【決定版】出張手配のやり方を解説！ ～注意点や効率化のポイントとは～
出張手配管理システムはこちら
出張の多い企業において、欠かせない業務の一つである出張手配。必要性は高いものの、本来の業務の合間に行うことになるため、出来る限り手間なくスピーディーに行いたいと思っている方も多いのではないでしょうか。本コラムでは、出張手配のやり方から注意点、効率化のポイントまでご紹介します。
目次[非表示]
出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。
出張手配とは？
まずは出張手配の業務の概要と業務の種類を解説します。
出張手配とは？
出張手配とは、社内で出張が決まったら、出張者が社内の該当部署などに出張申請を行い、航空券などの交通手段やホテルなどの宿泊施設の予約を行ったり、経費仮払いなどを受けたりする、出張に必要な一連の業務を指します。
出張手配は、出張者の部下や秘書、総務部などの管理部門が行うこともあります。また企業ごとに、出張における申請・承認から報告・精算までの流れや、日当の金額、利用できる交通手段の座席クラスや宿泊費用の上限額などについて記載された「出張旅費規程」が定められているのが一般的で、出張手配はその規定に則した形で行う必要があります。
出張手配の業務の種類
出張手配には、さまざまな業務が含まれます。主な業務の種類としては、稟議申請、移動手段や宿泊施設の予約、出張予算・スケジュール管理、経費精算などが挙げられます。
出張手配の基本的なやり方と流れ
会社によってフローや手配を行う担当者は異なりますが、一般的には次の流れで出張手配の業務を行います。
1.出張申請
社内に出張を行う旨を申請します。出張者から部署の上長や経理、経営層などに必要事項を添えて申請を行い、承認を得ます。出張旅費規程をはじめとした社内規定を確認し、出張の行き先や目的などを明記した出張申請書を提出するのが一般的です。
2.（海外出張の場合）パスポートとビザの申請
出張先が海外の場合は、パスポートが必要です。出張者がパスポートを取得していない場合には申請して取得する必要があります。国によっては入国時に必要なパスポートの残存有効期間が定められていたり、パスポートの他に入国許可証であるビザが必要であったりするため、注意が必要です。パスポートもビザも申請から発行まで一定期間を要するため、前もって手配しておく必要があります。
3.予算・スケジュール調整
出張にかかる予算やスケジュールの計画を立てます。
Excelシートやクラウドツールなどで予算を管理する場合や、請求書や領収書で管理するケースもあります。
4.交通手段・宿泊施設の予約
出張に行く際、新幹線や飛行機など予約の必要な交通手段を用いる場合はチケットを予約する必要があります。また、ホテルなどの宿泊施設を利用する場合にも、事前に予約が必要になります。都度、条件に合った交通手段や宿泊施設を探します。この予約業務は、出張手配の中でも特に重要です。
5.仮払いの受け取り
出張に必要な経費が事前にわかっている場合、出張時に必要なお金を、出張前に経理担当者から仮払いとして出張者本人が受け取ることがあります。
6.日程表の作成
出張中のスケジュールに基づき、日程表を作成するケースもあります。あらかじめ時系列に沿った最適な行動を計画しておくことで、出張がスムーズにいくでしょう。
7.出張後の出張経費申請
出張が終わったら、出張にかかった経費を経理に申請します。出張中にかかった経費となる費用の領収書やレシート、規定の精算書を提出します。
仮払金を受け取った場合には、実際に使用した金額と突き合わせることも必要です。また出張中に自費で出張者が費用負担した場合、後から立替精算が行われ、出張者が立替分の費用を受け取ることもあります。
出張手配で失敗しやすいこと
出張手配を行う際に、失敗しやすい事柄があります。事前に確認しておくことで、失敗を未然に防ぐことができるでしょう。
出張旅費規程などの社内規定に違反してしまう
企業によって定められている出張旅費規程などの社内規定に違反してしまうケースがあります。例えば社内規定で新幹線や航空機などの座席のクラスが決められているのに、規定とは異なるクラスの座席を予約してしまう失敗はよくあることです。
【関連コラム】
早期割引で手配した後、急な変更時にキャンセル料が高くついてしまう
航空券やホテルなどは、早期割引販売があるため、それを利用して数ヶ月前からできるだけ安価に手配することもあります。しかし、早期割引のチケットを購入した後、仕事の都合で出張の急な日程変更が生じ、チケットをキャンセルする必要が出てくるケースもあります。キャンセル料が高くついてしまい、結局、損につながってしまう失敗もあります。
業務に無駄が発生してしまう
