インボイス制度で経費精算の負担増大!?効率化のための3つの手法を紹介

2023年10月よりインボイス制度（適格請求書等保存方式）が施行されました。インボイス制度導入による大きな変化は、仕入税額控除のために特定の要件を満たしたインボイス（適格請求書）の入手や保管が必要となった点です。多くの企業でインボイスの発行や入手などの対応が求められています。

そこで、経費精算・出張管理システム『J’sNAVI NEO（ジェイズナビネオ）』を提供する株式会社 JTB ビジネストラベルソリューションズでは、企業の会計・経理・財務担当者を対象に「インボイス制度開始後の経費精算に関する調査」を実施。本記事では、調査結果から明らかとなった経費精算業務の実態と、効率化のための方法をご紹介します。

インボイス制度で負担増大!?調査結果から見る経費精算の実態

調査概要

現在の経費精算の仕組みと満足度

経費精算にシステムを利用している企業は約60％を占め、仕組みごとの満足度では、最上位の「経費精算システム（64.7％）」と、下位の「Excel」や「紙」の間に3倍近い差が出ました。

インボイス制度施行後、経費精算で負担の大きいと感じた業務

インボイス制度施行後、経費精算で負担の大きいと感じた業務については、「取引先が登録事業者であるかの確認」、「消費税額と税区分の確認」、「適格請求書の要件を満たしているかの確認」といった、制度開始に伴い新たに発生した確認業務が上位を占めました。

経費精算業務の効率化の必要性と課題

経費精算の「業務効率化」については、70.5％もの経理担当者必要だと回答し、特に効率化すべき課題として、「申請内容のチェック」や「不備のある申請の修正・差戻」、「会計ソフトへの入力」が挙げられました。

ここまでの調査結果から、インボイス制度開始後により新たな確認業務が発生したことで、経費精算業務の負担は増大し、業務効率化の必要性を感じている企業が多いことが明らかとなりました。 では、具体的にどうすれば、調査結果内で挙げられた課題を解決し、経費精算業務を効率化できるのでしょうか。解決方法をご紹介していきます。

高まる経費精算の効率化の声　効果的な3つの手法

経費精算システムを利用する

一般的に経費精算システムには、領収書・請求書の添付漏れや必須項目の入力漏れを防ぐためのアラート表示や会計ソフト連携用の仕分データの自動作成など、解決したい課題の上位にあげられた「申請内容のチェック」「不備のある申請の修正・差戻」「会計ソフトへの入力」を効率化する機能が備わっています。また、インボイス制度への対応機能を備えている経費精算システムの中には、申請書に入力された事業者登録番号を国税庁のデータベースと自動で照合し、チェックしてくれるなど、新たに発生した確認業務を自動化してくれるものもあります。 弊社の経費精算システム『J’sNAVI NEO』でもこれらの機能を有しており、さらに今後は、領収書に記載された登録事業者番号・税率毎の金額をスマートフォンのカメラで自動で読み取り、支払先の名称も含めて自動入力できる「AI-OCR機能」を実装予定です。 現在も紙やExcelで経費精算をしている企業様は、ぜひ一度経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

データ連携を活用する

既に経費精算システムやワークフローシステムを利用している企業様で、さらなる経費精算業務の効率化を目指したい場合におすすめなのが、データ連携の活用です。法人カードの利用明細データなどをご利用中のシステムに連携することで、経費申請の際の手入力を削減し、経理担当者のチェックや修正・差戻しの手間を軽減することが可能です。 弊社の経費データ連携プラットフォーム『J’sNAVI Jr.』を経由すれば、ご利用中のシステムに法人カードだけでなく、チケット手配システム『B+PLUS』で手配した出張の予約実績データも連携が可能です。既にご利用中のシステムが、会社で導入している法人カードの連携に対応していない場合や、『B+PLUS』をご利用中で出張の事前申請・精算のプロセスをより効率化したい場合はお気軽にご相談ください。

旅行会社による出張チケット一括請求サービスを利用する

出張のある企業の場合、旅行会社の一括請求サービスを利用することで「立替精算の対応」「小口現金の管理」といった課題を解決することが可能です。また、弊社では、インボイスの媒介者交付特例や代理交付に対応している一括請求書発行を行うため、各交通機関や宿泊施設からインボイスを個別に入手しなければならないケースを最小限に抑えることも可能です。出張者側のインボイス入手、経理担当者のインボイス回収といった双方の手間の削減につながります。

まとめ

今回はインボイス制度開始後の経費精算についてお届けしました。 インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正など、経費精算を取り巻く環境の大きな変化が重なる近年、経理担当者の負担増加に課題感を抱く企業様も多いのではないでしょうか。 特に、紙やExcelでの経費精算を続けている企業様では、現時点でも経費精算の仕組みに対する満足度も低くなっているため、今後世の中の経費精算のシステム化がさらに進むと、不満もより大きくなる可能性があります。自社の運用に合った効率化の方法について、この機会にぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。