経費精算の期限はいつ？申請期限の決め方や守ってもらう方法を解説

経費精算では、いつまでに申請すればよいのか、期限を過ぎた場合はどうすればよいのかなど、期限に関するルールを確認しておくことが大切です。特に月末や年度末は処理が集中しやすいため、社内で適切な運用を整えておく必要があります。

本記事では、経費精算の期限に関する基本的な考え方や、期限が守られないことで起こり得る課題、期限を守ってもらうための方法について解説します。

経費精算の期限は法律で決められている？

経費精算は、原則として年度内に行うことが基本です。会計・税務上、事業年度ごとに経費を適切に処理する必要があるため、年度内に発生した経費は、その事業年度の経費として処理することが重要です。

ただし、経費精算の具体的な申請期限については、企業によって異なります。自社の決算期や経費精算規程などを踏まえて期限を設定し、運用するのが一般的です。

経費精算の期限が守られないことで起こる課題

ここでは、経費精算の期限が守られないことで起こり得る主な課題をご紹介します。

経理担当者の確認・催促業務が増える

期限までに申請されない経費があると、経理担当者は未申請の従業員を確認し、個別に連絡や催促を行う必要があります。申請が遅れるたびに確認や連絡の作業が発生すると、本来の経理業務に充てられる時間が減少し、担当者の負担増加につながるでしょう。

特に、未申請の経費が複数ある場合は、誰がいつまでに申請する必要があるのかを確認する作業も必要になります。期限を守って申請してもらうことは、経理担当者の確認・催促にかかる業務負担を抑えるうえでも重要です。

月次処理や決算に影響する可能性がある

経費精算が遅れると、経理担当者が締め日までに必要な確認や仕訳などの処理を完了できない場合があります。特に月末や年度末に申請が集中すると、短期間に処理すべき経費が増え、月次処理や決算業務のスケジュールに影響する可能性があります。

また、経費の申請・処理が遅れることで、どの程度の支出が発生しているのかを適切な時期に把握しにくくなる点にも注意が必要です。支出状況の把握が遅れると、予算の執行状況を正確に確認できず、予算管理や経営判断に必要なデータの把握が遅れる可能性もあります。

期限のルールが形骸化する

期限を過ぎた申請が繰り返し発生し、その都度例外的に処理していると、社内の申請ルールが形骸化する可能性があります。期限を守らなくても問題ないという認識が広がれば、経費精算に関するルールを遵守する意識が薄れ、内部統制が十分に機能しなくなるおそれもあります。

また、申請期限だけでなく、経費の内容や承認などに関するルールまで守られにくくなれば、不適切な経費処理につながる可能性もあります。こうしたリスクを防ぐためにも、期限を含めた社内ルールを明確にし、適切に運用することが重要です。

経費精算の期限を守ってもらうための方法

経費精算の期限を守ってもらうには、期限を定めるだけでなく、従業員がいつまでに何をすればよいのかを分かりやすく示すことが重要です。ここでは、経費精算の期限を守ってもらうための主な方法をご紹介します。

申請期限を明確にし、社内に周知する

「毎月◯日まで」「経費発生月の翌月◯日まで」など、経費精算の申請期限を具体的に定め、就業規則や経費精算規程で明確にすることが重要です。あわせて、申請者だけでなく、承認者が確認する期限や経理担当者の処理期限も共有しておくと、締め日までの流れを把握しやすくなります。

特に年度末は、通常の月次処理とは異なるスケジュールで対応する場合があります。通常より早い期限を設定する場合は、対象となる経費や申請期限などを早めに周知しておくとよいでしょう。

期限前にリマインドする

申請期限が近づいたタイミングで、未申請の経費がないかを確認するよう従業員へリマインドすることも申請忘れの防止につながります。メールや社内チャットなどを活用し、期限を定期的に案内しましょう。

申請が集中しやすい月末や年度末は通常より早めに案内するなど、状況に応じて周知することも有効です。申請期限だけを伝えるのではなく、対象となる経費や申請方法などもあわせて案内すると、従業員が対応しやすくなるでしょう。

経費精算システムを活用する

経費精算システムを活用すると、申請から承認までの状況をオンラインで管理しやすくなります。誰がまだ申請していないのか、どの申請が承認待ちなのかを把握できれば、経理担当者が個別に確認する負担を抑えやすくなるでしょう。

