経理担当者の業務を時短・効率化！ 「領収書」の効率的管理法

近年「働き方改革」が浸透し、長時間労働是正のための業務効率化は、どの会社でも求められています。このような中、特に経理業務の中でも、領収書については煩雑な部分が大きいことから、よりルール決めやシステム利用などの効率的な管理が必要になります。そこで今回は、特に煩雑で経理担当者を悩ませがちな領収書管理のお悩みを解決する方法をご紹介します。

面倒な領収書管理

特に領収書管理は、経理業務の中でも、煩雑なところが大きいといわれています。例えば、次のことが考えられます。

領収書の有無の確認

経理担当者は、社員や支払先への処理を行うために、領収書が提出されているかどうかを確認したり、催促したりする必要があります。それに加えて、忙しいときには外出や出張時などは特に領収書を紛失したり、もらい忘れたりすることが多くあります。

交通費の領収書の必要・不必要は会社によって異なるためルール決めが必要

領収書の中で、電車やバス、航空機などの交通費に関する領収書については、社内規定に必要だと明記されていれば、必要になります。規定は会社によって異なりますので、会社ごとに規定に沿ったルール決めをしなければなりません。

不正申請チェック

領収書で発生しやすい経費水増し請求や個人の接待交際費、カラ出張などの不正申請について、チェックが必要になります。

事前申請書との突き合わせチェック

社員から経費を利用する前に提出される事前申請書（伺い書）や領収書、精算書との突き合わせチェックを行っている会社もあります。

立替払い・仮払いの対応

社員が経費の立替を行っている場合や、仮払いがある場合、コーポレートカードでの支払が行われる場合など、支払い方法が複数にわたる場合は、業務が煩雑になりがちです。

領収書の保管

領収書は7～10年と長期間での保存が必要です。量も膨大となるため、保管場所に困るケースもあります。

交通費精算を効率化するポイント

特に交通費の発生は頻度が高く、精算業務が煩雑になりがちです。そこで交通費の領収書に関する経理業務について、業務効率化を行うためのポイントをご紹介します。

領収書がない場合の経費精算方法を単純化する

交通費は領収書がない場合が多いため、あらかじめ「ない」ことを前提に、経費精算方法を明確に決めておき、さらにそれを単純なフローにしておくことがポイントです。例えば次の方法があります。アナログの対応策とデジタルによるシステム化の対応策それぞれ確認しておきましょう。

【アナログの対応策】

1. 出金伝票を利用する
   領収書がない場合は「出金伝票」を社員に記載してもらうという方法があります。

2. 「旅費交通費精算書」を利用する
   旅費交通費精算書のフォーマットを社員へ浸透させておき、電車代やタクシー代などを記入してまとめて申請してもらうという方法です。旅費交通費精算書については領収書が一元管理できるほか、旅費交通費精算書提出前に上長の承認フローを入れておけば、不正も未然に防ぐことができます。

3. 交通系ICカードの履歴を使用する

   SuicaやPASMOなどの交通系ICカードは、履歴印字ができるため、領収書なしでも精算できます。
   

4. 回数券制にする
   訪問先や出張先が毎回、固定しているという場合には、回数券をあらかじめ用意しておき、経理から支給するという方法もあります。

【デジタルのシステム化による対応策】

1. 領収書は画像で添付
   

   領収書はスマートフォンで撮影するなどして画像データで添付するように社員に周知すれば、経理業務負担も減る上に、電子帳簿保存法への対応にもつながります。
   

2. 領収書確認はシステムで抽出

   システム化により、領収書はデジタルデータとして登録後、システムで簡単に検索、抽出ができるため、確認業務もスムーズになります。

3. 不正申請はシステムで規定チェックをかける
   システム化により、万が一不正申請があったとしても、チェック機能のあるシステムなら会社の規定を登録してチェックをかければ、自動的に不正が見つかります。
   
4. 申請書と精算書の突き合わせもシステムで可能
   システム化すれば、申請書と精算書の目視による突き合わせは不要になり、自動的にチェックが完了します。
   
5. 飛行機や新幹線の手配をオンライン上で行えば立替や仮払いが不要になる
   オンライン上で飛行機や新幹線の手配を行うシステムを導入すれば、支払いは法人一括請求となるため、そもそもの社員への立替や仮払いが不要になります。さらに、実際に搭乗・乗車したデータがシステムへ返ってくるため、カラ出張の心配もなくなります。

不正申請チェックをフローに組み込む・自動化する

不正申請のチェックは、目視で行うことも必要ですが、あらかじめ不正を防ぐシステム・フローを構築しておくほうが効率的といえます。例えば、先に示した旅費交通費精算書などの上長承認フローを導入したり、経費精算システムを使用して交通ルートに不正はないかを調べる機能を活用したりするなどが考えられます。どこで不正が起きやすいのかを見極めて防止策を実施することが求められます。

交通費精算は出張手配・経費管理をシステム化でスムーズに

交通費精算の煩雑さにより、業務効率化がなかなかむずかしいと感じる場合、特に出張が多い会社は交通費精算システムだけでなく、出張を手配するところから、経費精算するところまで、すべてをシステム化してしまうというのも一つの方法です。

例えば、新幹線や航空機、ホテルなどの出張チケット手配はすべてオンラインで会社として行えるシステムを導入すれば、出張者による立替えや仮払いの手間もなくすということも可能です。
出張手配システムと経費精算システムが連携しているものを選べば、出張経費精算業務もスピーディーになります。

また自動的に突き合わせ作業を行うことができるシステムであれば、領収書の確認や突き合わせ作業も不要になるため、大幅に経理業務が軽減できます。

まとめ

経理業務の経費精算業務の中でも、領収書管理について悩んでいる担当者の方は、ぜひ業務効率化をあらゆる方法で実践されてみてください。特に交通費精算については煩雑になりがちです。最も安心かつスピーディーに業務効率化していくためには、出張手配から経費精算までワンストップで行えるシステムを導入することがおすすめです。