また、電子帳簿保存法への対応が未対応、あるいは不十分な企業では、従来の紙運用が残り、電子で受け取った領収書をわざわざ印刷して保管している例も見られます。その結果、「どれが正式な証憑なのかわからない」「要件を満たしているか確認が必要」といった判断が経理担当者の確認作業を大幅に増やし、業務を滞らせる原因となります。

さらに、電子データと紙の領収書が混在したまま適切に管理されていない場合、税務調査において「証憑管理が不十分」と指摘されるリスクもあります。その場合、経費として認められない支出が出る可能性があるほか、追加税や過怠税の対象となることもあり、結果として精算業務や事後対応がより煩雑になってしまいます。

2.手入力で転記ミスが発生し、差し戻しが増えている

出張費精算業務では、金額や日付、利用区間などを申請者が手入力する場合があり、転記ミスが起こりやすい点も非効率の原因となります。

例えば、領収書の金額や日付を誤って入力してしまい、申請内容と証憑が一致せず、差し戻しになるケースは珍しくありません。

特に交通費は、利用区間や運賃を一つひとつ入力する必要があるため、入力ミスや勘違いが発生しやすい項目です。その結果、修正や再申請が必要となり、申請者だけでなく、承認者や経理担当者にも確認・対応の手間が発生します。

こうした差し戻しが繰り返されることで、精算完了までに時間がかかるだけでなく、関係者全体の業務負荷が積み重なっていく点も大きな問題です。

3.出張規程が曖昧なため、承認が止まってしまう

出張費精算業務が滞る原因として、出張規程や経費ルールが曖昧なまま運用されているケースも少なくありません。

例えば、グリーン車や指定席の利用可否が明確でなかったり、宿泊費の上限金額が定められていなかったりすると、申請内容が規程に沿っているのか判断できず、承認が止まってしまいます。

また、早朝・深夜移動や複数拠点を回る出張など、イレギュラーな出張に対する判断基準が用意されていない場合、承認者が個別判断を求められることになります。その結果、「一度経理に確認する」「前例を探す」といった対応が必要となり、承認プロセスが長期化しがちです。

このようにルールが不明確な状態では、承認者の判断負担が増えるだけでなく、差し戻しや確認のやり取りが発生し、業務全体の非効率化につながってしまいます。

4.経理処理が月末に集中し、業務負荷が高くなっている

出張後すぐに出張費精算の申請が行われず、月末にまとめて申請される運用も、非効率を招く原因のひとつです。日々少しずつ処理すれば負担が分散されるはずの精算業務が、月末・月初に一気に集中してしまいます。

その結果、経理担当者は短期間で大量の申請をチェックする必要が生じ、残業が常態化している企業も少なくありません。特に月次決算や支払処理など、ほかの重要業務と精算業務が重なる時期では、確認や差し戻し対応が追いつかなくなるケースも見られます。

こうした業務集中は、単なる作業量の問題にとどまらず、チェック精度の低下や処理遅延につながるリスクもあり、業務全体の効率を下げる要因となっています。

5.拠点・部署ごとに運用方法が異なっている

出張費精算業務の運用が拠点や部署ごとに異なっていることも、非効率を招く大きな要因です。拠点ごとに申請方法や提出期限が違っていたり、部署によって使用する帳票やルールが異なっていたりすると、申請内容を一律の基準で確認することができません。

このような状態では、経理担当者がそれぞれの運用を把握した上で個別対応する必要があり、確認や修正に余計な手間がかかります。また、担当者の異動や新任者が出た際には、運用ルールの引き継ぎや説明にも時間を要し、さらに負荷が増すことになります。

全社的なルールや統一された運用がないままでは、出張費精算業務が属人化しやすく、業務効率の低下を招きやすい点にも注意が必要です。

出張費精算業務を効率化する具体策

出張費精算業務の非効率は、原因を把握した上で運用や仕組みを見直すことで、段階的に改善していくことが可能です。

ここでは、現場と経理の双方の負担を軽減し、出張費精算業務を効率化するための具体的な取り組みをご紹介します。

出張規程・精算ルールを明確にし、精算タイミングを統一する

出張費精算業務を効率化する上で、まず取り組みたいのが出張規程や精算ルールの明確化です。例えば「精算は出張後◯日以内に申請する」といった申請期限を定め、社内全体に周知徹底することで申請の遅れや月末への集中を防ぎやすくなります。

