までに金額と支給時期を税務署に届け出を行い、届け出た内容のとおりに支給した場合は「事前確定届出給与」と呼ばれ、経費処理ができます。

接待交際費・通勤交通費・寄付金の支出

接待交際費・通勤交通費・寄付金は、無条件に支出した金額全額が経費として認められません。経費として処理できる金額に限度額があります。

原則に照らしても判断が難しいときにすべきこと

上記の5つの原則に照らしても経費処理が可能か、あるいは不可能かを判断することが難しいケースも生じます。判断に迷う経費が多いときは、勝手に都合のよいように判断しないで専門家に相談することをおすすめします。その理由は、間違った処理を行うと税務調査で延滞税、過少申告加算税、および重加算税が課せられること、および経費処理はできないと判断した経費が専門家による判断では経費処理が可能になる可能性があるからです。

経費は節税のために使うだけではなく賢く使うことが重要

経費を使う目的は、節税も重要な目的の1つですが、節税のためだけに行って長期的な会社経営を考えない経費の使い方は会社のキャッシュフローをどんどん悪化させます。経費を使うことの最も重要な目的は会社の事業を拡大させて会社を存続させることです。

まとめ

経費で支出した金額の全額が節税のために収益から控除できる経費として認められていません。そこで、節税するために知っておきたい経費の概念や、経費として処理が可能か、不可能かを判断するときに必要な5つの原則、経費処理で間違いやすい支出など効果的に節税を行うために必要な経費に関する知識について解説しました。なお、経費を使用する最大の目的は節税ではなく事業の拡大・存続であることを理解して経費に関する知識を活かして経営を行ってください。

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編集部

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