出張精算を効率化する3つのポイント

アフターコロナの時代となり、国内外の人の移動が活発化してきました。（株）JTBビジネストラベルソリューションズ（以下JTB-CWT）の実績では、2022年度の国内出張における年度別取扱額もコロナ前の2019年度比の約79%となっており、出張需要の回復が伺えます。

さて、出張が増えてくると、企業の課題となってくるのが出張精算の効率化です。新幹線・飛行機・ホテルなどの旅費交通費にはじまり、出張先での近隣交通費、接待費など、様々な経費が発生する出張後の精算業務は、出張者・承認者・出張管理担当者・経理担当者など、社内の多くの部門にとって負担となります。

そこで今回は、そんな出張精算を効率化するための3つのポイントをご紹介します。電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の施行で、経費精算業務がより煩雑になることが予想される今だからこそ、ぜひ一度ご覧ください。

POINT01 出張旅費の個人立替を削減する

出張旅費の個人立替削減には、「出張手配をビジネストラベルマネジメント会社に一本化する」ことが有効です。ビジネストラベルマネジメント会社であれば、基本的に会社一括請求にて出張手配ができるため、個人立替自体をなくすことが可能です。出張手配管理ソリューション『B+PLUS(ビープラス)』であれば、豊富なチケットコンテンツをオンライン予約かつチケットレスで利用でき、会社一括精算が実現します。また、経験豊富なプロによるコンサルティングを受けることも可能です。

POINT02 出張先での経費の個人立替を削減する

出張先での経費の個人立替を削減するには、会社決済型のコーポレートカードの活用が有効です。ただ、この方法を聞いて、「全社員にコーポレートカードを持たせるなんて不正利用のリスクが高くてできない」と思った方も多いのではないでしょうか。

その場合は、コーポレートカードとビジネスプリペイドカードを併用するという方法がおすすめです。ビジネスプリペイドカードであれば、管理者側で入出金の管理ができ、利用者は入金額以上の支払いができないため、 不正リスクを低減できます。そのため、コーポレートカードを持っていない社員や社外スタッフには、ビジネスプリペイドカードを使用させることで、コーポレートカードだけでは埋められない個人立替削減の穴を塞ぐことができます。

POINT03 出張精算書の作成、チェックを効率化する

紙やExcelで出張精算をしている場合

紙やExcelで出張精算をしている場合は、出張のチケット実績データ連携や日当計算の自動化ができる経費精算システムの導入が有効です。飛行機や新幹線、宿泊先の利用実績データ（利用日やサービス名、区間、運賃種別、プラン名など）を出張精算書に取り込むことができれば、手入力しなければならない項目が大幅に減り、精算書の作成にかかる時間を短縮できます。また、記入ミスも削減されるため、管理者のチェックや差戻しの負担も軽減されます。

さらに、利用実績データの活用はカラ出張や領収書の改ざんなどの不正防止にもつながります。カラ出張をさせないために出張の証拠を提出させている、という企業であっても、正規料金で予約をして領収書を取得した後でキャンセル払い戻しを受け、割引料金で再予約・利用をして差額分を出張者が懐に入れていた場合、その事実を見つけるのは難しいのではないでしょうか。「実際に利用したデータ」であれば、こういった見つけづらい不正も防止できます。

また、日当計算をサポートする機能があれば、出張精算書の作成・チェック時に、規程をいちいち見返して計算する必要がなくなるため、出張者と管理者の両方の負担を軽減できます。改正電子帳簿保存法やインボイス制度施行のあおりを受け、急いで経費精算システムの導入を検討する企業様も多いと思いますが、出張精算に課題を抱える企業においては、知名度や価格だけでなく、上述の機能を持っているかという観点を持っておくことをお勧めします。特に日当計算をサポートする機能については、機能として持っている製品は多いものの、どこまで細かい規程に対応できるかは製品ごとに異なるため、 事前に自社の規程と照らし合わせ、対応可否を確認することが大切です。

また、POINT02でご紹介したコーポレートカードの利用がある場合は、利用中のコーポレートカードを連携できるかの確認も重要です。

経費精算・出張管理ソリューション『J’sNAVI NEO(ジェイズナビ ネオ)』であれば、出張の事前申請～手配～精算までワンストップで行うことが可能です。また、細かい出張規定にも柔軟に対応でき、これまでシリーズ累計で800社100万ユーザの導入実績があります。コーポレートカード・ビジネスプリペイドカード連携、交通系ICカード連携、スマホアプリ対応、会計システム連携機能、電子帳簿保存法対応機能、インボイス制度対応機能など、一般的な経費精算システムが持つ機能も兼ね備えており、出張旅費以外の経費精算にも対応しています。

経費精算システムやワークフローシステムで出張精算をしている場合

経費精算システムやワークフローシステムを利用している場合、紙やExcelの運用と比べると、既にある程度の精算業務の効率化はできているかと思いますが、出張精算書の作成に関しては、まだ手入力が残ってしまっているケースが多く見られます。

出張精算の更なる効率化を目指すのであれば、ご利用中の経費精算・ワークフローシステムへの出張のチケット実績データ連携が有効です。 経費データ連携プラットフォーム『J’sNAVI Jr.(ジェイズナビ ジュニア)』であれば、『B+PLUS』で手配した飛行機や新幹線、宿泊先の利用実績データ（利用日やサービス名、区間、運賃種別、プラン名など）や、コーポレートカード・ビジネスプリペイドカードの利用明細データをご利用中の経費精算・ワークフローシステムへ取り込み、精算書の作成に活用することが可能です。そのため、ご利用中のシステムのリプレイスをしなくても、経費精算業務の負担を軽減できます。また、「実際に利用したデータ」のため、カラ出張や領収書の改ざんなどの不正防止にもつながります。

まとめ

ここまで出張精算を効率化する3つの方法をご紹介してきましたが、ご自身の企業の状況はいかがでしょうか。出張手配の一本化やコーポレートカードの利用は既にできていても、経費精算システムへのデータ連携はまだ取り組んでいない企業が多いかと思います。

出張精算は関わる部署が多い分、効率化できれば人件費削減や離職率の改善も期待できます。また、今回ご紹介した方法は不正リスク低減にもつながりますので、3つ全てを実施することを検討してみてはいかがでしょうか。