会議に未来志向のコミュニケーションを取り入れるには？よりよい組織づくりのヒント

離職防止への関心が高まる時期には、従業員の定着について考える機会も増えますが、業務量や働き方、評価制度、キャリア形成など、従業員が働き続けるうえでの課題に幅広く対応する必要があります。

よりよい組織づくりという観点では、従業員が自分の役割や今後の仕事、組織が目指す方向について考えられる環境を整えることも大切です。従業員がこれからについて考える機会を持つための身近な場の一つが、日々の会議やチームでの話し合いです。

話し合いでは、目の前の課題や過去の出来事を振り返るだけでなく、「これからどうするか」「どのような状態を目指すか」といった未来に目を向けた会話＝未来志向の会話を取り入れることで、チームの方向性や次の行動を共有しやすくなります。

本記事では、未来志向のコミュニケーションを話し合いの中で継続して実践するためのポイントをご紹介します。

なぜ未来について話し合うことが重要なのか

過去の出来事や現在の課題を振り返ることは、問題の原因を把握し、改善につなげるうえで重要です。一方で、話し合いの時間を課題や原因の確認だけに使っていると、今後について考える機会が少なくなることがあります。そこで、過去や現在の状況を踏まえながら、これからの仕事や組織について考える視点を持つことが大切です。

未来志向のコミュニケーションとは

未来志向のコミュニケーションとは、「なぜできなかったのか」と原因を追及するだけでなく、「どうすればできるのか」「これから何ができるのか」といった問いに目を向け、今後の行動や改善策について考える対話を指します。

例えば、業務上のミスについて話し合う場合、「なぜミスが起きたのか」を確認するだけでなく、「次回に向けて何を変えるか」まで考えることが、未来志向のコミュニケーションにあたります。

なぜ未来について話すことが重要なのか

未来について話し合うことには、単に将来の目標を共有するだけでなく、チームとして次の行動を考えやすくする効果があります。理想の状態やありたい姿を言葉にすることで、参加者同士が目指す方向を共有しやすくなり、日々の業務で何を優先すべきかを考える手掛かりにもなります。

また、未来について意見を交わす過程では、自分にはなかった視点や考え方に触れる機会も増え、新たな気づきやアイデアを得やすくなります。こうした対話は、チームが同じ方向を向きながら次の行動を考えるための土台となります。

過去や現在の話に偏りやすい理由

話し合いでは、過去に起きた出来事や現在の状況について話す時間が多くなりやすい傾向があります。過去の出来事や現在の状況は、事実やデータをもとに確認しやすく、具体的な問題として共有しやすいためです。

一方、未来については不確実な要素が多く、現時点では具体的な答えを出しにくい側面があります。目の前の問題や過去の経緯の確認に時間を使い、今後について話す時間が少なくなりがちです。

未来志向を意識して話し合う際のポイント

話し合いに未来志向のコミュニケーションを取り入れるには、現在の課題を確認するだけでなく、今後について具体的に考えられるように対話を進めることが重要です。

ここでは、未来に目を向けたコミュニケーションを促す方法についてご紹介します。

理想の状態を言語化する

未来について話し合う際は、何が問題なのかを確認するだけでなく、「どうなったら理想なのか」「今後どのような状態を目指したいのか」を言語化することが重要です。

理想の状態が曖昧なままでは、何を目指して取り組めばよいのか判断しにくくなる可能性があります。目指したい状態を具体的に言語化することで、関係者の間で方向性を共有しやすくなるでしょう。

強みや成功体験に目を向ける

未来について考える際は現在抱えている課題だけでなく、これまでの成功体験やチームが持つ強みにも目を向けることが重要です。

例えば、過去にうまくいった取り組みについて、「なぜうまくいったのか」「どのような強みを活かせたのか」を振り返ることで、今後の取り組みに活用できる要素を見つけやすくなります。すでにある強みや経験を活かす視点を持つことで、未来に向けた具体的な可能性や解決策を考えやすくなるでしょう。

現状と理想とのギャップを整理する

理想の状態を描いたら、現在の状況との違いを整理することも重要です。現状と理想の間にどのような差があるのかを確認することで、理想に近づくために取り組むべき課題を具体化しやすくなります。

このとき、現状を単に「できていないこと」として捉えるのではなく、理想に近づくための伸びしろとして捉えることもポイントです。現状と理想とのギャップを整理することで、今後の改善の方向性や具体的な行動について考えやすくなるでしょう。

