調査結果から見る電子帳簿保存法の実態と対応時に考慮したい4つのポイント

2022年1月に改正された電子帳簿保存法（以下「電帳法」）、その中でも「電子取引の電子保存」は2年間の宥恕措置の終了にともない、2024年1月1日より本格的に義務化され、現在、電子取引を行っている多くの企業で対応が求められています。

そこで、経費精算・出張管理システム『J’sNAVI NEO（ジェイズナビネオ）』を提供する株式会社JTBビジネストラベルソリューションズでは、企業の会計・経理・財務担当者を対象に、受領した請求書・領収書に対する電帳法への対応状況や対応後の変化について伺う「電帳法施行後の実態調査」を実施。本記事では、調査結果から明らかになった電帳法の改正による業務への影響と、効率的な電帳法対応のために考えておくべき4つのポイントをご紹介します。

電帳法施行後の実態調査結果

調査概要

電帳法対応状況と対応方法

電帳法改正で義務化された、電子取引の電子保存へ対応している企業は86%にのぼり、内59.8%の企業では、スキャナ保存まで対応済みであることがわかりました。また、対応方法については、79.4%の企業がシステムで対応しており、運用で対応している企業は少数派であることが明らかとなりました。

電帳法対応によるメリットと経理業務にかかる時間の変化

電帳法に対応している企業の60.8%が、業務上のメリットを感じていると回答し、解決された課題として「手入力の手間が減る」「紙の書類を減らす」などが挙げられました。

しかし、経理業務にかかる時間については、48.0%の企業が「増えた」と回答し、月の平均増加時間は3.9時間という結果になりました。

効率的な電帳法対応のために考えておくべき4つのポイント

POINT01 スキャナ保存も含めて対応する

前段の調査結果にて、経理業務にかかる時間が「減った」と回答した企業の対応状況を確認すると、スキャナ保存も含めて対応している企業が77%を占めるという結果になりました。電子取引のみ対応の場合、証憑受領後の処理フローが電子と紙で異なり、煩雑化してしまうため、業務効率化を目指すためにはスキャナ保存も含めて対応することが重要であると考えられます。

POINT02  導入後の業務フローを想定したうえでシステム選定をする

POINT01で述べたスキャナ保存に対応する場合、スキャナ保存の要件を満たすことができるシステム等を利用するのが一般的ですが、請求書受取サービスやオンラインストレージサービス、経費精算システムなど、様々なタイプがあります。どのタイプを利用するのが効率的かは、請求書・領収書の量や各部署に事務処理担当者がいるかどうかなど、企業の状況により異なります。例えば、請求書だけでなく領収書も多く発生する場合や、各部署に事務処理担当者がいない場合、証憑を受領した社員本人がスキャンし精算申請に添付フローとすることで早期の精算処理が可能となります。また、それを実現できる経費精算システムが業務に適しているでしょう。

POINT03 運用を一緒に考えてくれるシステムベンダーを選ぶ

システムを選定する際、機能や料金に気をとられてしまうことが多いかと思いますが、運用の相談ができるかどうかも大きなポイントです。とはいえ、製品ウェブサイト上にその点を明文化しているケースは少ないため、電帳法対応の導入事例があるかを確認し、事例がある場合は一度担当者と話してみるといったステップを踏むことをおすすめします。

POINT04 電帳法対応が必要となる証憑の数を削減する

スキャナ保存まで対応した場合でも、紙の証憑をスキャンする手間は少なからず発生するため、紙の証憑の量そのものを削減する手段を検討することも重要でしょう。例えば、出張の航空券代やホテル代の領収書削減方法としては、旅行代理店が提供する出張管理システムの導入が挙げられます。出張管理システムを通じて購入した費用は、基本的に会社一括請求として1枚の請求書にまとまるため、個別の領収書の発生や出張者の立替を防ぐことが可能です。

まとめ

調査結果から、既に電帳法に対応している企業様の中でも、メリットの有無や経理業務時間の変化にばらつきがあることが明らかとなりました。効率的な電帳法対応を目指す企業様はぜひ本記事をご参考にしていただけましたら幸いです。

また、弊社の経費精算・出張管理システム「J’sNAVI NEO」であれば、電子取引・スキャナ保存の対応はもちろん、出張手配機能による領収書の削減も実現可能です。製品サイトでは、電帳法対応の導入事例も公開しておりますので、ぜひこちらもご活用くださいませ。