経費精算の課題を解決するバーチャルクレジットカードとは？

経費精算は、企業の重要な業務の一つである一方、その運用には多くの手間やリスクが伴います。

従業員の立替負担や申請・承認の煩雑さ、領収書の管理ミスなどが課題となり、業務効率の低下や不正リスクを引き起こすことも少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、法人カードやバーチャルクレジットカードの活用、経費精算システムの導入です。しかし、「どのように導入すればよいのか」「既存のシステムとどう連携させたらよいのか」など、悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

この記事では、経費精算における課題とバーチャルクレジットカードのメリット、バーチャルクレジットカードにも対応している『ビズバンスJTB経費精算』、ご利用中の経費精算システムはそのままに出張や法人カードの決済データを自動連携できる『ビズバンスJTB経費データ連携』の特徴について解説します。

経費精算における課題

日々の業務に欠かせない経費精算ですが、その運用にはさまざまな課題が潜んでいます。

申請や承認、管理に至るまで、煩雑な手続きやヒューマンエラーが生じやすく、担当者・申請者双方にとって負担となっているケースも少なくありません。

ここではまず、一般的な経費精算の業務フローを確認したうえで、具体的な手間やリスクについてご紹介します。

経費精算の業務フロー

経費精算の業務フローは、一般的に以下のような流れで進みます。

まず、従業員が交通費や立替費用などの支出内容を申請書やシステムに入力し、領収書などの証憑を添付します。

次に、上長や経理部門が内容を確認・承認します。承認後、経理担当が仕訳処理を行い、会計システムに反映させます。最終的に、精算金の支払いが実行され、帳簿への記帳と証憑の保管までが一連の流れです。

このように、経費精算は複数のステップと関係者を経て処理されます。

経費精算の手間とリスク

経費精算には、従業員・管理部門の双方に多くの手間とリスクが伴います。

例えば、社員が個人で立替を行う場合、精算までの間は自己資金が一時的に減少することになり、生活費やほかの支出に影響が出るケースもあります。

また、申請内容や証憑を確認する担当者には、チェック作業や差し戻し対応など煩雑な業務が発生します。さらに、領収書の紛失や改ざんリスク、支出内容の把握が遅れるといった課題も見逃せません。

こうした課題を根本から解決するには、「誰が・何に・いくら使ったか」をリアルタイムに可視化し、申請や承認の負担を軽減する仕組みが必要です。そこで注目されているのが、法人カードやバーチャルクレジットカードの活用です。

これらを導入することで、支出の透明性を高めながら、経費処理の効率化を実現できます。

経費精算における課題解決に役立つ「バーチャルクレジットカード」

バーチャルクレジットカードとは、実物のカードを持たずにオンライン上で発行・管理できる法人向けの決済手段です。

利用目的や上限金額を設定したカードを必要なタイミングで発行できるため、経費の使いすぎ防止や用途の明確化に役立ちます。

また、利用履歴は即時に可視化され、申請や証憑提出の手間も軽減されます。個人立替や小口現金の管理が不要となり、従業員と経理部門の負担をともに減らせる点が魅力です。

バーチャルクレジットカードを利用するメリット

バーチャルクレジットカードの導入は、経費精算にかかる手間やリスクを軽減し、業務効率化を後押しします。

ここでは、企業側・従業員側それぞれのメリットをご紹介します。

企業側

バーチャルクレジットカードを使用することで、従業員の立替が不要になり、その結果、経理担当者の精算処理や確認作業の負担が軽減されます。また、決済情報が即時に可視化されることで、仕訳やレポート作成のスピードも向上します。

さらに、バーチャルクレジットカードは利用目的や金額上限を事前に設定できることから、予算管理や不正防止に効果を発揮します。

発行や停止の操作はオンラインで完結し、従来の物理カードと比べて管理が格段にスムーズになります。加えて、使い捨て型や用途限定のカード設定も可能なため、セキュリティ面も安心です。

従業員側

バーチャルクレジットカードの導入により、従業員は立替の負担から解放されます。これまでのように自己資金を一時的に用意し、あとで精算を待つ必要がなくなるため、金銭面の負担が軽減されます。

さらに、カード情報はオンライン上で管理されるため、カードの紛失や盗難のリスクも低くなり、安心して利用できる点もメリットです。

このように、従業員にとっても使いやすく負担の少ない経費精算が実現します。

経費精算をより効率化するなら『ビズバンスJTB経費精算』がおすすめ

『ビズバンスJTB経費精算』は、バーチャルカードをはじめとした法人カード、出張実績データ、交通系ICカード、購買サイトの利用データを自動で取り込み、交通費や出張費、交際費などの経費申請の手間やチェック作業を軽減するクラウド型経費精算システムです。

データは改ざんできない形式で連携されるため、不正防止にも効果的です。

また、JTBの出張予約システムとシングルサインオンで連携し、出張申請から予約まで一元管理が可能です。人事マスタとの連携により、社員の異動や入退社に伴う対応も効率化されます。

さらに、申請内容に応じた勘定科目の自動仕訳や仕訳データの作成、会計システム連携機能を備え、経理担当者の負担軽減にも寄与します。

ご利用中の経費精算システムはそのままに、法人カードや出張の決済データを自動連携したい場合には、『ビズバンスJTB経費データ連携』がおすすめです。

法人カードや出張データの利用明細を中継するサービスで、25社以上の経費精算システムとの連携が可能です。

ビズバンスJTB経費データ連携を利用することで、手入力や転記の手間、データの不一致やミスを減らし、スムーズな業務運用が実現します。

まとめ

この記事では、経費精算における課題やバーチャルクレジットカードの活用メリット、『ビズバンスJTB経費精算』および『ビズバンスJTB経費データ連携』について以下の内容を解説しました。

• 経費精算は複雑な申請・承認・管理プロセスがあり、従業員や経理担当者に手間やリスクが生じやすい
• バーチャルクレジットカードを導入することで、立替不要やリアルタイムの支出把握が可能となり、経費管理の効率化とセキュリティ向上を実現できる
• 『ビズバンスJTB経費精算』は法人カードや出張予約、交通系ICカードなど多様なデータを自動取り込みし、申請やチェック業務を軽減する経費精算システム
• 『ビズバンスJTB経費データ連携』は既存の経費精算システムを変えずに法人カード決済や出張のデータを自動連携でき、手入力や転記の手間削減に役立つサービス

経費精算は多くの企業で重要な業務である一方、従来の運用では負担やミスが発生しやすい側面があります。今回ご紹介したバーチャルクレジットカードやJTBのシステム連携サービスを活用することで、経費精算の透明性と効率性を高め、業務負担の軽減と不正リスクの抑制が期待できます。

自社の業務形態や既存システムの状況に応じて、最適なソリューションを検討し、よりスムーズで安心な経費精算環境の構築を目指してみてください。

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