また、申請・承認の進捗を確認できる仕組みがあれば、期限が近づいた際に対応が必要な申請を把握しやすくなります。期限を過ぎた申請についても状況を確認しやすくなるため、経費精算に関する期限管理の効率化につながるでしょう。

ビズバンスJTB経費精算で経費精算業務を効率化

「ビズバンスJTB経費精算」は、JTBグループが開発したクラウド型の経費精算システムです。経費精算の期限管理に関する機能として、承認者への承認督促メールや、帰着後に精算が行われていない場合に出張者へ通知するメールなどがあります。これらの機能を活用することで、承認や精算が滞っている場合に確認を促しやすくなります。

また、ログイン後に表示されるTODO画面では、未精算の件数に加えて、申請中や承認待ちの件数も確認できます。申請者自身が対応すべきタスクを把握しやすくなるため、経費精算の対応漏れを防ぐうえでも活用しやすいでしょう。

さらに、交通系ICカードの利用データを精算書に反映できるほか、領収書・請求書の内容を自動で読み取り、精算書へ取り込むことも可能です。手入力の削減につながるため、申請者の入力負担を抑えられるほか、経理担当者による確認・処理の効率化も期待できます。

また、出張管理システム「ビズバンスJTB出張予約」と連携することで、出張の予約・実績データを経費精算に活用できます。出張データを精算書に取り込むことで旅費精算書の作成にかかる手間を軽減でき、承認者や経理担当者によるチェック・突き合わせ作業の効率化にもつながります。

まとめ

この記事では、経費精算の期限に関する基本的な考え方や、期限が守られないことで起こる課題、期限を守ってもらうための方法について以下の内容を解説しました。

• 経費精算は原則として年度内に行うことが基本であり、具体的な申請期限は企業ごとに設定するのが一般的
• 経費精算の遅れは、経理担当者の確認・催促業務の増加や、月次処理・決算への影響、社内ルールの形骸化につながる可能性がある
• 経費精算の期限を守ってもらうには、申請期限を明確にして周知するとともに、期限前にリマインドするなどの取り組みが重要
• 経費精算システムを活用することで、申請・承認状況の管理や入力作業などを効率化でき、期限管理にかかる負担の軽減にもつなげやすい

経費精算の期限管理では、申請期限を明確にしたうえで、申請や承認が滞らないように運用することが重要です。月末や年度末など、処理が集中しやすい時期も考慮しながら、自社に合ったルールを整えていきましょう。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、経費精算システム「ビズバンスJTB経費精算」を提供しています。承認督促メールや未精算時の通知、TODO画面などの機能を活用し、経費精算の対応状況を把握しやすくできます。

経費精算の期限管理や経理業務の効率化をご検討中の企業さまは、ぜひお問い合わせください。

よくある質問（FAQ）

経費精算の期限について、よくある質問に回答します。

Q.経費精算の申請期限はどのように決めればよい？

経費精算の申請期限は、経理担当者が申請内容を確認し、承認や仕訳などの処理を行うために必要な期間を考慮して設定することが重要です。月次処理や決算のスケジュールから逆算し、無理なく処理できる期限を設定するとよいでしょう。

Q.経費精算の期限を過ぎた場合はどうすればよい？

期限を過ぎてしまった場合は、まず自社の経費精算規程などを確認し、定められた手続きに沿って対応しましょう。期限超過時の申請方法や承認ルートをあらかじめ明確にしておくと、期限を過ぎた場合にもスムーズに対応しやすくなります。

Q.経費精算の申請期限を従業員に守ってもらうには？

申請期限を経費精算規程などで明確にしたうえで、社内ポータルやメールなどを通じて継続的に周知することが重要です。期限前にリマインドしたり、申請状況を確認できる仕組みを取り入れたりすることも、申請忘れの防止につながるでしょう。

Q.経費精算の期限は年度末だけ変更してもよい？

年度末は決算に伴い、通常とは異なる処理スケジュールになることがあります。そのため、通常より早い申請期限を設定することも可能です。変更する場合は、対象となる経費や申請期限を明確にし、従業員や承認者へ早めに周知することが重要です。

Q.経費精算の期限管理を効率化する方法は？

経費精算システムなどを活用し、申請や承認の進捗を確認しやすい環境を整える方法があります。期限管理に加えて、申請・承認にかかる作業も効率化することで、経理担当者の負担軽減につなげやすくなるでしょう。