経費精算システムのメリットとは？ ～検討する際のポイントも解説～

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経理業務の中でも、承認作業を伴うことから煩雑になりがちな経費精算業務は、現在多くの企業において、システムを用いた自動化により効率化を図る試みが行われています。

今回は、これから経費精算システムを導入しようとお考えの方に向け、概要やメリットとデメリット、システム選定のポイントをご紹介します。

経費精算における「不正・不備」の実態と不正リスク対策の3つのポイントを不正検知のプロが解説します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、社内で利用した経費を精算する際に生じる申請、承認、仕訳、会計ソフトへのデータ連携までの一連の業務を効率化するシステムです。

一般的な企業の経費精算の流れを確認しておきましょう。

まず、経費になり得るものを立替で支払った従業員が、社内で経費精算の申請を行います。このとき、社内で決められたフォーマットである経費精算申請書などに記載して申請します。上長の承認を経て、経費精算申請書と領収書を経理部門に提出し、経理部門の承認を得ます。その後、経理担当者が仕訳処理を行い、従業員に対して立替分の支払いを行います。

経費精算システムでは、この一連の業務をシステムで管理し、自動化、効率化を図ることができます。

経費精算システムの精算対象としては、物品購入や交際費などの一般的な経費精算のほか、交通費精算や出張精算なども含まれます。

経費精算システムの主な導入目的

経費精算システムを導入する主な目的として、申請者の申請作業や経理の突き合わせ、仕訳業務の負担軽減のほか、申請者と上長や経理間のコミュニケーションで生じるストレス軽減などが挙げられます。経費精算は複数の部署がかかわるため、滞りやコミュニケーションの齟齬が起きやすく、それらは多くの企業において経費精算システム導入の大きな理由となっています。

近年の経費精算のシステムの特徴

近年は、OCR（光学文字認識機能）による領収書類の自動読み取りや交通費の自動計算、出張手配などの便利な機能を搭載するシステムが増えており、経費精算の手間が軽減されるように進化しています。

経費精算システムのメリット

経費精算システムを利用することは、担当者それぞれにメリットがあります。主なメリットを確認しておきましょう。

申請者のメリット

経費を申請する従業員は、紙の申請書への記入や承認申請、領収書の管理や提出の手間がかかるため、システム導入は、その手間の削減にメリットがあります。また承認を受ける相手が複数あることから、コミュニケーションがうまくいかないストレスが大きい中、その軽減につながるのもメリットです。

経理担当者のメリット

経費申請を受ける経理担当者は、システムを用いれば経費の計算や仕訳の自動化による作業負荷軽減が期待できるほか、ヒューマンエラーの軽減にもつながります。システムによっては、アラート機能が備わっており、不正な経費精算の防止につながるものもあるため、経理担当者にとっては大きなメリットといえます。

承認者のメリット

承認者は、主に上長が担当することになるため、多忙なことが多いのが一般的です。そのため承認作業は業務の合間に効率的に行いたいと考えているでしょう。経費精算システムを用いることで承認・差戻作業がボタン一つで可能になるため、外出先からも手軽に承認ができるようになるのはメリットといえます。対応漏れや遅延の軽減、承認フローのコミュニケーションストレスの軽減につながります。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムは、デメリットもあります。会社や各担当者など、全体にとってのデメリットには次のようなものがあります。

操作性によっては、かえって手間になることもある

経費精算システム導入により、手間を削減することを目的としていても、操作性に問題があると、かえって手間になってしまうことがあります。システム選定をうまく行わなければ、効率化したい作業が効率化されないといった結果につながってしまいます。

部署部門横断の打ち合わせが必要になる

経費精算システムは、複数の部署部門の人が利用するため、経理以外の使用感も重要です。導入時には、事前に関係各者の打ち合わせが必要になるでしょう。

会計ソフトとの連携性の検討が必要になる

経費精算システムを既存の会計ソフトと連携させて使用する場合には、既存会計ソフトとの連携性などを十分検討しなければなりません。連携を検討する際には、選定・導入に当たって専門知識が必要になってくることがあります。

経費精算システム検討の際のポイント

経費精算システムのデメリットは、経費精算システムを選定する段階から十分に準備しておくことで回避できます。最低限、次のようなポイントを押さえて選定することをおすすめします。

操作性やユーザーインターフェースの優れたシステムを選ぶ

経費精算システムは、必ずしも社内でITリテラシーの高い人が利用するわけではありません。そのため、操作性やユーザーインターフェースの優れた、誰でも簡単に使えるシステムを選ぶことが重要です。

効率化したい工程を洗い出してから機能選定する

近年の経費精算システムは機能が充実していることが多く、便利だからと機能の豊富さに惹かれて選定してしまいがちです。しかし、導入後に使わない機能があれば無駄なコストをかけることになってしまいます。また、必要な機能が備わっていないことに導入後に気づいたといった失敗も想定されます。それらを回避するには、あらかじめ経費精算フローの中で特に効率化したい工程を洗い出し、その工程の効率化に必要な機能を有するシステムを選定することをおすすめします。

操作方法の教育やマニュアル整備などの体制を事前に整えておく

経費精算システムに限らず、新しいシステムの導入時に共通して必要なことではありますが、導入前に部署部門間の打ち合わせや連携フロー、操作方法の教育体制をしっかりと整えておくことが重要です。事前の準備が万全であれば、導入や運用もスムーズにいくでしょう。

会計ソフトとの連携性などを事前に考える

会計ソフトなどの他ソフトや機能との連携は、事前に十分検討しましょう。例えば、出張が多い企業の場合は、出張手配や手配データの連携機能など、出張費精算に強みをもつ経費精算システムを選ぶこともおすすめです。連携に関する専門知識に不安がある場合は、システムを提供する事業者のサポート範囲を確認しておくと良いでしょう。

出張手配・精算もできる経費精算システムとは？

経費精算システムは自社に合った、必要な機能を備えたものを導入することが重要です。

先述の、出張手配や手配データの連携が行える経費精算システムとして、「J’sNAVI NEO」があります。

「J’sNAVI NEO」は、JTBグループが開発した出張手配・精算も行えるクラウド型の経費精算システムです。出張時の立替・仮払い・突合せ作業も不要になることから、出張費にまつわる業務を効率化します。もちろん、一般経費や交通費、交際費などの経費精算の機能も実装しています。

出張が多い企業は、一般的に出張手配から出張精算までの負荷が高い課題がありますが、「J’sNAVI NEO」なら会社一括請求で手配ができる出張手配機能を実装しており、出張の立替精算・領収書の削減により作業負荷を大幅に削減できます。さらに出張手配においては、法人割引の利用による直接のコスト削減や実績データ連携による不正防止も実現します。

通常の経費精算システムのメリットに加えて、出張関連業務の効率化メリットも得られるのが特徴です。

まとめ

経費精算システムの概要からメリット・デメリット、検討の際のポイントまでご紹介しました。経費精算システムは社内の経費申請や処理に関わる関係各者の業務を効率化します。

出張手配と出張費精算に強い経費精算システム「J’sNAVI NEO」にご興味のある方は、ぜひサービス紹介ページをご覧ください。

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