経理業務をアウトソーシングする メリットや注意すべきポイントは？
経理業務をアウトソーシングする手法として、一部だけでなく、全業務プロセスをトータルでアウトソーシングする「BPO」が注目されています。
そもそもBPOサービスとはなんでしょう。経理業務をBPOを導入メリットと共に、注意すべきポイントを解説します。
経理業務のBPOとは？
BPOとは、「Business Process Outsourcing」の略称で、企業が業務を外部の業者にアウトソーシングする手法の一つです。企画・設計、導入、準備、運用に至るまで、トータルで外部に委託することがBPOの特徴であり、従来の単発で一部の業務をアウトソーシングする方法とは異なるものです。
BPOサービスはアウトソーシングの一種でして、自社で行っていた業務の一部を外部の会社/スタッフに委託して行ってもらうことのがアウトソーシングの基本定義ですが、BPOの場合は業務を代行するだけではありません。経営戦略の一環として業務全体を一つのパッケージとして請け負い、効率化や標準化などの課題解決にも取り組み、業務改革のタイミングで、経理作業や会計業務などが対象業務で専門性の高いBPOサービスを提供している会社に委託するケースが多いです。
経理業務におけるBPOとは、常時発生する日次、月次、年次に関する全体的な経理業務を長期間、継続的に任せることを指します。
例えば、経理業務全般をBPOする、給与計算の一連業務のみをBPOする、というようにです。
経理業務をBPOにする企業が多い理由
経理業務は、多くの企業でBPOが利用されています。なぜ経理業務はBPO利用企業が多いのでしょうか。その第一の理由として考えられるのが、経理業務が直接的に利益を生み出す業務ではないということです。
間接部門である経理の業務に人的コストをかけるよりも、経理の道のプロフェッショナルにすべてを委託し、長期的に業務を行ってもらうことは、自社の経営面、コア業務効率化においては有益なことです。
どの企業も収益効率化を図る必要がある今の時代に、経理業務のBPOはニーズに合っているといえるのです。
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経理業務のBPOを行うメリット
経理業務のBPOを行うことは、企業にメリットをもたらします。そのメリットをさらに具体的に確認しておきましょう。
●人的コスト削減
前述の通り、自社の経理人員を削ることができることで、人的コストが削減できます。そもそも経理業務は繁忙期と閑散期の差が激しい業務であり、繁忙期に備えて多くの経理担当者を雇うことは、閑散期に不要な人材を抱えるリスクがありました。BPOならその課題が自ずと解決されます。
●法改正などに対応する必要がない
経理業務に関する税法などは、しばしば改正があるため、常に最新情報を追い、対応していく必要があります。その点、BPOであれば、委託先のスペシャリストにそうした最新の対応も任せられます。
●伝票の付き合わせ・経費精算などの煩雑な作業も任せられる
経理業務の中で、特に煩雑になりがちなのが伝票の付き合わせ・経費精算などの業務です。BPOにより、こうした作業が不要になることで、業務負担が軽減します。また経理のスペシャリストに委託することで、ミスも防止できます。
●リスク回避
経理業務につきまとうリスクといえば、横領や情報漏えいなどです。また、経費の不正申請なども懸念されます。経理のスペシャリストに委託することで、こうしたリスクを回避することができると考えられます。
●経営のスピード化
BPOは、経理業務に限らず、経営のスピード化というメリットが得られる可能性があります。なぜなら、一連の業務をアウトソーシングすることで、自社はコア業務に専念することができることから、経営に関してもスムーズにいくと考えられるためです。
経理業務のBPOを行うときの注意すべきポイントは？
一方で、経理業務のBPOを行うときに、注意すべきポイントがいくつかあります。
●情報漏えいのリスクがある
経理業務で取り扱う情報はすべて重要な情報です。また、経営に関する情報や機密情報を知り得てしまう可能性もあります。委託先の業者は、信頼のできる業者でなければ、情報漏えいのリスクが大きくなってしまいます。業者選びは、特に慎重に行い、情報管理の徹底も必要不可欠です。
●必要なときにすぐに対応してくれるとは限らない
経理関連で何かトラブルが起きた際に、すぐに対応してほしいときなどに、BPOを行っていると、その委託先業者が自社の経理担当者のようにすぐに動いてくれるとは限りません。委託する業務はどこからどこまでなのかということは、何か問題が起きたときのことを想定し、慎重に決定、委託する必要があります。
●社内に業務フローや方法、知識が蓄積されない
BPOで経理業務を委託すると、法改正などに対応しなくて済むというメリットもありますが、反面、そうした情報や、その他の経理関連の業務フローやノウハウが社内に蓄積されていかないという懸念点があります。業務委託先に常に情報共有を行ってもらうなどする方法も考える必要があります。
まとめ
経理業務のBPOは、多くの企業で行われています。その背景には、コスト削減や業務効率化、経営のスピード化といったメリットが得られるところが大きいでしょう。
その他にも多くのメリットがある反面、注意すべきポイントもあります。経理業務のBPOを始める際には、これらのポイントも十分踏まえながら検討するのをおすすめします。
