会社で立替精算を行う場合、最終的には経理上の「勘定科目」に仕訳し処理をする必要があります。社員による精算書類作成、精算処理から上長の承認、経理部門担当者による申請書類チェックといった処理過程でさまざまな人が業務に関わっていますが、お金に関わるためミスが許されません。
立替精算業務は慎重を要する業務の1つなのです。

また、立替精算の期限に関しては、原則として立替が発生した事業年度内に行う必要がありますが、実際には会社によって異なり、一般的には1か月から3か月程度とされています。ただし、特別な理由がある場合は期限の延長も可能とされていることが多く、具体的な期限については会社の規定や取り決めに従う必要があります。

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【令和5年度税制改正】電子帳簿保存法改正でバックオフィス業務はどう変わる？～実務に及ぼす影響を徹底解説！～｜株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

立替精算と仮払精算の違い

立替精算では、社員が業務上で支払った（自己負担した）経費を会社が後日精算（返金）する形になりますが、一方で仮払精算は、会社が社員に業務上必要な支払いを事前に行い、後日、社員が支払った経費との差額を精算する方法になります。つまり、社員が一時的に自己負担する必要があるかどうか、という点が大きな違いと言えます。

立替精算の場合は社員が自己負担で支払うことになるため、支払いが発生する前に会社の承認が必要ですが、仮払精算は会社が事前に支払うため、承認が必要な場合でも支払いが発生する前に行うことができます。

立替精算の処理手順

立替精算の処理を誰がどのような手順で行っているのか確認しましょう。

1. 【精算者】まず立て替えをした社員は該当する領収書、もしくはレシートなどを保管する必要があります。

2. 【精算者】その領収書は、以下の内容が分かるようにします。
（領収書である旨が書いてある /宛名(正式名称) / 金額 / 但書（支払い内容） / 領収書の発行元名と押印 / 領収書発行日付 / 金額が5万円以上ならば収入印紙と割印が必要です。）

【領収書には以下のような記入内容が必要】

立替精算の処理手順-領収書の記入例

3. 【精算者】精算書を起票し、必要な項目を記入した後、上長に提出します。

4. 【上長】上長はその精算書の内容に不備や問題がないかを確認のうえ承認し、経理へ回します。

5. 【経理】経理は金額や仕訳内容などを確認し、承認後に精算者へ支払処理を行います。

立替精算の処理手順をみると、上長や経理部など多くの関係者によって処理されていることがわかります。

立替精算でよくある課題

立替精算は多くの人が業務に関わり、入力作業やチェック作業の負担が重い業務の1つです。ここでは、立替精算における課題を紹介します。

ミスが多く起こってしまう

立替精算時によく起こるミスは、以下があります。

領収書の受け取りを忘れてしまう。
受け取った領収書を申請者が紛失してしまう。
精算書に金額を間違えて記載してしまう。
精算書に間違った領収書を添付してしまう。
申請の期限を過ぎてしまう
上長や管理者の承認を得ないまま精算書を経理に回してしまう。

経理担当者の業務負担が大きい

細かなチェックやミスが許されないため、経理担当者の業務負担が大きくなります。

毎月、立替精算の締切日をアナウンスしないと提出をしてくれない。
精算書と領収書の整合性をチェックしなければならない。
間違った提出物があると、金額の再計算など手間がかかってしまう。
立替精算の多い企業、多い月などは業務量が膨大になってしまう。
立替精算が増えると計上する勘定科目などデータの入力に間違いが発生してしまう。

出張が多い社員の金銭面での負担、手配面での手間が大きい

立替精算は、特に出張時のチケット手配代や出張先で発生する費用により高額になりやすく社員の負担になることがあります。月に数回の出張の場合、社員の立て替えが15万円を超えることも珍しくありません。特に若手社員にとっては負担が大きいものです。
さらには利用する航空券や新幹線、宿泊ホテル代を別々のシステムで予約しなければならず、手配や手続きにかなり時間がかかっていると感じている社員もいるのではないでしょうか？

出張にかかる費用の立て替えが大きな負担になる
出張が多く拠点に戻れない状況が続くと、精算が遅れかねない
航空券や新幹線、宿泊ホテルを別々のシステムで予約しなければならない

このように、立替精算は申請する側も、経理担当の方にも大きな負担がかかる業務となり、生産性のアップを阻害する要因の1つとなります。

従業員と経理の立替精算の業務負荷を改善する方法4選

立替精算の業務負荷を改善する方法は4つあります。

コーポレートカード（法人用クレジットカード）の導入

法人用のクレジットカードを導入することで、社員による立替精算をなくすことができます。

メリット：クレジットカードを導入するのみなので、手間がかかりません。

デメリット：個人が持つクレジットカードと違い、年会費がかかることが多いです。また運用ルールを決めておかないと、社員の判断で決済してしまい、予想外の金額が引き落とされるなどのトラブルが発生してしまう可能性もあります。どこまでコーポレートカードで決済して良いのか、事前申請を必要とするのかなど、社内でしっかりと運用ルールを決めておく必要があります。

