「経費で落とす」とはどういうことか？

2024-09-17 02:58編集部

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飲み会などの際に「経費で落とすから大丈夫」そういう言葉を耳にする機会も多いのではないでしょうか。話の流れなどから、良いこと・得をすることといったイメージを持たれる方も多いでしょう。「経費で落とす」とはどういう意味なのか、「経費で落とす」ことによりどのようなメリットがあるのか、経費について解説します。

目次[非表示]

1.「経費で落とす」とは
2.経費で落とせるものには何がある？
3.経費にならないものとは
4.経費か、そうでないかを判断
5.「経費で落とす」ことのメリット
6.「経費で落とす」ことのデメリット
7.「経費で落とす」ための条件
8.「経費で落とす」際の注意点
9.まとめ

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「経費で落とす」とは

経費とは事業を行い、収入を得るためにかける費用のことをいいます。商品仕入れなど収入を得るために直接支払いをした費用や管理などにおいて業務上かかった費用に分けられます。

「経費で落とす」という言葉は経費として計上することを意味する言葉であり、収入を得るために使った支出以外は経費にはなりません。また、「経費で落とす」といってもお金は支払われるわけであり、お金がかからないという意味でもありません。

たとえば、飲食店で取引先の人と会って食事をしたとします。このときに仕事の話をした場合、「経費で落とす」ことができると考えてよいでしょう。しかし、単に仕事中に一人で昼食をとったという場合は基本的には経費として認められません。ただし、飲食店を取材しているライターが、取材先で取材を目的として食事をとった場合などは経費として認められる可能性があります。

「経費で落ちる」という明確な線引き、基準は存在しませんし、会社によって額と対象も違いますが、一般的な常識の範囲内であれば、経費として計上することが可能です。

経費で落とせるものには何がある？

「経費で落とす」という言葉は、主に業務を遂行するうえでかかった費用に対して使われます。下記に経費として落とせるものの一例を挙げます。

旅費交通費：業務上必要な移動手段を利用した際にかかる費用（バス・電車・タクシーなど）
出張費：出張の際の往復の交通費・宿泊費・出張手当など、出張にかかる費用
研修費：業務上必要な研修に参加した際の費用
接待交際費：業務に関する飲食など接待にかかる費用
福利厚生費：従業員の福利厚生にかかる費用（従業員の親族などへの慶弔費を含む）

このほかにも、消耗品や通信費など事業に関連する支出であれば「経費で落とす」ことが可能です。

【参考】

節税にもつながる！旅費交通費の経費計上で注意が必要なポイントとは

経費にならないものとは

経費として落とせない費用もありますので、確認していきましょう。

●事業運営に必要のない費用

個人的に購入した物の費用や、飲食代などは経費になりません。事業運営に関係せず、会社の売上につながらないものは、経費にはならないので注意しましょう。

●法人税

会社が支払う義務のある法人税については、「法人税、住民税及び事業税」という勘定科目で計上はしますが、経費としては扱うことはできません。また個人事業主の場合、所得税や住民税などを支払う義務がありますが、これらも経費として計上することはできません。

●借入金の返済など

借入金の返済のために行った支出は経費として処理できません。また、テナントとして入居するときに支払う保証金も同様に経費処理ができません。ただし、借入金の利息は経費処理や保証金のうち退去時に返金されない保証金があればその費用は経費で処理できます。

●役員給与・賞与の支給

役員の給与は原則として経費処理ができません。ただし、社員への給与と同様に毎月同じ額を支給し、その金額が通常認められる範囲の金額であれば経費処理ができます。また、役員に対する「賞与」も原則として経費処理はできませんが、届け出を行うことで経費処理できる場合もあります。

経費か、そうでないかを判断

●支出金額が常識の範囲内であること

大前提ですが、事業運営に必要な経費だったとしても一般的な常識を超えた金額は経費として認められません。例えば、高額な飲食代や、高級ホテルでの宿泊代などは常識を外れていると判断され経費として計上できない場合があります。

●事業運営に関わる経費であると証明できる資料があること

取引先との食事代や、取引先へ行く出張費用などは事業のために必要な経費と認められますが、それを客観的に証明できる資料がない場合、それが事実であったとしても税務署から経費として認められない場合があります。

●支出が期間損益に対応した経費であること

企業の会計処理は、会計期間を区切り損益計算を行うため、収益と費用はその発生した期間に正しく処理するという費用収益対応の原則があります。

そのため、会社の状況によって経費を計上する期を後にずらしたり、前倒ししたりすることはできないので、事業運営に必要な経費だったとしても、費用収益対応の原則に当てはまらなければ、その経費は計上できないことになります。

「経費で落とす」ことのメリット

どのような事業においても利益が上がらなければ経営は成り立ちません。しかし、利益がある以上、税金を納める必要があります。税金の額は利益によって変わってきますので、基本的には利益が上がることにより税金は増えていきます。

企業が営業活動をすることにより生み出された成果は収益といい、収益から経費を差し引いた額が利益となります。すなわち経費が大きければ利益は下がることになります。なにかを経費で落とした場合、経費として計上できる額が増えることとなり、利益は減少します。

つまり、経費(支出)が増えることにより利益は減少し、結果的には節税につながります。

「経費で落とす」ことのデメリット

経費が増えることにより節税につながると考えると、「経費で落とす」ことは良いことのように思えます。しかし、「経費で落とす」といっても出費が増えることに変わりはありません。たとえ、節税につながったとしても、経費が増えすぎると赤字になってしまうことも考えられます。

また、経費としてふさわしくないものまで経費として計上することにより脱税を疑われる可能性もあります。「経費で落とす」際には、経費として正当なものかどうかを十分に判断する必要があります。不安がある時は税理士に確認するのが良いでしょう。

「経費で落とす」ための条件

経費になるかどうかという基準は「そのお金が仕事に使われたか」ということになります。また、経費として計上する以上、その証拠を残すことも必要となってきます。

「経費で落とす」ためには税法上、必要な書類を保存しておかなければなりません。経費として計上するために領収書やレシートをしっかりと保存しておくようにしましょう。日付や名前、金額などの記載も忘れずに確認してください。

また、経費として計上できる支出であっても交通費にかかる費用などは領収書もレシートもないというケースもあるかもしれません。そうした場合は出金伝票に記入し管理します。

「経費で落とす」際の注意点

経費で落とす際の条件として必要な書類の保存について説明しましたが、経費で落とす際の注意点も覚えておきましょう。

●経費の不正・架空計上

経費で落とすことで企業としては節税にもつながるため、なるべく多く経費で落とそうと考えた結果、実際には使用していない経費を使用したことにして経費として計上するケースも少なくありません。特に接待費などは不正計上されることが多い勘定項目になります。経費の不正計上、架空計上は犯罪であり、税務調査などで発覚した場合には、過少申告加算税のペナルティや、悪質とみなされた場合には重加算税が課されることもあり、会社の信用にも関わることになりますので注意が必要です。

●すべて経費で落とせるわけではない

前述している通り、経費で落とせる勘定項目は決まっておりますが、その勘定項目であれば何でも経費で落とせるわけではありません。

会社の業務において必要な支出が経費として計上でき、例えば業務に関係のない個人で使用した接待費などは領収書を提出したとしても経費計上の対象にはなりません。

なんでも経費計上できると勘違いしている従業員もいますので、会社内で経費で落とせる支出は何かを明確にし、従業員に周知することはリスク管理の面でも重要です。