あわせて、交通機関・宿泊費・日当などの費目ごとのルールに加え、役職や出張距離、出張目的といった出張規程に基づく判断基準を整理しておくことも重要です。基準が明確であれば、申請者・承認者ともに判断に迷う場面が減り、差し戻しや確認作業の削減につながります。

また、月末にまとめて申請する運用を見直し、出張後に都度精算することを基本とすることで、経理処理の平準化が図れます。結果として、月末・月初の業務負荷を抑え、精算業務全体の効率化につながります。

出張手配をTMCでまとめ、法人カードと併用して立替を削減する

出張費精算業務を効率化する方法として有効なのが、出張手配をTMC（Travel Management Company：トラベルマネジメントカンパニー）に集約することです。TMCとは、企業の出張に関する交通機関や宿泊の手配、精算・請求管理などを一元的にサポートするサービスを提供する会社を指します。

TMCを利用して交通機関や宿泊をまとめて手配することで、費用は法人宛に一括請求されるため、従業員個人による立替が減少します。あわせて、現地で支払う費用を法人カードで決済する運用を取り入れれば、立替やその後の精算作業そのものを削減することが可能です。

このように、精算対象を立替が発生した支出のみに絞ることで、申請件数や確認項目が減り、経理担当者のチェック作業も効率化されます。結果として、申請者・経理双方の負担を軽減しながら、出張費精算業務全体のスムーズな運用につながります。

承認フローを簡素化する

出張費精算業務の効率化には、承認フローの見直しも欠かせません。すべての申請に同じ承認プロセスを適用している場合、不要な多重承認が発生し、精算完了までに時間がかかってしまいます。

例えば、申請金額や費目に応じて承認者を分けることで、リスクの低い申請については承認プロセスを簡略化できます。また、定型的な出張や金額が小さい申請については、事前承認を省略・簡素化する運用を取り入れるのも有効です。

あわせて、承認基準を明確にしておくことで、承認者が判断に迷う場面を減らし、差し戻しや確認のやり取りを抑えることができます。その結果、申請者・承認者・経理それぞれの負担が軽減され、精算業務全体のスピード向上につながります。

経理と現場の役割分担を最適化する

出張費精算業務を効率化するためには、経理と現場それぞれの役割を明確にし、適切に分担することが重要です。現場は、出張内容に基づいた正確な申請と証憑の提出に専念し、経理は申請内容の確認や会計処理といった本来の業務に集中できる体制を整える必要があります。

そのためには、これまで経理が個別に判断していた内容を見直し、一定の基準で判断できるものについてはルール化して現場に任せることが有効です。判断基準が明確になれば、申請内容に関する問い合わせや差し戻しが減り、やり取りにかかる時間も短縮されます。

出張費精算をもっと効率化するなら「ビズバンスJTB経費精算」

出張規程の整備や承認フローの見直しなど、運用改善を進めても、手作業や確認作業が完全になくならないケースも少なくありません。そうした課題をさらに解消したい企業におすすめなのが、「ビズバンスJTB経費精算」です。

ビズバンスJTB経費精算は、出張費精算業務を効率化するための経費精算システムで、申請・承認・確認・集計といった一連のプロセスを一元管理できます。紙の領収書をシステム内で電子化して取り込み、経費精算に反映できるため、紙保管や手入力にかかる工数を削減できます。

さらに、「ビズバンスJTB出張予約」と連携することで、出張手配と精算のデータをつなげて管理することが可能です。出張予約情報をそのまま経費精算に活用できるため、申請内容の入力や確認の手間を大幅に削減できます。

