出張費削減のやり方まとめ｜無駄コストの発見と実践的な方法

出張費は、企業にとって無視できない大きなコストです。そのため、無駄を抑え、効率的に削減することが重要です。

この記事では、無駄な出張費の実態や、削減に向けて事前に行うべき準備、出張費削減の具体的な方法について解説します。

コスト削減の中でも多くの企業が取り組む「出張費削減」

コスト削減の課題の中でも、出張が多い企業は特に、出張費の削減に取り組んでいるといわれています。その理由として、やはり出張費は費用的に大きいということが挙げられます。

もちろん、各社で制定している出張旅費規程で費用の上限は定められてはいるものの、一から百まですべて指定されているわけではなく、ある程度、交通手段やルート、宿泊先ホテルなどは出張者の判断にゆだねられているのが一般的です。しかし、それがコスト高、無駄コストの発生の原因になっていることもあるのです。

これらの背景から、出張の多い企業では出張費削減に取り組んでいます。会社の戦略のひとつとして、全社的に取り組んでいるケースもあるほどです。

出張費の内訳と見えにくい“無駄コスト”とは？

出張費は、交通費や宿泊費、日当などさまざまな要素から構成されています。一見すると出張旅費規程に沿って精算している限り無駄は生じにくいように思われますが、実際には「無駄コスト」が潜んでいることも少なくありません。

ここでは、出張費に含まれる主な項目とよくある無駄な支出例をご紹介します。

出張費に含まれる主な項目

出張費に含まれる主な項目には、交通費や宿泊費、日当、交際費などが挙げられます。

まず交通費には、電車や新幹線、飛行機、タクシーやバスなど現地での交通費も含まれます。次に宿泊費は、ビジネスホテルやシティホテルなどの宿泊費用で、都市やホテルのランクによって金額に差があります。

さらに、出張中の食事代や軽微な雑費を補うための日当（出張手当）が支給される場合があります。国内では1日2,000円〜3,500円程度、海外では4,000円〜7,000円程度が目安です。

最後に、取引先との会食や接待にかかる交際費も出張費の一部として計上されます。

交通費や交際費は出張先や移動手段によって変動が大きいため、企業の規程に沿って実費精算されるのが一般的です。

よくある無駄な支出例

出張費には、一見見過ごしやすい無駄な支出が発生することがあります。例えば、急ぎや都合で高額な航空券や新幹線を手配してしまうケース、業務上不要な延泊や寄り道による追加費用、また、個別手配で交通手段や宿泊先を自由に選ぶことで発生する割高な費用などです。

こうした小さな積み重ねが、全社的なコスト増につながることがあります。

出張費削減に取り組む前にやっておきたいこと

出張費削減は、出張者に単に節約を呼びかけるだけでは十分な効果が得られません。目標削減値に届くまでには時間がかかるため、効果的な仕組み作りが重要です。出張費が自然にかさまないフローを構築することこそ、最短での削減への道といえます。

ここでは、削減に取り組む前にやっておきたい準備をご紹介します。

出張費でかかる無駄コストを洗い出す

まずは、何を削減するのかを明確にします。出張費の無駄コストがどこで発生しているかを一覧化し、ランキング形式で整理すると効果的です。これは出張費削減だけでなく、全社的なコスト管理でも有効な方法です。

他社事例を情報収集する

無駄コストの内容を把握できたら、同じ項目で実際に削減に成功した事例を調べます。インターネットやサービス提供企業の事例集を活用し、自社に合った方法を見つけ、最大限の効果を狙います。

社内ルール・ガイドラインの整備状況を確認する

出張規程や承認フロー、手配方法など、社内ルールやガイドラインの整備状況をチェックします。不明確な部分がある場合は、まず整備してから削減施策に着手することが重要です。

そもそもの出張の必要性を考える

出張自体の見直しも有効です。オンライン会議の活用や日程調整などで不必要な出張を減らすことで、コスト削減効果は大きくなります。出張の定義や目的を改めて確認しましょう。

出張費削減の具体的な方法

出張費を削減するには無駄を減らすだけでなく、仕組みやフロー自体を見直すことが重要です。

ここでは、実際に取り入れやすい具体的な方法をご紹介します。

交通・宿泊手配の一元管理を行う

出張費削減の基本として、交通費や宿泊費の手配を一元管理することが重要です。

例えば、出張予約・管理システムを導入すれば予約状況や費用を一括で把握でき、重複手配や割高な手配を防止できます。また、社内ルールに沿った予約を自動的に促せるため、出張者の判断による無駄なコストも抑えられ、全社的なコスト管理が効率化されます。

経路や手段を最適化する

出張費を抑えるには、交通経路や手段を最適化することが効果的です。

例えば、新幹線と飛行機のどちらが安いか比較したり、早期予約を活用して割引料金を利用したりする方法があります。また、乗換回数や移動時間も考慮することで、費用と効率のバランスを取りながら無駄な出張コストを削減できます。

出張データの可視化・分析を行う

出張費を効率的に削減するには、出張データの可視化・分析が不可欠です。

交通費や宿泊費、日当などの費用を見える化することで、どこに無駄があるかを把握でき、抑制効果につながります。さらに、過去の出張データを分析して傾向を把握すれば、経路や宿泊先の選定などの最適化にも役立ち、全社でコスト管理の精度を高めることができます。

出張費を削減するなら『ビズバンスJTB出張予約』 がおすすめ

出張費削減を実現するなら、『ビズバンスJTB出張予約』の活用がおすすめです。

ビズバンスJTB出張予約では、出張経費をデータ化・可視化できるため、無駄を発見したり、経路や手配方法を改善したりしてコスト削減につなげられます。さらに、国内・海外の航空券や鉄道、宿泊などをオンラインで一括予約でき、出張手配の効率化も可能です。

くわえて、出張費用は企業に一括請求できるため、出張者の立替負担が減り、経理処理もスムーズになります。出張者の所在地を把握できるレポート機能も備わっており、安心して出張全体を管理できます。

まとめ

この記事では、出張費の構成や無駄な支出の実態、削減に向けた準備や具体的な方法について以下の内容を解説しました。

• 出張費は交通費、宿泊費、日当、交際費などで構成され、無駄な支出が潜んでいることがある
• 無駄な支出には高額チケットや延泊・寄り道、個別手配による割高費用などがあり、全社的なコスト増につながる
• 出張費削減に取り組む前には、無駄コストの洗い出しや他社事例の調査、社内ルールの整備、出張の必要性の見直しが重要
• 具体的な削減方法として、交通・宿泊手配の一元管理、経路や手段の最適化、出張データの可視化・分析が効果的

出張費削減は、単なる節約だけでなく、仕組みやフローの見直しを通じて効率化を図ることがポイントです。適切な管理と分析を行うことで、無駄なコストを抑えつつ、出張業務全体をスムーズに運用できます。また、『ビズバンスJTB出張予約』などの出張予約・管理システムを活用することで、手配の効率化や経費の可視化、全社的なコスト管理の精度向上も期待できます。

出張が多く、費用管理に課題を感じている企業さまは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。