経費の不正利用を防ぐためには！？
会社の事業に関わりのある支出を意味する「経営費用」、通称「経費」にはどのような費用が含まれるかご存じでしょうか。担当する仕事によって使用する経費が異なるため、馴染のないものや使用したことないものも含まれているのではないでしょうか。（参照：表1）
表1：経費に含まれる勘定科目一覧
勘定科目 |
取引内容 |
|---|---|
租税公課 |
国や地方公共団体などに納める税金など |
地代家賃 |
建物や土地などを借りることで支払う賃料 |
接待交際費 |
事業関係者との交際に付随して発生する費用 |
減価償却費
|
固定資産の取得費用を一定期間で配分して支払う際の、一会計期における見積もり費用 |
外注工賃 |
外部の業者に注文してかかった費用 |
給料賃金 |
従業員への報酬、それに付加して支給するお金や現物給与 |
修繕費 |
会社の資産の修理や修繕にかかった費用 |
荷造運賃 |
荷造りや荷物の発送にかかった費用 |
水道光熱費 |
ライフラインに関わる費用 |
消耗品費 |
使うことで減ってしまうような消耗品の購入費用 |
旅費交通費 |
業務遂行のためにかかった交通費や宿泊費など |
通信費 |
電話やインターネット、郵便などの通信にかかる費用 |
損害保険料 |
事業用資産にかけている損害保険の料金 |
広告宣伝費 |
広告の掲載費やチラシの印刷代など広告や宣伝のために負担した支出 |
福利厚生費 |
従業員に対するお金以外の支給にかかった費用 |
新聞図書費 |
新聞や書籍などの購入に要した費用 |
雑費 |
ほかの勘定科目の種類に該当しない経費 |
会議費 |
従業員や取引先との会議にかかった費用 |
支払手数料 |
支払いなどに際して発生した手数料など |
経費として認められるかどうか最終的な判断は税務署の判断となりますが、会社を運営するうえで正しく経費処理することは重要です。しかし、残念ながら正しい経費処理がなされず、不正利用が発生してしまうことも事実です。弊社パートナー企業である株式会社ChillStackが実施したアンケート調査によると過去に経費精算の不正・不備を発見したことがあるか尋ねたところ、67.5%が「ある」と回答しました（n=200）。
経費精算の不正・不備を発見したことがあるという回答に対して、発見した不正・不備の費目について尋ねたところ、「接待交際費」が53.3%で最も多く、「出張費」が51.1%、「物品購入費」が47.4%と続きました（n=135/経費精算の不正・不備を発見したことがある人）。
不正・不備が多かった項目1位「接待交際費」、2位「出張費」、4位「交通費」において不正が発生する原因と対策をご紹介します。
1. 出張費の不正受給
2. 交通費の二重支払い
3. 接待交際費の不正受給
なぜ不正が発生するのか？
『出張費の不正受給』
新幹線の利用においては、紙のチケットを用いた乗車は不正利用に繋がる可能性があることをご存知でしょうか。
従業員が実際には発生していない、または必要のない新幹線のチケット代金を経費として申請し、不正に支払いを受け取ることを指し、特に出張精算において発生することがあります。
『交通費の二重支払い』
日々発生する交通費の経費精算においても二重支払いが発生するリスクがあります。例えば、定期券代を支給している場合、外出先へ移動する時にも定期券を使用することができ、定期券区間の費用は従業員が立て替える必要がありません。しかし、どの区間の定期券代を支給しているのか、実際に使用した経路に含まれているのかなどすべてをチェックすることは難しいため、定期券区間分の交通費も含めて支給してしまい、結果的に二重支払いが発生してしまうことがあります。
『接待交際費の不正受給』
事業関係者との交際に付随して発生する費用を交際費と呼びますが、業務上正当な理由がないにも関わらず交際費を経費として経費申請を行う、水増しして申請するなどして不正に支払いを受け取ることがあります。
いずれの不正利用を防ぐ手段としては以下のような内容として「ガイドライン策定」や「目的の明確化」、「承認プロセスの厳格化」などが挙げられ、専用のシステムやソリューションを活用することで効率よく運用することも可能です。具体的にどのような解決策があるのかご紹介します。
不正をなくし、正しい企業運営のためのソリューション
『出張費の不正受給を防ぐためのソリューション』
出張費の不正受給、特に新幹線代金の不正受給を防ぐ方法として、紙のチケットではなく交通系ICカードによる電子チケットに切り替えるなど現金が発生しないような運用を取り入れることが有効です。利用実績を一目で確認できると共に、ICカードによる電子チケットは紛失のリスクも低く、管理も容易となります。また、出張費の可視化をする手段として出張管理システムの導入も有効的な手段であり、「いつ」「だれが」「どこに」「何で」「いくら」でといったデータによって不正利用を防ぐことが可能です。
『交通費の二重支払いを防ぐためのソリューション』
交通費の二重支払を防ぐためのソリューションとして、時刻表検索サービスとの連携や交通系ICカードと連携が可能な経費精算システムの導入が有効です。時刻表検索と連携することで定期券区間を控除してけ計算することや、ICカードの利用実績を取り込むと定期券区間分を控除した形で経費精算が可能です。これにより、近隣交通費の二重支払を防止し、経理部門のチェック業務の負担軽減にもつながります。
『交際費の不正受給を防ぐためのソリューション』
交際費の不正受給を防ぐためには、経費精算システムのデータを活用することが有効です。経費精算システムのデータをAIで検知する仕組みを利用することで網羅的、総合的なデータ分析により、経費の不正利用を見つけ出し、防止することが可能です。
今回ご紹介したソリューションを活用することで、経費の不正利用を防止し、正確かつ公正な経費精算を実現することが可能です。
しかし、最も重要なことは継続的に利用することであり、定期的な見直しなどを行うことです。
経費精算システムや出張管理システムの導入と定着化の重要性
経費精算システムや出張管理システムの導入は、データの一元管理と可視化を可能にし、経費申請や経費精算、出張手配などの各プロセスを明確に把握できるため、透明性の向上・データの追跡性・承認プロセスの強化・電子的な精算など多くのメリットを得られます。また、データの可視化は、問題点の早期発見やより適切で効果的な選択を行う能力の向上に貢献します。
しかしながら、上記のようなメリットを得るため、正しい企業運用のためにはシステム導入後もしっかりと定着・運用を継続することが最も重要です。サポート体制や導入実績などもシステム選定時に確認することを推奨します。
