出張データを経費精算システムなどへ連携するメリットやポイントを解説！
出張の目的や出張先、出張費などを記載する出張申請書や実績データなど、出張に関する情報は不正防止や出張費の経費精算などに必要なデータです。これらの出張データは、出張者から上長、経理部門の担当者など社内の複数人が関わることになります。データ管理を適切に行うことで、関わる人員の作業効率化につながります。
今回は、出張データを効率的に管理する方法の中でも、経費精算システムや出張申請ワークフローシステムなどへ連携する方法をご紹介します。実施のメリットや出張データをシステムに連携するときのポイントを解説しますので、ぜひお役立てください。
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出張データとは？ 主な3種のデータ
出張データとは、出張にまつわるあらゆるデータを指します。出張者が出張前に会社に提出する出張申請書に記載の出張の目的や出張先、出張に利用する交通や宿泊先、出張にかかる交通費や宿泊費、接待費などの情報が記載されています。
また、出張費については、経費精算を行う必要があるため、領収書と共に経費精算書を提出することもあります。
さらに、近年は、出張手配をオンラインで行う企業も増えており、取り扱うデータを出張データと呼ぶこともあります。
オンライン出張手配システムで利用できる出張データ
オンライン出張手配システムとは、出張手配業務をオンラインで一括で行えるものです。新幹線や宿泊施設の手配、出張経費精算まで一元管理することができる場合もあります。出張手配や出張経費精算を効率化でき、立替精算や経費精算業務の負担を削減します。会社として航空券などを手配することから、従業員による購入チケットの換金なども不可能になるため、内部統制にもつながります。
システムで利用できる出張データには、主に次の3種類があります。
▶ 予約データ
オンライン手配システムで予約したタイミングで発生するデータです。
▶ 実績データ
搭乗や乗車などで請求確定したタイミングで連携可能となるデータです。こちらのデータを出張精算書に取り込みすることで簡単に経費精算ができるようになります。
▶ 請求データ
毎月の請求明細データになります。旅行会社からお客様への請求期間に合わせて１か月単位で作成されるデータです。
出張データは経費精算システムなどに連携可能
上記でご紹介したような出張データは、自社内にある既存の経費精算システムや出張申請ワークフローシステムなどと連携させることが可能です。
さらに、出張データ連携サービスを利用することで、国内・海外の各種チケットのオンライン予約サイトに接続できることもあります。つまり、航空券や新幹線、ホテルなどの予約をシステムを介して効率的に手配できるということです。
出張手配データは、連携した経費精算システムや出張申請ワークフローシステムで管理することができるため、出張手配データを含めた出張業務全般を一括で管理できるようになります。
出張データを連携可能な項目
出張データを経費精算システムなどに連携させる際には、次の項目を連携可能です。
次の例は、経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」の「出張データ連携サービス」を利用して経費精算システムなどに出張データを連携させるときに連携可能な項目となります。
- 利用者ユーザID（社員番号／利用者を特定するキー情報）
- 請求発生日
- 出発日
- 到着日
- 金額
- サービス名称（利用のチケットサービスの名称 例）JAL ONLINE、ANA Bizなど）
- 交通機関名（交通機関名、宿泊施設名など）
- 出発地（出発空港、駅名、宿泊都市など）
- 到着地（到着空港や駅名など）
- 運賃種別
- 便名（航空機の便名・列車名など）
- クラス情報
- 出発時刻
- 到着時刻
- 仕入先登録事業者番号（国税局に登録された仕入先の事業者番号）
- 仕入先正式名称（国税局に登録された仕入先の事業者名）
- 免税事業者フラグ（免税事業者の場合は「1」、そうでない場合は「0」）
出張データ連携のメリット
出張データを経費精算システムや出張申請ワークフローシステムなどに連携させることは、複数のメリットが期待できます。その中の主なメリットをご紹介します。
出張件数が多い企業は特に業務が効率化する
特に年間を通じて出張件数が多い企業は、出張手配・申請にまつわる業務が大きく効率化されます。オンライン出張手配サービスの利用および出張データ連携を行わない企業と比べて、一度の出張につき、出張者・承認者・管理者合わせて、1時間程度の時間短縮が見込めるでしょう。
経理部門の出張経費精算の負担軽減につながる
経理部門における出張経費精算の負担軽減にもつながります。立替精算や仮払金を支給していた場合は、オンライン出張手配サービスの利用で一括請求が可能になるため、立替精算や仮払金にまつわる業務がすべてなくなります。
また、領収書の手入力の手間とミスが削減できることから、業務効率化につながります。
出張旅費のコスト削減につながることもある
出張データ連携を行うことで出張旅費のコスト削減につながることもあります。オンライン出張手配サービスを通じてチケットなどを購入する場合に、法人価格が適用されることがあるためです。年間で数百回の出張を行う企業では、200万～300万円ほどの出張旅費が削減できるケースもあります。
コンプライアンスの強化につながる
出張申請に関する出張データを連携させることで、手配内容をシステム上で確認し、承認することが可能になります。手配データはすべて一元管理され、レポートなどで可視化できるため、万が一の不正も見つけやすくなるでしょう。その結果、出張に関するコンプライアンス強化につながります。
出張データを経費精算システムなどに連携するときのポイント
出張データを経費精算システムなどに連携するときに、スムーズに進めるポイントをご紹介します。
修正不要な項目はグレーアウトして修正させない仕組みにする
出張者が出張後に、かかった出張旅費の交通費の実費をシステムに入力する場合には、修正が不要な項目はグレーアウトしておき、修正させない仕組みにすることで、不正を防ぐことができます。
経費科目や支払方法も特定させて入力の手間を省く
データ連携を行う際には、経費科目や支払い方法も特定させ、出張者が不要な入力をしなくて済むようにしておくとよいでしょう。
未精算データについては出張者にアラートを出す仕組みにする
システムのトップ画面では、未精算データがある場合、出張者にアラートを出して、できるだけ早く精算処理を行うように通知する機能を用いるなどすることがおすすめです。出張申請フローがスムーズに進むでしょう。
これらの工夫を行うことで、より一層、出張データ連携のメリットが享受できると考えられます。
まとめ
出張データは社内のあらゆる人員が関わる重要なデータです。その分、管理やワークフローを最適化することで、大幅な業務効率化や内部統制につながるメリットがあります。
ぜひ今回ご紹介した出張データ連携を検討し、業務効率化を進めてください。
今回ご紹介した「J'sNAVI Jr.」の「出張データ連携サービス」では、経費精算システム・出張申請ワークフローシステムなどとシームレスに連携し、出張手配、出張管理機能を付与することが可能です。
既存の経費精算システムや出張申請ワークフローシステムなどの出張申請書や精算書から出張手配サービスを呼び出し、国内外の出張手配が可能になります。また、出張データ連携サービスを利用して出張手配や予約確認、実績データ連携などを行うことにより、出張手配業務を効率化することができます。
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