加えて、出張データや法人カードの利用明細、交通系ICカードの利用履歴をシステムで連携することで、入力ミスや差し戻しの手間を抑え、承認フローをスムーズに進められます。さらに、AI-OCRを活用すれば、紙の領収書の取り込み作業も効率化でき、全体の精算業務がよりスムーズになります。

このように、ビズバンスJTB経費精算は、出張予約や法人カードなどの各種データ連携により、出張費精算業務全体の効率化と統制強化を同時に実現できる点が大きな特徴です。

出張費精算業務の悩み解決！Q&A

出張費精算業務では、日々の運用の中で細かな疑問や悩みが生じがちです。ここでは、出張費精算に関する質問をご紹介します。

Q.出張者からの出張費申請はいつもミスが多くて困ってしまいます

出張者による出張費申請は、慣れていない従業員ほど入力ミスが起こりやすく、運賃の誤りや規程違反の申請が発生しがちです。こうしたミスは見落とせない一方、経理担当者のリソースには限りがあります。

そのため、ダブルチェック体制に加え、経費精算システムなどを活用して自動チェックや入力負荷の軽減を図ることで、申請者・経理双方の負担を抑えることが有効です。

Q.上長の承認フローが滞り、出張申請が遅れます

上長の承認が遅れる場合、申請書をなくす方法もありますが、後々のトラブルを考えると現実的とはいえません。

出張申請をシステム化・モバイル化し、上長がスマートフォンなどから空き時間に確認・承認できる仕組みを整えることで、承認フローを維持したままスピードアップを図ることができます。

Q.出張者への差し戻しが多く、関係が悪化してしまうのが心配です

出張費申請の差し戻しが続くと、出張者に負担を与え、経理への印象悪化につながる恐れがあります。こうした課題は、出張手配から精算までをシステムで一元化することで改善が期待できます。

経路検索や自動計算、規程違反時のアラート機能を活用すれば申請ミスや不正を防ぎ、差し戻しを減らすことで円滑な関係づくりにもつながります。

まとめ

この記事では、出張費精算業務が非効率になりやすい原因と、その改善策について以下の内容を解説しました。

出張費精算業務が非効率になる主な原因は「領収書を紙・メール・写真で別々に管理してしまっている」「手入力で転記ミスが発生し、差し戻しが増えている」「出張規程が曖昧なため、承認が止まってしまう」「経理処理が月末に集中し、業務負荷が高くなっている」「拠点・部署ごとに運用方法が異なっている」の5つ
出張費精算業務を効率化する具体策は、出張規程や精算ルールの明確化、精算タイミングの統一による運用改善に加え、TMCや法人カードの活用、承認フローの簡素化、経理と現場の役割分担の最適化といった施策を組み合わせて進めること
「ビズバンスJTB経費精算」を活用することで、さらなる業務の効率化につながる

出張費精算業務は、ルールや運用を見直すだけでも一定の改善効果が期待できますが、手作業や確認作業を完全になくすことは難しいのが実情です。

運用改善に加えてシステムを活用することで、申請・承認・確認・管理の負担を軽減し、出張費精算業務全体の効率化とガバナンス強化を同時に実現することが可能になります。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、出張費や経費精算を効率化するソリューション「ビズバンス」シリーズを提供しています。出張申請から承認、出張予約、経費精算までを一元管理できるため、申請漏れや処理遅延の発生を抑えながら、業務効率化とガバナンス強化の両立が可能です。

精算業務の負担軽減や、出張管理・経費管理の見直しを検討している企業さまは、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。

出張が増えてきた今こそ知りたい！出張の周辺業務を効率化する3つのポイント｜JTBビジネストラベルソリューションズ出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

編集部

出張管理・経費精算の「ビズバンスJTB出張予約」「ビズバンスJTB経費精算」「ビズバンスJTB経費データ連携」のトータルソリューションを提供。業務課題を目的とした豊富なツールとプロのコンサルティングで効果分析や運用改善をサポートしています。25年という実績を活かし、経理や人事のバックオフィス業務をはじめとするビジネスに役立つ情報を更新しています。

出張費精算の効率化ガイド｜非効率の原因5つと改善策まとめ