出張経費はどこまで認められる？経費精算のよくある課題も解説

出張経費は、交通費や宿泊費、日当・食費などが対象となりますが、具体的にどの支出が認められるのかは意外と分かりにくいものです。正しく理解しておかないと、精算時に誤って申請できなかったり、不要な手間が発生したりすることがあります。また、間違った処理をすると税務調査で指摘を受けるリスクもあります。

この記事では、出張経費として認められる主な項目や経費で落とせないもの、出張経費精算のよくある課題についてご紹介します。

事業に関連する費用は基本的に経費精算できる

事業に関連して発生した費用は、基本的に経費として精算することができます。

経費とは、事業活動を行ううえで必要となった出費を指し、売り上げや業務遂行に直接・間接的に関わる支出が対象となります。

例えば出張の場合、単なる観光や私的な旅行ではなく、取引先との打ち合わせや現地調査など、業務上の目的があって出かけるものです。会社の指示によって出張するのであれば、その移動費や宿泊費、現地での交通費などは、基本的に経費として精算できます。

このように、仕事に必要な費用であることが明確であれば、原則として経費処理の対象になると考えてよいでしょう。

出張経費として認められる主な項目

出張経費として認められる主な項目は以下のとおりです。

交通費

出張にかかる費用のなかでも、交通費は代表的な経費のひとつです。取引先へ向かう新幹線や飛行機などの運賃、現地でのバス・タクシー・地下鉄といった移動費は、業務遂行に必要な出費であるため基本的に経費として精算できます。

領収書や乗車券などの証憑を保管し、どのような業務で利用したかを明確にしておくことが重要です。

宿泊費

出張で宿泊を伴う場合に発生するホテル代や旅館代などの宿泊費も、業務に必要な支出として経費に含めることができます。

ただし、会社によっては1泊あたりの上限額や出張先までの距離、役職によって上限額が変わる場合もあります。利用できる宿泊施設の基準を規程で定めているケースも多いため、事前に確認しておくことが大切です。

交際費

出張中に取引先や顧客との関係を深めるために行う会食や接待にかかる費用は、交際費として経費に含めることができます。具体的には、飲食代や会議後の懇親会費用などが該当し、業務上の信頼関係を構築する目的であれば認められるケースが一般的です。

ただし、交際費には税務上の上限額や会社ごとの規程が設けられていることが多く、必ずしも全額が経費処理できるとは限りません。経費申請の際は、参加者や目的がわかるメモや領収書を添付し、社内規程に沿って適切に申請・処理を行うことが重要です。

雑費

出張中に発生する雑費も、業務に必要な範囲であれば経費として認められます。具体的には、コピー代や印刷代、文房具、交通機関での小額の支払いなどが該当します。

雑費を経費として精算する際は、領収書やレシートを必ず保管し、何のために使用したかを明確にしておくことが重要です。また、会社によっては雑費の上限額や精算方法に規程がある場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。

日当・食費

日当とは、出張中の個人の食費や雑費などを補助するために会社から支給される手当のことです。日当は会社の出張旅費規程に基づき経費精算が可能で、規程で定められた範囲は非課税所得となります。

出張中に実際に支払った食費については、日当の有無にかかわらず、取引先との会食や会議時の飲食など、業務の遂行上必要な場合に限り経費として認められるのが一般的です。

一方で、個人の食事や私的な飲食費用は、出張旅費規程で定められていない限り、原則として経費に含めることはできません。経費申請の際は、日当として支給される金額に含まれる食費と重複して精算しないよう、会社の規程に従って取扱いを事前に確認することが大切です。

経費で落とせないもの

経費で落とせないものは以下のとおりです。

私的利用とみなされるもの

経費として精算できるのは、あくまで業務上必要な出費に限られます。出張中でも、観光目的の移動や遊び、家族や友人への土産代、プライベートな食事や飲み会などは私的利用とみなされ、経費には含まれません。

領収書や明細を整理する際は、業務に関係のあるものだけを精算対象とし、私的支出は除外することが重要です。

過度に高額な宿泊や交通手段

経費として認められるのは、あくまで業務上必要で妥当とされる範囲の出費です。そのため、過度に高額な宿泊費や交通手段は経費として落とせません。具体的には、高級ホテルやファーストクラスの航空券、グリーン車の長距離利用など、業務の遂行上必須でない豪華な選択は対象外となります。

