企業の購買データを経費精算システムに連携するメリットやポイントを解説！
企業が日々の購買活動において実施している購買管理について、より業務を効率化するために経費精算システムとデータ連携するなどの取り組みが進んでいます。そのような中、連携に関して課題を感じているケースも少なくありません。
そこで今回は、企業の購買データを経費精算システムに連携するメリットや成功のポイントを解説します。購買データの連携をご検討されている方は、ぜひご覧ください。
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購買データとは？
企業の事業活動で発生する購買データには「自社の顧客による購買情報」と「自社の調達・仕入れとしての購買情報」などがあります。ここでは「自社の調達・仕入れとしての購買情報」の意味として購買データについてご説明します。
購買データを取り扱う購買管理とは？
購買データは、企業の中で行われる業務のうち、購買管理にて取り扱われています。購買管理とは、企業の購買活動を管理する業務のことです。一般的に、購買・仕入れ部門が担うことが多くあります。
購買データは、製造業では原材料の仕入れ、調達などの購買時に発生するデータを指すこともありますが、一般企業ではPCや消耗品などを購入した際の購買データを指すこともあります。
近年は、インターネットショッピングでの購買活動も多く行われていることから、購買データをデジタルデータで取得し、管理しているケースも多いのではないでしょうか。しかし一方で、購買データの管理や連携に悩んでいるケースも少なくありません。
購買データを経費精算システムに連携するメリット
購買・仕入れ部門が取り扱っている購買データを、経理部門の経費精算システムと連携させて経費精算業務を効率化する動きがあります。購買データをスムーズに経費精算システムに取り込めれば、業務効率が向上するためです。実際に、次のようなメリットが得られます。
経理部門の手入力を省ける
購買活動を行った後は、通常のフローとして経理部門へ購買データを渡し、経費として換算、記帳されます。近年は、インボイス制度（※）が始まったことで、仕入れ額控除のために仕入れ先からインボイス（適格請求書）を発行してもらう必要性が生じることがあります。その際に、購買データと共にインボイスデータも経理部門に渡して、入力してもらう必要があるケースがあります。
このようなとき、仕入れ先からインボイスの交付を受けた際に購買データと共にインボイスも合わせてデータ連携すれば、経理部門の手入力を省くことができます。
※インボイス制度：複数税率の採用の際に、不正や計算ミスを防止するために設けられた消費税の申告制度。インボイス（適格請求書）を発行することで取引先が仕入税額控除を受けることができる。
ネット購買サービスの購買データを連携すれば効率化が可能になる
インターネットショッピングで消耗品を購入した際には、購買データをそのまま経費精算システムへとデータ連携すれば、手入力やデータ管理の手間を大幅に省くことができます。
例えば、Amazonが提供する法人向け購買専用サイト「Amazonビジネス」を利用している場合には、購買データ連携機能が備わっています。この機能を利用することで経費精算システムへ直接、経費申請が行えます。これにより経費精算業務が効率化します。
またAmazonなどで従業員が個別に購買を行う場合に、立替精算を行わなければならないことがあります。購買データをあらかじめ連携するようにしておけば、従業員・経理担当者共に利便性が向上します。
一括請求の場合、部署ごとに利用額を仕分けしたり、商品や用途ごとに経費科目を分けて精算しなければならず、管理が煩雑化しがちです。その点、データ連携によって効率化が見込めることがあります。
購買データの連携可能な項目とは？
購買データを経費精算システムや会計システムなどに連携させる際には、どのような項目を連携できるのでしょうか。ここでは経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」の「Amazonビジネスデータ連携サービス」で連携可能な項目をご紹介します。
購買明細データ
一つは、購買明細データです。これは商品名や商品カテゴリーなどを含む、購入商品単位で発生するデータです。
【項目名】
・購入者ID（メールアドレス／社員番号）
・出荷日（Amazonビジネスでの売上基準日）
・請求金額
・消費税額
・販売業者登録名（Amazonもしくはその他の販売者名）
・取引タイプ（取引ステータスコード（請求、払戻、払戻超過請求））
・製品名
・数量
・商品カテゴリーコード（UNSPSCコード（国際標準のカテゴリーコード））
・支払手段
・配送料
・インボイス管理番号
インボイスデータ
もう一つが、インボイスデータです。これは配送＆販売者単位のデータです。インボイス（適格請求書）の要件を満たすデータとなります。免税事業者などの場合は、区分請求書データとして連携可能です。
これらのデータを経費精算システムなどの連携させることで、先述のメリットが得られます。
Amazonビジネスの購買データを経費精算システムに連携するときのポイント
Amazonビジネスの購買データを経費精算システムに連携する際には、スムーズに実施できるように、次のポイントを押さえた上で行いましょう。
経費精算システム側でデータを取り込む準備する
Amazonビジネスの購買データを経費精算システムに連携させる前に、経費精算システム側でデータを取り込む準備を行いましょう。例えば購入者を特定する情報について、Amazonビジネスのユーザーアカウントと社員番号とを紐づけるなどが必要になります。
カテゴリーコード（UNSPSCコード）を活用して経費科目を特定させる
Amazonビジネスの購買データを連携する際に、購買明細データのカテゴリーコードは国連標準製品サービスコードのUNSPSCコードになります。このUNSPSCコードと経費科目を照らし合わせ、紐づけておけば、経費科目が経費精算システムに取り込んだときに自動的に適用されます。
できる限り支払方法を統一する
Amazonビジネスの支払い方法は、 クレジットカード、デビットカード、コンビニ、ATM、代金引換、一部のネットバンキングおよび電子マネー、請求書払いに対応しています。これらの支払い方法は従業員ごとに自由に選べるといった形にしてしまうと、データ連携が煩雑になってしまいます。できり限り、統一するとより効率的になるでしょう。
※「Amazon」、「Amazonビジネス」およびそれらのロゴは、Amazon.com，Inc.またはその関連会社の商標です。
まとめ
購買データは経費精算システムにうまく連携させることで、経理担当者や従業員の作業を大幅に効率化することができます。ぜひデータ連携をご検討ください。
JTBのグループ会社であるJTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」では、Amazonビジネスデータ連携サービス出張データ連携サービスにおいて、ご利用の経費精算システム等を接続し、Amazonビジネスの購買明細データやインボイスデータを自動連携できます。
不要な入力作業やPDFスキャンなどの手間が軽減されるほか、従業員の立替清算の煩雑な作業も一掃されます。インボイスデータがあれば、支払明細書の添付も不要になります。すでにAmazonビジネスを利用しており、インボイス保管業務に課題を感じている方には、特におすすめしたいサービスです。
J’sNAVIJr.と接続することでAmazonビジネスのデータに加えて、出張手配サービスや法人向けカードサービス等のデータ連携も可能です。
ご興味のある方は、ぜひサービスページをご覧ください。またご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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