出張手配のDX革命！オンラインブッキングツールが切り開く新たな可能性

コロナ禍により停滞をしていた海外出張は、2023年度に2019年度比60％まで回復をしました。需要が戻るにつれて、海外出張における予約・管理では多くの課題が顕在化しています。そこで、本記事では海外出張における予約・管理に関して寄せられる課題に対する解決策として、「オンラインブッキングツール」の活用術を紹介します。

出典：株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

 
※1：海外オンラインブッキングツール・・・インターネットを通じて海外出張に必要な航空券やホテルの予約を行うことができるツールのこと

■出張管理・手配における悩み
 
～企業・管理者編～
・出張者動向および予約状況の管理

出張者各自が航空券やホテル手配を行うことで、データの一元管理が行えず出張者動向および予約状況を把握することが困難となっています。近年、従業員に対する安全配慮が企業に対して義務化され、出張者動向を把握・管理することは企業として求められている事の1つとなります。
 
・出張規定・ポリシー遵守

精算時の証憑となる領収書では金額以外の旅程データが把握できず、出張規定が守られていることを確認が出来ません。出張規定やポリシー遵守、これらの周知徹底に課題を抱える企業も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
 
～出張者編～
・手配工数削減
航空券やホテルの手配にはスケジュール照会・料金比較・予約など多くの工数が発生し、時間を費やしてしまうことで業務負荷につながりかねません。本来の業務以外の工数削減が求められています。
 
上記課題を抱えつつ、コロナ禍を経て時間や場所にとらわれず、柔軟に働くことが一層求められるようになった今、海外出張の予約プロセスについても考え直す時期に直面しているのではないでしょうか。

かつては、旅行会社の担当者へ直接連絡し、見積もりや予約を進める「オフライン手配」が主流でしたが、現在では技術的な革新により時間や場所に捉われず予約が可能となる「オンラインブッキングツール」が新たな標準となりつつあります。
さらに、この「オンラインブッキングツール」は、管理者と出張者の両方が直面する課題解決が可能となります。
※2：オフライン手配・・・電話やメールで旅行会社へ見積依頼や予約依頼を行う手配方法のこと

■オンラインブッキングツール導入による効果

～企業・管理者の悩みを解決～

・出張者動向および予約状況の電子管理
オンライン予約システムを導入することで、出張者動向および予約状況を把握することが可能となり、企業ならびに管理者は出張者の安全管理を強化し、緊急時の対応を迅速化することができます。
 
・出張規定・ポリシー遵守

オンラインブッキングツールでは企業の出張規定やポリシーをセッティングすることができ、出張者に対して規定に沿った選択を促すことが可能となり、出張規定・ポリシーの遵守率の向上、ガバナンス強化に繋がります。

 
～出張者の悩みの解決～

・手配工数削減
出張者は、オンラインブッキングツールを使用することで、24時間365日、旅行代理店の営業時間に関わらず、航空券やホテルのスケジュール照会・料金比較・予約といった複数のステップを一気通貫で行うことができます。これにより、手配にかかる時間が大幅に削減され、本来の業務に集中することが可能になります。 

オンラインブッキングツールは、企業・管理者や出張者の課題を解決するだけでなく、ビジネスの効率化を促進します。また、弊社の実績よると、コロナ前の2019年からコロナ後の2023年にかけて、海外出張予約におけるオンラインブッキングツールの利用が増えていることが確認できます。

出典：株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

新しい時代のビジネストラベルを、よりスマートに、より効率的に。

オンラインブッキングツールは、企業・管理者と出張者双方のニーズに応えるソリューションです。一方で、オンラインブッキングツールの導入検討をする際に考えなければならないこととして「ツールの選定」と「現在の手配方法からスムーズにシフトチェンジできるか」といった点が挙げられます。会社として費用対効果の見込めるツール導入、エンドユーザにストレスの無い運用フローの実現は非常に重要です。
 
また、運用フローについて、今まで旅行代理店の手配担当者によるヒューマンタッチなサポートを受けていた企業の場合、オンラインブッキングツールの導入でこれらのサポートが無くなってしまうことを危惧するお声もいただきます。

このようなお声に対して、JTBビジネストラベルソリューションズではツール導入にあたり、予約から発券納品まで自動化できる「オンライン完結型」のご提供はもちろん、ユーザに検索と見積、予約まで行っていただき、その予約内容が企業の出張規定に即しているかのチェックや発券から納品までをスタッフがサポートする「オンライン&オフラインハイブリッド型」のご提供も行っております。

これにより、一定の出張規程・ポリシーの反映を施したオンラインブッキングツール上でスピードや効率を重視する運用、オンラインブッキングツールとヒューマンタッチなサポートによって、出張規定・ポリシー外の手配にならないように購買コントロールを実現することも可能です。また、弊社で購入いただいた実績を元に、実績レポートやお客様のご要望に合わせたレビューなど、より精度の高いコンサルティングが実現可能となります。
 
いかがでしたでしょうか。海外出張手配・管理について、オンライン化によるデジタライゼーションが現在のトレンドかつ主流となってきています。JTBビジネストラベルソリューションズでは、多数のコンテンツ・サービスを多数取り揃えており、お客様の出張シーンにおけるDX化をお手伝いします。