経費精算アプリの必要性とは？選び方と導入メリットを徹底解説

経費精算業務は、従業員の申請から上長の承認、経理での仕訳や支払い処理まで、多くの手続きが関わる複雑な業務です。紙の申請書や手入力で運用している企業では、申請ミスや承認の遅れ、作業負担の増大が課題となっていました。

こうした問題を解消し、業務効率を高める手段として注目されているのが『経費精算アプリ』です。しかし、数多くのサービスがあるなかで、「自社に適したツールを選べるか」「導入効果はあるのか」と悩む企業も少なくありません。

この記事では、経費精算アプリの必要性や選び方のポイント、そしておすすめのアプリについてご紹介します。

経費精算アプリの必要性

経費精算を紙や手入力で行っていると、従業員は領収書の整理や手書きの申請書作成に多くの時間を費やすことになります。この結果、社員一人ひとりの生産性を下げるだけでなく、全社的な業務効率の低下にもつながります。

そこで注目されているのが、経費精算アプリの導入です。アプリを活用すれば、領収書はその場で撮影・アップロードでき、スキマ時間に簡単な操作で申請処理が可能です。

また、承認フローもスマホ上で完結するため、管理者の承認作業もスムーズになります。

こうした仕組みにより、経費精算にかかる時間と手間を削減し、業務全体の効率化と生産性の向上を実現できます。

経費精算アプリを選ぶときに押さえておきたい5つのポイント

経費精算アプリを導入すれば、煩雑な精算業務を効率化し、従業員の負担を軽減できます。

しかし、数多くのサービスが存在するなかで、自社に最適なアプリを選ぶのは簡単ではありません。業務フローに見合わない・適さないツールを選んでしまうと、逆に手間が増えてしまうこともあります。

そこで以下では、経費精算アプリを選ぶときに押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

1.スマホでの操作性・使いやすさに優れているか

経費精算アプリを選ぶ際、まず重視したいのが「スマホでの操作性と使いやすさ」です。

外出先や移動中でもスムーズに操作できるかどうかは、従業員の負担を減らす上で重要なポイントです。例えば、領収書をスマホのカメラで撮影・アップロードする機能や、直感的に使えるインターフェースが備わっていると、スキマ時間に素早く処理ができます。

また、入力の手間を減らす自動読み取り機能なども搭載されていると便利です。実際の画面や操作感を確認し、誰でも簡単に使いこなせるかチェックすることをおすすめします。

2.出張予約システムや交通系ICカードと連携しているか

経費精算アプリを選ぶ際は、「出張予約システムや交通系ICカードとの連携機能」が備わっているかも重要なチェックポイントです。

出張手配や交通費の記録を別々に行うと、手入力や転記の手間が増え、ミスの原因にもなります。例えば、出張予約システムと連携していれば、手配内容が自動で精算書に反映されるため、効率的な精算処理が可能です。

また、交通系ICカードの利用履歴を取り込めるアプリであれば、交通費の申請漏れや不正申請を防止できる点でも安心です。

3.承認フローや内部統制に対応しているか

経費精算アプリを選ぶ上で、「承認フローや内部統制への対応」も重要なポイントです。

申請から承認までの流れをアプリ内で完結できる仕組みが整っていれば、上長の確認作業もスムーズに進み、不正やミスの防止にもつながります。

また、部署ごとに異なる承認ルートの設定や、上限金額による承認段階の自動切り替えなど、柔軟な運用が可能なアプリであれば、社内ルールに合わせた統制も容易になります。

4.ほかのシステムと連携できるか

経費精算アプリを選ぶ際は、将来的な業務拡張を見据えて「ほかのシステムと柔軟な連携が可能かどうか」を事前に確認しておくことも重要です。

例えば、会計ソフトと連携していれば、経費精算アプリで申請・承認された経費の仕訳データが自動で会計ソフトに反映されるため、同じデータを会計ソフトに再入力する必要がなくなります。これにより、データの二重入力を防ぎ、手間を省くことができます。

5.コストとサポート体制は優れているか

経費精算アプリを選ぶ際は、「コストとサポート体制」の両面を慎重に確認することが大切です。初期費用や月額料金だけでなく、機能とのバランスや自社の利用規模に適しているかを見極める必要があります。