人的リソースの増員

現状のリソースでは足りていない場合には追加の人員を雇う手段もあります。

メリット：経験者であれば、業務処理量が大幅に増えます。

デメリット：採用までの期間がどのくらいかかるのか、また、採用できたとしても社内になじめず離職するなどコントロールできない要素が多くなります。

経費精算業務などを外注化

経費精算の業務のみを外注することで社内のリソースを使わずに生産性を上げることができます。

メリット：外注するので、社内のリソースが奪われません。

デメリット：外注費用がかかります。また、何かトラブルがあった際には、責任の所在が曖昧になる可能性があります。

経費精算システムの導入

業務負荷を劇的に減らし、生産性を上げる方法としてもっとも効率が良いのは経費精算システムの導入です。

メリット：システム化により入力ミスを最小限に減らし、申請や承認にかかる時間やコストも大幅に削減することができるため、申請者や経理担当者の業務負担が軽減されます。

デメリット：導入コストや運用費用が発生します。ただし、生産性の向上を鑑みれば費用対効果が高い場合が多いです。

立替精算をなくすことによるメリット

上記の改善を実施し、立替精算の頻度を減らしたり、なくしたりすることで以下の3つのメリットがあります。

時間やコストの削減

立替精算には申請者と経理担当者それぞれに作業が発生するため、そこでは時間やさまざまなコストがかかってしまいます。しかし、上記改善案などを実施し立替精算の頻度を減らすことが出来れば、大きなコスト削減につながります。また無駄な作業もなくなることで、浮いた時間を違う作業にあて、そこに削減した分のコストを投入することなどもできます。

管理部門での一括管理が可能

立替精算は従業員が申請し、経理部門が処理するのが一般的ですが、立替精算をなくすことができれば、経費の処理を経理部門で一括管理することができます。立替精算ではミスがあれば申請者に連絡し修正依頼をする必要があり、会社全体の経費の正確な把握に時間がかかってしまうこともあります。経理部門で経費の一括管理をすることができれば会社全体の正確かつ迅速な数値把握につながり、経営管理がしやすくなります。

不正リスクへの対応

立替精算は、従業員による紙の領収書精算がほとんどのため、どうしても不正リスクが発生しやすくなります。しかし立替経費精算自体を減らしたりなくしたりすることで、不正の発生リスクも減らすことができます。不正を起こさせない環境づくりも企業の課題ですので、立替精算の改善はその点でも行うメリットがあります。

立替精算が不要になる経費精算システム「J’sNAVI NEO」とは

JTBグループが提供する「J’sNAVI NEO」は、経費精算や立替精算業務のDX化を実現する経費精算システムです。このシステムは、あらゆる経費精算のペーパーレス化はもとより、社員と経理の負担が大きい立替精算をそもそも不要にすることができます。従来の経費精算システムとは違い、3つのメリットがあります。

複雑な承認ワークフローも社内規定に合わせてカスタム設定できる
出張手配管理機能で、立替精算をそもそも不要にできる
法人割引チケットで出張の直接コストを削減できる

立替精算が不要になる仕組みを詳しく解説します。
J’sNAVI NEOは、出張時の航空機・新幹線などの国内外のチケット手配やホテル予約を同一システム上で手配から精算までできます。システム上で手配したチケットは会社に一括請求されるため、出張者の業務の手間が軽減され、立替の負担もなくなります。また、社員の立替がなくなることにより、現金の用意や受け渡しも不要になるため、経理担当者の業務効率化にもつながります。

経費関連業務のペーパーレス化やデジタル化を検討する際は、立替精算を不要にできる出張関連の業務も見直すことをおすすめします。単なるデジタル化に留まらず、「経費精算業務のDX化」を実現できるのです。

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電子帳簿保存法の対応で立替精算はさらに効率化できる

2022年1月に施行される電子帳簿保存法の改正によって、これまで必須とされていた領収書や請求書などの紙保存が不要になります。また、経費精算システムと合わせ導入することで、社内のペーパーレス化を促進し、さらなる業務効率化に貢献します。
特にテレワークなどがあたりまえになることで、わざわざ出社をして領収書などを提出するなどの業務が不要になります。それにより、精算者、承認者、経理部の生産性アップは確実となります。

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まとめ

立替精算は煩わしい作業が多く、社員も経理部門も業務負荷がかかっています。また、社員が一時的に支払う金額が多くなりやすく、不正が起きやすいため精算内容のチェックに細心の注意を払わなければなりません。
これらを解決しつつ業務の効率化を行うのであれば、出張時の立替精算をゼロにできる経費精算システムを導入することが解決の近道です。

以下の図は、どの部署の効率を上げることがもっとも有効な生産性の向上につながったかを示しています。

※出典：中小企業庁「中小企業白書」（第2-4-3図「業務領域別の IT 導入比率」）
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf

グラフを見ると、経理部門にITを導入した企業の70%以上が効果を実感していることがわかります。

この機会に経理部門のIT投資（経費精算システムへの投資）を行い、経理部だけではなく、会社全体の生産性アップを検討することをおすすめします。

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出張の周辺業務を効率化するための3つのポイントと、具体的な実施方法をご紹介します。

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