給与口座と経費専用口座を分ける注意点・経費処理を効率化する工夫を解説

経費専用の口座を使えばお金の流れが明確になり、管理しやすくなるため、従業員から給与口座と分けたいという要望が出ることがあります。

しかし、企業側にとっては経理処理の煩雑化や振込手数料の増加、口座情報管理に伴うリスクなど、運用上の負担が大きくなる可能性があるため、対応には慎重な検討が必要です。

この記事では、経費専用口座の概要、給与口座と経費専用口座を分けて運用する際の注意点、個人立替の削減につながる方法をご紹介します。

経費専用口座とは

経費専用口座とは、従業員が給与振込口座とは別に所有する、経費精算のための銀行口座を指します。業務上発生した交通費や交際費、備品購入などを一時的に個人で立て替えた際に、企業から精算・支給を受けるために利用されます。

給与口座と経費専用口座を分ける際の注意点

給与口座と経費専用口座を分けることで、従業員にとってはお金の流れが明確になり、管理しやすくなるというメリットがあります。そのため、企業側に対して「口座を分けたい」と希望されるケースも珍しくありません。ただし、実際に分けて運用する際には、いくつか注意点があります。

経理処理ミスが起こる可能性がある

給与口座と経費専用口座を分けていると、経理担当者が振込先を手動で入力・選択する際に、口座の混同や入力ミスが起こる可能性があります。

特に、氏名や口座番号、銀行支店名などが似ている従業員が複数いる場合、誤って別の口座を選んでしまうリスクが高まります。

そのため、給与口座と経費専用口座を分ける場合は適切な確認フローや管理ルールの整備が必要です。

手数料の負担が増える

給与口座と経費専用口座を分けて振込処理を行う場合、銀行によってはそれぞれの振り込みに対して手数料が発生することがあります。

特に別の金融機関を使用している場合や、振込件数が多い場合には手数料の合計が大きくなり、企業側のコスト負担が増加する恐れがあります。

給与口座と経費専用口座を分けて運用する際は、手数料体系を事前に確認しておくことが重要です。

管理の手間・リスクが増える

給与口座と経費専用口座を分けて登録する場合、会社側で管理する口座情報が増えるため、事務負担が増大します。また、口座情報が増えることで、管理ミスや個人情報漏洩といったセキュリティ上のリスクも高まります。

給与口座と経費専用口座を分ける場合は、厳格な情報管理体制やアクセス制限など、適切な対応が求められます。

個人立替の削減も選択肢の一つ

給与口座と経費専用口座を分けることには、従業員がお金の管理をしやすくなるメリットがある一方で、会社側では経理作業の煩雑化や振込手数料の増加、口座情報管理に伴うセキュリティリスクなど、運用面での課題も少なくありません。

こうした背景を踏まえ、給与口座と経費専用口座を分けて運用することを前提とするよりも、そもそも「個人立替を減らす」方法を検討することも有効な選択肢となります。

ここでは、個人立替を減らす方法をご紹介します。

出張管理システムを活用する

個人立替の中でも出張費は高額になりやすく、従業員にとっても立替負担の大きい費用です。その出張費の個人立替をなくす方法として、出張管理システムの活用があります。

出張管理システムとは、航空券や宿泊施設などの予約を一元管理できるシステムです。出張管理システムからの予約分は基本的に法人一括請求となるため、従業員が立替で支払う必要が減り、経理処理の効率化やミス防止にもつながります。

株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供する法人向け出張手配・管理システム『ビズバンスJTB出張予約』は、国内外の出張予約を24時間オンラインで完結できるほか、出張経費の可視化や危機管理対応のためのレポート機能も備えており、経費削減や危機管理にも役立ちます。

法人カードやバーチャルクレジットカードを活用する

個人立替を減らすために、法人カードやバーチャルクレジットカードの活用も効果的です。

法人カードには会社一括決済型と個人決済型がありますが、会社一括決済型であれば、企業口座からの引き落としとなるため、交際費や備品の購入費用など、幅広い経費において個人立替を削減できます。

一方、バーチャルクレジットカードはオンライン専用のカード番号を発行できる仕組みで、実物のカードがないため、紛失リスクをなくすことができます。また、利用期間や利用先、限度額の制限も可能なため、不正利用のリスクを抑えつつ必要な分だけ利用できます。

これらのカード利用データを経費精算システムに連携すれば、支払い内容の自動取り込みが可能になり、経理業務の効率化や管理の正確性向上にもつながります。

『ビズバンスJTB経費データ連携』では、前述のビズバンスJTB出張予約における出張実績データのほか、法人カードやコーポレートカードの利用データをご利用中の経費精算システムに連携可能です。

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まとめ

この記事では、経費専用口座の概要や、給与口座と分けて運用する際の注意点、個人立替を減らすための代替手段について以下の内容を解説しました。

• 経費専用口座は個人で立て替えた際に企業から精算・支給を受けるために利用される口座
• 給与口座と経費専用口座を分けることで従業員の利便性は高まるが、経理ミスや手数料の増加、情報管理の負担増といったリスクもある
• 個人立替を削減する方法として、出張管理システムや法人カード・バーチャルクレジットカードの活用が有効

経費専用口座の導入や運用方法を検討する際は、単に口座を分けるかどうかにとどまらず、社内の経理負担やセキュリティ面への影響も踏まえて判断することが重要です。

さらに、個人立替を削減する施策を併用することで、従業員の負担を軽減しつつ、業務全体の効率化や経費の透明性向上につなげることができます。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、個人立替の削減や、申請・出張予約・精算フローの効率化、出張コスト削減に課題をお持ちの企業様向けに、企業の出張業務から日常的な経費精算まで、トータルにサポートする『ビズバンスシリーズ』製品を提供しています。

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