出張手配の一連の業務は、不慣れであると、特に手違いや手配漏れなどが起こりやすいものです。後から慌ててチケットの変更手続きをする必要が出るなどすると、業務に無駄が発生してしまいます。
出張手配を効率的に進めるためのポイント
出張手配を効率的に進めるためのポイントをご紹介します。
出張手配の業務フローを明確にしておく
出張手配の業務フローをあらかじめ明確に定めておけば、迷いなく実施でき、無駄なく業務が遂行できます。マニュアルなどを整備しておくのもおすすめです。業務フローを標準化しておけば、他の担当者も対応しやすくなります。
交通機関や宿泊施設を予約する際にはきちんと変更・キャンセルの条件を確認する
特に、早期割引を利用する場合は、キャンセル料などもよく確認した上で、予約することをおすすめします。急な会議の予定が入って出張日が1日ずれる、飛行機に搭乗する時間を遅らせる必要が出てくる、といったケースは、ビジネスでは珍しくありません。そのような変更が出る可能性も意識しながら手配を行いましょう。
ケースに応じて外部委託する
出張手配業務そのものの負担が大きい場合は、出張手配代行サービスなどを利用して外部委託する方法も一つの手段です。出張で利用する新幹線や飛行機のチケットやホテル予約などを代行して行ってくれるサービスです。また、委託先によっては海外出張のビザ取得のサポートも対応してくれます。検討する際は、自社に必要なサービス範囲と費用対効果を確認することが重要です。
出張手配を効率化するシステムを活用する
出張手配を効率化するための最もおすすめの方法は、出張手配・管理システムを利用することです。オンライン上で移動手段や宿泊施設の予約を完結できるクラウド型のシステムであれば、いつでも、どこからでも手軽に予約を行えます。また、「いつ、誰が、どこに、どれくらいの費用で」といった出張データを可視化できるため、危機管理や、出張旅費の使用状況の把握にも役立ちます。
JTBグループが開発した『J’sNAVI NEO(ジェイズナビ ネオ)』は出張手配・管理システムと経費精算システムがひとつになったソリューションです。新幹線・飛行機・ホテルはもちろん、JTBの法人向けパッケージツアーも予約できるため、出張コストの削減も期待できます。また、手配したチケットの実績データをそのまま経費申請に利用できるため、精算書の入力や、領収書との突合を省力化し、出張後の経費精算業務まで効率化します。また、手配したチケットは法人一括請求となるため、個人立替の削減も実現します。コーポレートカード連携、交通系ICカード連携、会計システム連携機能、電子帳簿保存法対応機能、インボイス制度対応機能など、一般的な経費精算システムが持つ機能も兼ね備えているため、出張旅費以外の経費精算にもお使いいただけます。
出張手配システムを導入するメリット
上述以外にも、出張手配に出張管理システムを導入するメリットは複数あります。
立替精算が不要になる
会社一括請求で手配ができる出張管理システムであれば、交通機関の使用や、宿泊の請求は管理する企業側に1枚の請求書で届きます。そのため、出張者は自分で出張費用を立て替えたり、領収書を管理したりする必要がなくなります。出張先や出張日数によっては、請求額も高額になるため、出張者の負担がなくなる効果は大きいです。また、立替精算をなくすことで、カラ出張などの不正リスクを低減させることができます。
業務効率化
出張管理システムに出張手配を一本化すれば、出張者側は交通機関や宿泊を手配する際、いちいち各予約サイトを見てまわる必要がなくなります。また、手配した内容をシステム上で一元管理できるため、どのサイトで何を予約したかわからなくなる、ということもなくなります。また、管理者側も、各予約サイトをチェックして、適切な価格で手配されているかどうかを確認する必要がなくなるため、双方にとっての業務効率化につながります。
ガバナンス強化
出張管理システムの中には、QUOカードやキャッシュバックといった、出張者への還元があるプランの予約を制限できるものもあり、手間をかけずにガバナンスを強化することができます。また、旅程の一元管理により、故意、また不注意による予約不備やミスも減らすことができます。
まとめ
出張手配は、社員が出張を行う際に必ず行わなければならない業務ですが、複数のステップを踏む必要があるため、出張者の普段の業務を圧迫することがあります。また、事前申請や経費精算においては、承認者や財務経理部門など、出張者以外の社員も関わります。出張手配の一連の流れを効率化したい方は、今回ご紹介したポイントを参考にしてみてはいかがでしょうか。
JTBの出張管理システムについて詳しく見る
出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。
