経費管理業務とは？ その必要性とポイントを解説

経費管理業務は、会社における利益確保のために必要不可欠といえる業務です。同時に、注意点も多くあることから、適切な管理をしながら効率的に進める必要があります。
経費管理業務の概要とともに、効率的に進めるための経費管理システム活用のメリットもあわせてご紹介します。

経費管理業務の必要性

経費管理業務とは、従業員の経費の使用を管理したり、不正な経費使用を防いだりと、重要な会社資産を管理する業務のことです。

経費は会社の支出であることから、その使用内容の精査や正確な管理が重要なのは言うまでもありません。
そして経費管理は、次のことに役立ちます。

経営分析を正確にする

経費管理が業務としてきちんと行われていれば、正確な経営分析に役立ちます。月ごと、年ごとにどのくらいの利益があり、どのくらいの経費を何に使っているのかなど、正確な情報が、経営分析には必要不可欠といえます。

資金需要を予測する

経費管理がしっかりできていれば、企業活動において必要となる資金の需要を予測できます。会社の資金は、運転資金、設備資金、その他の資金の3つに分類することができ、どの資金がどのくらい必要なのか実績から予測し、予算計画を立つことができます。

会社財産を守る

社員が必要経費だといって、何でも自ら経費として購入できるようにしてしまうと、当然、会社の財産が浪費されてしまうリスクがあります。経費管理業務は社員の経費の使用状況を管理し、会社財産を守るのに必要不可欠です。

経費管理業務の注意点

経費管理業務は経営や財産管理に直結することから、注意点も多くあります。主な注意点をご紹介します。

経費申請は正しいか

経費管理業務は、毎月の経費の計上を確実に行うためにも、社員からの経費申請や立替金などのやりとりを確実かつ正確に行う必要があります。正しい金額を、正しい方法で経費申請されているかどうか、注意が必要です。

会社の経費としての妥当性

申請を受けた経費などについては、会社の経費としてふさわしいかどうかを、その都度判断することが求められます。

立替金の入金は迅速に

社員が経費を立て替えた場合、実際に使用された日から入金までのタイムラグを短くすることが、会社として欠かせません。「借り入れ」という状態を素早く解消することは会社にとって欠かせません。

経費管理の方法

経費管理は、現在、一般的に次の3つの方法があります。

エクセルで管理する

経費が発生したら一度エクセルで作成した仕訳帳に記帳し、総勘定元帳や現金出納帳に転記する方法です。

会計ソフトで管理する

市販の会計ソフトを利用する方法です。ソフト上の仕訳帳に入力することで総勘定元帳に自動転記されるのが一般的です。

自社開発のシステムで管理する

自社で経理システムを開発して経費管理を行うケースもあります。

経費管理システムで管理する

市販の経費管理システムを活用する方法です。経費管理システムとは、交通費や出張経費などの申請承認、立替金の精算など、煩雑になりがちな経費精算業務を便利に効率化できるよう設計されたシステムのことです。

経費管理システムの活用

先にご紹介した経費管理の方法のうち、経費管理システムを活用すると、次のように様々なメリットがあります。

短時間で経費精算が可能

例えば、定期区間が自動控除される機能などの経路計算が効率化したり、領収書の自動入力機能によって経費の手入力の手間が削減されたり、承認フローが効率化されたりなど、時短、効率化が実現します。また、会計ソフトとのデータ連携が可能であることも注目したいポイントといえるでしょう。

社内承認と同時に経費計上が可能

従来の経費申請、承認フローにおいては、申請してから承認までのタイムラグがあり、経費管理側は常に承認状況を把握している必要があります。その点、経費管理システムで社内承認と同時に経費計上が済むことで、経理業務の生産性が向上することが期待できます。

承認設定で適正な経費管理が可能

経費管理システムでは、承認設定を行うことができることから、適正でない経費の使用を抑制することができます。

予算管理が可能

期や年などで予算の登録を行うことで、セグメントごとの予算管理や集計ができます。目標と進捗が明確になることで、部門ごとに経営戦略を達成しやすい環境を構築できるといえます。また、「いつの間にか経費を使いすぎていた」といった事態を避けるために、経費精算時に一定の残高に到達した場合にアラートを出す機能を活用しましょう。

まとめ

経費管理業務は、会社における利益確保のために必要不可欠な業務です。経営や財産にかかわることから、非常に重要な業務といえます。
正確かつ効率的に経費精算業務を行うためには、自社の状況や課題に合わせた経費管理システムを選ぶことが重要になります。良いシステムは承認プロセスの可視化や社員の申請業務から承認者の承認業務負担の軽減などのメリットがあります。
出張が多い会社は、出張管理機能が付いた経費管理システムを選ぶとメリットが大きいでしょう。出張管理を効率化しながら、経費管理を適切に行うことが可能です。