また、導入後のトラブル対応や操作に関する質問に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかも重要です。特に導入初期は、不安や不明点が生じやすいため、充実したサポートを受けられる体制があると安心です。

おすすめの経費精算アプリ3選

効率的な経費管理を実現するには、自社の業務形態や規模に適したアプリを選ぶことが重要です。

ここでは、特におすすめの経費精算アプリを3つ厳選してご紹介します。

ビズバンスJTB経費精算

『ビズバンスJTB経費精算』は、JTBが提供する法人向けの経費精算・出張予約システムです。出張予約システムとのシングルサインオンにより、出張申請から予約、精算までを一元化し、業務の効率化を実現します。

ビズバンスJTB経費精算の主な特徴として、出張予約や交通系ICカード、法人カード、購買サイトの利用データを精算書に自動で取り込む機能があります。これにより、手入力やチェックの負担を削減し、改ざん不可なデータで不正防止にもつながります。

また、勘定科目の自動仕訳や会計ソフトとの連携により、仕訳データの作成や振込対応の業務も効率化することが可能です。さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した機能も備えており、法令遵守をサポートします。

導入時には専属のシステムエンジニアがサポートに付き、初期設定から運用開始まで手厚い支援を行っているため、スムーズに導入を進められるのも大きな強みです。

これらの機能とサポート体制により、経費精算業務の負担軽減と効率化を実現します。

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マネーフォワード クラウド経費

『マネーフォワード クラウド経費』は、申請から経理処理までを効率化する経費精算システムです。従業員がスマホで領収書を撮影するだけで経費申請が可能で、管理者は内容を確認し承認するだけで完結します。

また、キャッシュレス送金に対応しており、立替経費を振込手数料なしで迅速に送金できます。

さらに、交通系ICカードやクレジットカードなど各種サービスと連携可能で、明細データの自動取得ができます。対象の明細を選択するだけで経費登録が完了したり、一部サービスでは領収書画像も取得できたりと便利な機能が充実しています。

楽楽精算

『楽楽精算』は、株式会社ラクスが提供する経費精算システムです。領収書のスキャンやスマホでの撮影により、経費申請を迅速かつ簡便に行うことができます。

また、承認フローのカスタマイズが可能で、企業の組織構造に合わせた柔軟な運用が実現できます。

さらに、会計ソフトとの連携により、仕訳データの自動生成や帳簿への反映をスムーズに行うことができ、経理業務の効率化が図れます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した機能も備えており、法令遵守をサポートします。

▼許諾について

※本記事の掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。

※記載内容やサービス名の表記は個別に許諾を得たものではありません。

万が一、間違いや問題がある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、問い合わせフォームよりご連絡ください。

まとめ

この記事では、経費精算アプリの必要性や選び方のポイント、おすすめのアプリについて以下の内容を解説しました。

• 経費精算を紙や手入力で行うと時間と手間がかかり、生産性の低下を招くため、アプリ導入による効率化が求められている
• 経費精算アプリを選ぶ際に押さえておきたいポイントは「スマホでの操作性・使いやすさに優れているか」「出張予約システムや交通系ICカードと連携しているか」「承認フローや内部統制に対応しているか」「ほかのシステムと連携できるか」「コストとサポート体制は優れているか」の5つ
• 特におすすめの経費精算アプリは「ビズバンスJTB経費精算」「マネーフォワード クラウド経費」「楽楽精算」の3つ

従来の経費精算は手作業が多く、申請ミスや承認遅延、経理部門の負担増加が課題でしたが、アプリを導入することで申請から承認・精算までをデジタル化し、効率的かつ正確な業務運用が可能となります。

今回の内容を参考に、自社の業務形態や規模に合った経費精算アプリを選び、業務の効率化と生産性向上につなげてください。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、『ビズバンスJTB経費精算』を提供し、企業の経費精算業務を効率的に支援しています。

交通系ICカードやクレジットカードとの連携により、明細データの自動取得や仕訳の自動化が可能で、手入力の手間やミスを削減できます。経費処理の負担軽減をお考えの企業さまは、ぜひ導入をご検討ください。