出張申請・経費精算ルールの策定ポイントとは？実務に役立つ基本を解説

経費精算は、日常的に多くの企業で行われていますが、ルールが曖昧なまま運用していると、申請や承認の手続きが煩雑になり、業務の非効率化やミス、不正のリスクにつながる可能性があります。

特に出張に関わる経費は、交通費や宿泊費、日当など複数の費目があり、担当者や申請者の判断の違いによってトラブルが発生することも少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、経費精算ルールの整備と、それを支援するシステムの活用です。

この記事では、経費精算ルールを整備する意義や、出張申請における基本項目、さらに効率的な運用を支援する『ビズバンスJTB経費精算』についてご紹介します。

経費精算ルールを整備したほうが良い理由

まずは、経費精算ルールを整備したほうが良い理由についてご紹介します。

不正防止・内部統制強化

経費精算ルールを明確に整備することで、不正防止や内部統制の強化につながります。

具体的には、申請内容や支払内容の基準を統一することで、虚偽の申請や重複支払いを防止できます。また、承認フローやチェック体制を明確にすることで、誰がどの段階で確認したかが明確になり、内部監査や外部監査にも対応しやすくなります。

ルールが曖昧だと不正やミスの発見が遅れ、企業全体の信頼性にも影響を与えかねません。したがって、経費精算ルールの整備は、企業の健全な運営に欠かせない基盤といえます。

担当者・申請者の業務効率化

経費精算ルールを整備することで、申請者と担当者の業務を効率化することが可能です。申請方法や必要書類が統一されていると、申請者は迷わず迅速に手続きを進められ、担当者も内容確認や承認作業を効率よく行えます。

また、ルールに沿った申請は不備が少なくなるため、差し戻しや修正の手間も削減されます。その結果、経費精算にかかる時間や労力を最小限に抑え、本来の業務に集中できる環境を整えることが可能になります。

公平性の確保

経費精算ルールを整備することで、申請者に対する対応の公平性を確保できます。

ルールが明確で統一されていない場合、担当者によって承認基準や対応が異なることがあり、不公平感やトラブルの原因になります。しかし、申請方法や承認基準を明確化することで、誰が申請しても同じ判断が下される仕組みが整い、透明性が向上します。

これにより、従業員の信頼感が高まり、社内トラブルや不満を未然に防ぐことが可能です。

経費の適正化

支出内容を可視化し、申請ルールを徹底することで、不適切な経費の申請を減らすことができ、無駄なコストを抑えられます。

また、定期的にルールやチェック体制を見直すことで、経費の偏りや過剰支出も早期に発見できます。

結果として、企業全体の資金管理が健全になり、限られた経営資源を効率的に活用できる環境を整えることが可能です。

出張申請・経費精算ルールに盛り込むべき基本項目

出張申請・経費精算ルールに盛り込むべき項目は、主に「経費精算の対象範囲」「精算の条件・手続きフロー」「利用手段・金額基準」「ポイントやクレジットカード利用の扱い」の4つです。

経費精算の対象範囲

経費精算ルールを定めるうえで、まず明確にしておきたい項目が経費精算の対象範囲です。どのような費目が精算対象になるかが不明確だと、申請者が迷ったり、担当者との間で認識のずれが生じたりする原因となります。

一般的には、出張にかかる交通費や宿泊費などは対象に含まれますが、食事代は会議や接待などの一部の場合を除き、対象外となります。

あらかじめ対象範囲を明示しておくことで、申請や承認の手続きがスムーズになり、不必要なトラブルや誤解を防ぐことが可能です。

精算の条件・手続きフロー

出張に関する経費精算ルールでは、精算の条件や手続きフローを明確に定めておくことも重要です。

まず、出張前には必ず出張申請を行い、上長や所管部署の事前承認を得るプロセスを設けます。出張終了後は、一定の期限（例：終了後◯日以内）までに精算手続きを完了するよう規定し、遅延を防ぎます。

また、精算に必要な書類として領収書、eチケット、明細書などを提出必須とし、領収書・レシートがない場合の対応ルールもあらかじめ定めておくことで、手続きの透明性と公平性を確保できます。

利用手段・金額基準

出張に関する経費精算ルールでは、利用手段や金額基準を明確に示すことが欠かせません。例えば、移動手段は原則として公共交通機関を利用し、やむを得ない場合のみタクシー利用を認めるといった使い分けを定めます。

宿泊については、ビジネスホテルの利用を基本とし、上限金額を設定することで過度な支出を防ぐことが可能です。また、日当を支給する場合にはその有無や算出基準を明確化しておくことが重要です。

こうしたルールを整備することで、従業員の判断が統一され、不必要な経費を抑えつつ公平性を確保することが可能になります。

ポイントやクレジットカード利用の扱い

出張に関する経費精算ルールを策定する際には、ポイントやクレジットカードの利用についても明確にしておく必要があります。

個人のポイントを利用した場合、一般的には業務上の支出であることが明確であれば、ポイント利用分を含めた金額を会社に請求することが可能です。しかし、会社によってはポイントの使用を不可としているケースもあるため、どちらなのか明確にしておく必要があります。

また、決済手段についても取り扱いを定めておくことが重要です。原則として会社が発行する法人カードを利用し、やむを得ず個人カードを使用する場合には事前申請や使用理由の明示を義務づけるといったルールを設けます。

そうすることで、経費処理の透明性を高め、不正や不公平感の発生を防ぐことが可能になります。

出張申請・経費精算ルールの運用を支える『ビズバンスJTB経費精算』

出張申請・経費精算ルールを社内で運用するうえで、申請や精算の効率化を支援するシステムとして、『ビズバンスJTB経費精算』があります。

ビズバンスJTB経費精算は、出張申請から経費精算まで一貫してサポートするJTBグループならではのオールインワンシステムです。

出張予約、交通系ICカード、法人カード決済、購買サイトの利用データなどを申請書・精算書に自動で取り込み、交通費・出張費・交際費・物品購入といった申請の手間やチェック作業を軽減します。

さらに、データはシステム上で管理され、改ざんできない仕組みになっているため、不正リスクの低減とガバナンス強化を実現できます。

このほか、出張予約・管理システムとのシングルサインオンや人事マスタ連携によって、予約プロセスを効率化することも可能です。

まとめ

この記事では、経費精算ルールの整備や出張申請に関する基本事項、さらに効率的な運用を支援する『ビズバンスJTB経費精算』について以下の内容を解説しました。

• 経費精算ルールを整備することで、不正防止や内部統制の強化、申請者と担当者の業務効率化、公平性の確保、経費の適正化が可能になる
• 出張申請・経費精算ルールに盛り込むべき基本項目は、主に「経費精算の対象範囲」「精算の条件・手続きフロー」「利用手段・金額基準」「ポイントやクレジットカード利用の扱い」の4つ
• ルールを明確化することで、申請や承認の手続きがスムーズになり、トラブルや誤解を防げる
• 『ビズバンスJTB経費精算』を活用することで、出張データ自動取り込み、改ざん防止、キャッシュレス対応、出張予約・管理システムとのシングルサインオンや人事マスタ連携による予約プロセスの効率化が可能になる

経費精算や出張申請の運用は、ルールの整備とシステムの活用によって、企業全体の業務効率化やガバナンス強化につながります。今回ご紹介したポイントを参考に、自社の運用体制に適したルールと仕組みを検討してみてください。