経費精算でポイント利用は認められる？処理方法と企業がとるべき対応策をご紹介

出張や業務上の立替払いにおいて、個人が保有するポイントを使用・獲得するケースがありますが、個人のポイントの取り扱いは企業ごとに異なります。そのため、「ポイントを使っても経費精算してよいのか？」「従業員が獲得したポイントは誰のものか？」といった疑問やトラブルも少なくありません。

ポイント利用や獲得の管理が曖昧なままでは、不正やコンプライアンスリスクを招く恐れもあり、企業として明確な対応方針を整備することが求められています。

この記事では、個人のポイントを使用した経費精算の可否や処理手順、仕訳方法について解説するとともに、ポイント獲得に関する企業側の対応策についてもご紹介します。

個人のポイントを使用した場合の経費精算は認められる？

業務に必要な支出を個人で立て替える際に、クレジットカードのポイントや各種サービスの個人保有ポイントを利用するケースもあります。

このように個人のポイントを使用した場合であっても、業務上の支出であることが明確であれば、ポイント利用分を含めた金額を会社に請求することが可能です。

ここでは、個人のポイントを使用した場合の経費精算の手順と仕訳処理についてご紹介します。

個人のポイントを使用した場合の経費精算の手順

ポイントを利用して経費を立替払いした場合も、通常の経費精算と同様の手順で処理します。

まず、支出内容と実額、ポイント利用分が分かる領収書や明細を取得します。次に、経費精算申請書を会社のフォーマットに従って作成し、日付・金額・支払い方法などを記載のうえ、証憑とともに提出します。

承認後、経理担当者が内容を確認し、ポイント利用分を含めた金額を全額精算します。

仕訳処理

仕訳は、支払い方法に応じて「全額ポイント払い」と「一部ポイント併用」のケースに区別して対応する必要があります。

個人のポイントで経費の全額を賄った場合は、会社が実際の支出を負担していないため、従業員に対する債務として「事業主借」または「未払金」で処理するのが一般的です。例えば、消耗品費1,000円を全額ポイントで支払った場合の仕訳は以下のとおりです。

▼個人ポイントで経費の全額を賄った場合

1,000円の消耗品を購入し、そのうち400円分をポイントで支払った場合の仕訳は以下のとおりです。

▼経費の一部を個人ポイントで支払った場合

このように、支払い方法ごとに仕訳処理が異なるため、取り扱いを混同しないよう注意が必要です。

出張時に従業員が立て替えて発生したポイントの取り扱い

出張時の交通費や宿泊費などを従業員が個人で立て替えた際に付与されるポイントについては、その取り扱いが会社によって異なります。

基本的には、業務に関連して得たポイントは会社に帰属すると考えられますが、なかには個人のものとして扱うケースもあります。

明確なルールが設けられていない場合は、経理部門が中心となって社内方針の整備を提案し、必要に応じて関係部署と協議のうえルール化を図ることが望まれます。

ポイントの利用・獲得に関する企業側の対応策

ポイント利用・獲得に関する対応は、企業の経費管理において重要な課題です。ここでは、企業側の対応策をご紹介します。

ルールを明文化する

ポイント利用・獲得に関するトラブルを未然に防ぐため、社内ルールを明文化することが重要です。例えば、ポイント利用を全面的に禁止する規定を設けることで、ポイントの帰属や利用に関する曖昧さを排除し、経費精算の透明性を高めることが可能です。

また、禁止だけでなく、利用条件や申告方法を詳細に定めることで、適切な管理体制を構築できます。こうした明確なルールは、社内での混乱や不正利用を防ぎ、企業全体のコンプライアンス強化にもつながります。

法人カードを使用する

ポイント獲得に関する課題を解決する方法の一つが、法人カードの利用促進です。法人カードを使うことで、経費の支払いが会社名義で一元管理され、個人のポイント獲得を防止できます。

また、カード利用履歴が明確に記録されるため、経費精算や監査の際に透明性が高まります。

さらに、法人カードによってはポイント還元が直接会社に帰属する仕組みもあり、企業全体のコスト削減や経費管理の効率化に寄与します。

こうした理由から、法人カードの活用は企業の経費管理強化において有効な手段です。

出張管理・経費精算の効率化には『ビズバンスシリーズ』がおすすめ

出張データやコーポレートカードの利用明細データなど、経費精算に必要なデータを連携でき、経費管理の効率化を図るなら、『ビズバンスJTB経費データ連携』です。

提携する25社の経費精算システムとデータ連携でき、国内の10社以上のコーポレートカードやプリペイドカード、バーチャルクレジットカードなど、複数の法人カードとの連携が可能です。正確かつ改ざん不可のデータを精算に活用することで、申請者の手入力負担、入力ミス、不正リスクを軽減し、経費利用のキャッシュレス化も促進します。

また、経費精算業務の効率化と透明性の確保を両立させたい企業には、クラウド型の経費精算システム『ビズバンスJTB経費精算』の活用もおすすめです。

出張予約、交通系ICカード、法人カード決済、購買サイトの利用データなどを精算書に自動で取り込むことで、申請内容の整合性を担保しながら、業務負荷の軽減と不正防止を実現します。

さらに、申請内容に応じた勘定科目の自動割り当てや、仕訳データの会計システム連携機能も備えているため、経理部門の作業効率化にも寄与します。

加えて、個人ポイントの取得を未然に防ぎたい場合は、同シリーズの『ビズバンスJTB出張予約』との併用がおすすめです。

ビズバンスJTB出張予約では、ポイントや金券付き宿泊プランの予約制御が可能なため、出張経費を個人のポイント獲得に転用させない仕組みを構築できます。

出張管理・経費精算の効率化を図りたい企業の担当者さまは、ぜひビズバンスシリーズをご利用ください。

まとめ

この記事では、個人のポイントを利用した経費精算の可否や企業側の対応策、さらに出張管理・経費精算業務の効率化に役立つツールについて以下の内容を解説しました。

• 個人保有ポイントを使った立替払いも、業務に関連した支出であれば経費精算の対象になる
• ポイントの利用・獲得に関するトラブルを防止するためには、社内ルールの明文化や法人カードの活用が有効
• 経費データ連携と業務の生産性向上をサポートする、『ビズバンスJTB経費データ連携』、経費精算業務の効率化とガバナンス強化には『ビズバンスJTB経費精算』と『ビズバンスJTB出張予約』の活用がおすすめ

業務上の支出に個人のポイントを使用した場合の経費精算は一定の条件下で認められますが、社内でのトラブルや不正を防ぐためには、明確なルール作りと仕組み化が不可欠です。

経費精算の透明性と効率化を両立させたい企業は、ぜひ本記事を参考に自社の体制を見直してみてください。