会社によっては宿泊や交通の上限額を規程で定めており、上限を超える部分は自己負担となることが一般的です。

社内ルールと異なる支出

経費精算では、会社の精算規程やルールに従うことが必須です。規程で定められている範囲を超えた支出や、許可されていない用途での出費は、業務上必要と思われる場合でも経費として認められません。

例えば、宿泊費や交通費の上限を無視した支払い、許可されていない交通手段や飲食費などが該当します。経費処理の際は、領収書や明細を整理し、社内ルールに沿った支出であることを確認することが重要です。規程に従うことで、税務上の問題を避け、安全に経費精算を行うことができます。

出張経費精算のよくある課題

出張に伴う経費精算は、領収書の管理や規程の遵守などで悩むことが少なくありません。

ここでは、出張経費精算のよくある課題をご紹介します。

領収書の紛失や提出遅れ

出張経費精算で多い課題のひとつが、領収書の紛失や提出の遅れです。交通費や宿泊費、食費などの支出を証明する領収書は、経費精算の必須書類となります。

紛失や提出遅れがあると、正しく精算できなかったり、税務上の問題につながったりする可能性もあります。そのため、出張中から領収書を整理・保管し、帰社後は速やかに提出することが重要です。

規程の解釈違いによる差し戻し

出張経費精算では、社内規程の解釈違いによる差し戻しもよくある課題です。宿泊費や交通費の上限、日当の扱いなど、規程の理解が曖昧だと、申請後に確認や修正が必要になることがあります。これにより精算が遅れ、業務負担が増える場合もあります。

差し戻しを防ぐためには、規程内容を事前に確認し、必要書類や金額を正確に把握したうえで申請することが重要です。

申請・承認フローの複雑さ

出張経費精算では、申請・承認フローの複雑さも大きな課題のひとつです。手入力の場合、経理や担当者は申請内容の確認や領収書の照合など、多くの作業を行う必要があります。

フローが煩雑だと承認までに時間がかかり、業務効率が低下する原因にもなります。そのため、規程に沿った正確な申請と、効率的な確認体制の構築が重要です。

不正や誤申請が発生するリスクがある

出張経費精算では、不正や誤申請が発生するリスクも無視できません。領収書の改ざんや架空の支出申請、規程の誤解による申請ミスなどが原因で、会社に損失が生じる場合があります。特に手作業での申請や承認が中心だと、チェック漏れや人的ミスが起きやすくなります。

リスクを抑えるには、規程の徹底や複数人による確認、場合によっては電子化による自動チェック体制の導入が必要です。

出張経費精算を効率化するなら『ビズバンスシリーズ』がおすすめ

出張経費精算を効率化するなら、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズの『ビズバンスシリーズ』がおすすめです。

例えば、『ビズバンスJTB出張予約』を利用することで、国内外の航空券・鉄道・ホテルなどの出張予約をオンラインで効率的に行えます。予約した費用は企業に一括請求されるため、出張者の立替負担を軽減でき、経理の精算業務も簡略化されます。また、予約情報を出張申請に連携することで、手入力の手間も削減でき、承認者や経理担当者の作業効率も向上します。

さらに、『ビズバンスJTB経費精算』を利用することで、出張予約や法人カード決済などの利用データを申請書・精算書に自動で取り込み、手入力やチェックの負担を削減できます。勘定科目の自動仕訳や会計ソフト連携も可能で、申請ミスや不正リスクの抑制にもつながります。

まとめ

この記事では、出張経費の基本や経費精算の対象・注意点、よくある課題、さらに出張経費精算を効率化できる『ビズバンスシリーズ』について以下の内容を解説しました。

• 出張に関連する費用は基本的に経費精算でき、交通費・宿泊費・交際費・雑費・日当・食費などが対象
• 経費で落とせないものとして、私的利用や過度に高額な支出、社内規程と異なる支出がある
• 出張経費精算でよくある課題には、領収書の紛失や提出遅れ、規程の解釈違い、申請・承認フローの複雑さ、不正・誤申請リスクがある
• 『ビズバンスシリーズ』を活用することで、出張経費精算を効率化でき、手入力や確認作業の負担軽減、承認ミス・不正リスクの抑制が可能

手作業での経費申請や精算は、入力ミスや確認漏れにより承認の遅れや不正リスクを招きやすく、複雑なフローや規程の解釈違いが加わると経理担当者の負担も増大します。適切な管理とチェック体制を整えることで、これらのリスクを抑え、効率的な経費精算が可能です。

企業全体の業務効率化のために、『ビズバンスシリーズ』の導入も検討してみてはいかがでしょうか。