その出張、本当に必要？出張業務を効率化するWeb会議との使い分け
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いま、出張管理を行うマネジメント層は、働き方改革による生産性向上やコスト削減などの観点から、出張の意義や社員を出張に行かせるかどうかについて検討する機会が多くなっているかもしれません。効率の良くない出張をなくし、出張業務を効率化、コストダウンさせる方法の一つに「Web会議」があります。今回は出張業務を効率化する方法として、出張が必要なケースとWeb会議で済む場合との見極め方などをご紹介します。
出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。
そもそも出張の意義とは？
出張の効率化を考えたときに、まず無駄な出張をなくすことを誰もが考えることでしょう。すると「無駄な出張」の定義が必要になってきます。そもそも「出張」そのものにはどんな意義があるのでしょうか。
各社によって異なりますが、一般的には取引先や顧客、支社などに赴いて、対面で必要な会議や手渡し、視察、挨拶などさまざまな意義があることでしょう。中でも対面で、きめ細やかなコミュニケーションができることは、出張の大きな意義といえます。
しかし、デメリットもあります。
出張中は、交通費や宿泊費のコストがかかる上に、移動時間もかかります。
また、出張前後においても、こんな手間暇があります。例えば出張者が出張へ行くために会社に許可を取り付ける申請書への記入、切符・チケットを手配する手間暇、旅費規程に沿っているかの確認、出張中に発生した経費の精算などです。
このメリットとデメリットの両方を考えれば、出張の意義が果たせなかったときの損は大きいことが分かります。一方で、出張の意義である“きめ細やかなコミュニケーション”を達成できれば、その効果は他には変えられないほどであると言えます。
このことから、出張が必要かどうかを見極めることは、とても重要と考えられます。
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出張のデメリットをカバーするWeb会議
必要な出張と不要な出張を分けることも必要ですが、その中間の策となるのがWeb会議です。
出張に行く代わりに、出張先の相手とWebカメラなどを用いて通信を行うことで、出張先で必要な話し合いや、顔を見ながらのコミュニケーションは、ほぼ達成できると考えられます。
さらに交通費・宿泊費・移動時間がいずれもかからない上に、出張管理、経理業務が不要というメリットがあります。
一方で、出張の代替えとしてのWeb会議にはデメリットもあります。
それは、やはり対面同等のきめ細やかなコミュニケーションはできないということです。カメラ越しにコミュニケーションを取ることと、実際に対面してコミュニケーションを取ることとでは、大きな違いがあります。
このことから、出張したほうが良い業務、Web会議でも問題ない業務を見極めて、Web会議を取り入れることがポイントといえます。
出張したほうが良い業務、Web会議でも問題ない業務
実際は、各企業で事情は異なることから、一概には言えませんが、一般的に出張したほうが良い業務とWeb会議でも問題ない業務については、次のように分けられるでしょう。
1.出張したほうが良い業務
- 初対面の人が集まる会議
- 取引先や顧客との重要な商談
- 重要な意思決定を行う場
- 経営陣から重要なメッセージを発信する場 など
2.Web会議でも問題ない業務
- ルーティンになっている会議
- 拠点間の頻繁な会議
- 社内向けの情報伝達 など
まとめ
出張管理業務の負担を減らし、コスト削減を狙うには、Web会議を取り入れるのも一つの方法といえます。しかし、やはり対面のコミュニケーションは重要です。
特に、全国各地に自社拠点や顧客を持つ会社においては、今後も出張が発生するでしょう。そういった会社は、出張手配・管理ができるシステムを使うことで、出張にかかわる負担を減らし、コスト削減や業務効率化による生産性向上を狙うことが可能になります。
出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。