未来志向のコミュニケーションを組織に定着させるには

未来志向のコミュニケーションは、一度取り入れるだけで定着するものではありません。話し合いの内容を振り返り、次の話し合いに活かしていくことが重要です。

ここでは、未来志向のコミュニケーションを組織に定着させる方法についてご紹介します。

組織内のコミュニケーション状況を把握する

未来志向のコミュニケーションを継続するには、どのような会話が行われているかを振り返ることが重要です。過去の出来事や目の前の課題の確認だけで終わらず、「これからどうするか」「今後どのような状態を目指すか」といった未来に目を向けた発言が生まれているかを確認します。

印象や感覚だけでなく、会議ごとの対話の傾向を継続的に捉えることで、改善点を見つけやすくなります。

コミュニケーションの状態に合わせて改善する

コミュニケーションの様子を把握できたら、次の話し合いで「理想の状態は何か」「これまでうまくいった経験をどう活かせるか」「次に何を変えるか」といった問いを取り入れます。

話し合いの振り返りを踏まえて問いかけや進め方を見直し、未来について話し合う機会を継続的につくることで、チームの方向性や次の行動を共有しやすくなります。

未来志向のコミュニケーションは、組織の方向性を共有したり、次に取るべき行動を考えたりするための組織づくりの一つの視点となります。こうした対話を継続することで、従業員が自身の役割や今後の取り組みについて考えやすい環境づくりにもつながるでしょう。

Baoble（バオブル）で組織のコミュニケーションを可視化する

組織内のコミュニケーションを客観的に捉える方法の一つとして活用できるのが、「Baoble（バオブル）」です。

Baobleは、対面コミュニケーションを分析し、チームの関係性や心理的安全性を定量的に可視化するツールです。音声データをもとに、発言量や会話のバランス、双方向性、盛り上がりや沈黙など、話し合いの状態をさまざまな角度から分析できます。

発言内容を過去志向・現状志向・未来志向の3つにAIが判別し、未来を展望する発言が生まれているかを振り返ることができます。

未来志向のコミュニケーションを組織に取り入れる際には、こうしたデータをもとに現在のコミュニケーションを振り返り、今後の対話のあり方を考えることも一つの方法です。

まとめ

この記事では、未来志向のコミュニケーションの考え方や、組織に定着させるための方法について以下の内容を解説しました。

• 未来志向のコミュニケーションとは、過去の原因追及だけで終わらせず、今後の行動や改善策について考える対話
• 理想の状態やチームの強みを言語化し、現状とのギャップを整理することが、未来に向けた話し合いにつながる
• 組織内のコミュニケーション状況を把握し、状態に応じた改善を継続することが重要
• Baobleでは、対面コミュニケーションの特徴をデータで捉え、組織づくりを検討する際の材料として活用できる

未来志向のコミュニケーションは、「これからどうしたいのか」「次に何ができるのか」といった視点から、今後の行動について考えるための対話です。こうした対話を組織に取り入れることは、従業員が今後の方向性や取り組みについて考えやすい環境づくりの一つとなるでしょう。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、対面コミュニケーションを分析し、チームの関係性や心理的安全性を定量的に可視化する「Baoble」を提供しています。組織内のコミュニケーションを客観的に捉え、今後の組織づくりに活用したい企業さまは、ぜひご検討ください。

よくある質問（FAQ）

ここでは、未来志向のコミュニケーションを話し合いに取り入れる際の、よくある質問と回答をご紹介します。

Q.未来志向のコミュニケーションは、業務上の問題がない場合にも必要ですか？

未来志向のコミュニケーションは問題が起きたときだけでなく、通常の業務においても取り入れることが重要です。普段から今後の目標や取り組みについて話す機会を持つことで、問題が発生してから対策を考えるのではなく、組織や業務の変化についても話し合いやすくなるでしょう。

Q.未来志向のコミュニケーションと、意見交換や議論は何が違うのでしょうか？

意見交換や議論では、課題に対する考え方や主張を共有することが中心になる場合があります。一方、未来志向のコミュニケーションでは、どちらが正しいかを決めることよりも、「これからどうしたいか」「どのような状態を目指したいか」を参加者同士で考えることを重視します。お互いの考えを聞きながら、新たな視点や行動の選択肢を見つけていくことが特徴です。