パスポート取得費用は経費にできる？勘定科目や注意点をご紹介

パスポートの取得に関わる費用は、経理上の扱いや計上のタイミングによって、仕訳の方法や必要書類が変わるため注意が必要です。

本記事では、パスポート取得に必要な書類や手数料、経理上の勘定科目の選び方、さらに経費計上の際に押さえておきたいポイントを解説します。

パスポートの取得費用は経費として計上できる？

パスポートの取得費用を経費として計上できるかどうかは、使用目的によって異なります。

業務に関連した海外出張や取引先訪問など、仕事上必要な場合には経費計上が認められます。しかし、プライベート旅行や個人的な海外活動のために取得した場合は、経費として認められません。

仕事でパスポートを取得する際は税務調査に備え、使用目的を明確にしておくことが重要です。

パスポートの取得に必要な書類と費用

パスポートの取得に必要な書類と費用は以下のとおりです。

パスポートの取得に必要な書類

パスポートの取得には主に以下の書類が必要です。

• 一般旅券発給申請書
• 戸籍謄本（全部事項証明書）
• 住民票の写し
• 写真
• 本人確認書類

なお、住民票の写しは「住民基本台帳ネットワークの利用を希望する方」や「住民登録地で申請する方」は提出不要です。

パスポートの取得にかかる費用

令和7年3月からは、すべての都道府県でオンラインによるパスポートの新規申請が可能になりました。

申請方法によって手数料が異なり、オンライン申請の場合は10年用が15,900円、5年用が10,900円、窓口申請の場合は10年用が16,300円、5年用が11,300円です。

このほか、戸籍謄本や住民票の写しの発行手数料、証明写真代などの費用も必要となります。

なお、オンライン申請では戸籍情報がシステム連携されるため、紙の戸籍謄本を取得・提出する必要はありません。

パスポート発行費用の勘定科目

パスポートの取得にかかる費用を経理上どの勘定科目で処理するかは、用途や状況によって異なります。業務上必要な場合でも、勘定科目の選び方次第で仕訳が変わることがあります。

ここでは、代表的な処理方法として「租税公課」「旅費交通費」「雑費」をご紹介します。

租税公課

租税公課とは、税金や公的手続きに関わる費用をまとめて計上する勘定科目です。

パスポート発行に伴う費用のうち、収入印紙代や申請時に必要な戸籍謄本・住民票などの書類発行手数料は、業務での出張や取引先訪問のための取得時でも「租税公課」として処理します。

旅費交通費

パスポートは海外出張に必要となるため、発行費用を海外出張先への往復に必要な費用の一部として、「旅費交通費」に含めて処理することも可能です。

出張に直結する費用として計上するため、経理上は出張予定や渡航目的を明確にしておくことが重要です。

雑費

パスポート取得に必要な費用のうち、証明写真代は業務上の直接的な出張費や税金に該当しないため、「雑費」として処理するのが一般的です。写真代はパスポート申請に伴う付随的な費用であり、少額かつ日常的な支出として扱われます。

経費計上の際の注意点

パスポートの発行費用を経費として計上する際には、以下の2点に注意が必要です。

パスポート発行のタイミング

パスポートの発行費用を経費として計上する場合は、その発行のタイミングに注意が必要です。

例えば、将来的に海外出張の予定がある場合でも、出張が具体的に決まる前に取得したパスポート費用は、業務との直接的な関連性が薄いため、経費として認められない可能性があります。

反対に、出張や海外での業務が確定しており、そのためにパスポートを取得した場合には、業務上の必要経費として計上できます。

海外出張の証明資料の保管

パスポートの取得費用を経費として認めてもらうには、海外出張が業務目的であることを証明できる資料の保管が重要です。

具体的には、出張命令書や旅程表、航空券・宿泊費の領収書、現地での商談記録や会議資料などが挙げられます。これらの書類を揃えておくことで、税務調査などの際にも業務との関連性を明確に示すことができます。

特に、個人利用と業務利用の区別が曖昧になりやすいため、経理処理時には目的と証拠を一緒に残しておくことが大切です。

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まとめ

この記事では、パスポートの取得費用の経費計上や必要書類、費用の詳細、勘定科目の選び方、経費精算・出張管理の効率化について以下の内容を解説しました。

• パスポートの取得費用は、業務上の出張や取引先訪問など仕事目的の場合に経費として計上可能で、個人的な利用の場合は認められない
• 取得に必要な書類は一般旅券発給申請書、戸籍謄本、住民票、写真、本人確認書類で、オンライン申請では一部書類提出が省略可能
• 取得費用はオンライン・窓口申請で異なり、戸籍や住民票の発行手数料や証明写真代も必要
• 経理上の勘定科目は用途に応じて「租税公課」「旅費交通費」「雑費」として処理可能で、経費計上の際は発行タイミングや海外出張の証明資料の保管が重要

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