経費不正チェックのポイントとは？承認・監査時の確認項目を解説

経費不正は、申請内容だけでは判断しにくいケースが少なくありません。防止のためには、承認・監査の段階で申請内容と実際の利用状況、社内規程との整合性を確認する体制づくりが重要になります。

本記事では、経費不正チェックでよくある課題と、確認したいチェックポイントを解説します。

経費不正を防ぐには承認・監査時のチェックが重要

経費不正は、申請内容だけでは判断できないケースが少なくありません。例えば、実際には出張していないにもかかわらず経費を申請する「カラ出張」は、申請内容だけでは利用実態との違いに気付きにくいものです。また、規程の理解不足による誤申請や、入力ミスが含まれている場合もあります。

さらに、経費申請の件数が増えるほど、承認者が短時間で多くの申請を確認しなければならず、見落としが発生するリスクも高まります。そのため、承認・監査の段階では、申請内容だけでなく、実際の利用状況や社内規程との整合性まで確認することが重要です。

適切なチェック体制を整えることで、経費不正や誤申請の早期発見につなげやすくなります。

経費不正チェックでよくある課題

経費不正のチェックにおいては、申請件数の多さや承認者の判断、確認方法などに起因する課題が生じやすくなります。特に、経費申請を目視で確認している企業では、担当者の負担が大きくなり、チェックの精度を維持することが難しくなる場合もあります。

ここでは、企業が直面しやすい主な課題をご紹介します。

経費件数の増加で十分な確認時間を確保しにくい

出張や経費申請の件数が増えるほど、一件ずつ申請内容を確認する作業の負担も大きくなります。件数が多い時期には、一つの申請にかけられる時間が限られ、確認すべき項目を十分にチェックできない場合もあるでしょう。

特に、申請内容だけでなく領収書や社内規程などとの照合が必要になると、確認作業にさらに時間がかかります。

承認者によってチェックの精度にばらつきが生じやすい

承認者ごとに判断基準や確認するポイントが異なる場合、チェックの精度にばらつきが生じやすくなります。例えば、ある承認者は細かく確認していても、別の承認者は申請金額や勘定科目など一部の項目だけを確認するといったケースも考えられます。

このように承認者の経験や判断に依存した運用では、担当する方によって確認結果が変わる可能性があります。

目視確認だけではミスや不正を見落とす可能性がある

経費申請を目視だけで確認していると、確認漏れが起きやすくなります。特に、申請件数が多い場合は、一つひとつの内容を細かく確認することが難しくなるでしょう。

また、意図的な不正だけでなく、入力ミスや規程の認識違いによる誤申請も見逃してしまう可能性があります。

経費不正を防ぐために確認したい4つのチェックポイント

経費不正を防ぐには申請内容だけでなく、社内規程との整合性や入力内容、実際の利用状況などを多角的に確認することが重要です。

特に出張経費では、カラ出張などを防ぐため、出張予約の実績と経費申請の内容が一致しているかを確認することも求められます。

ここでは、経費不正を防ぐために確認したい4つのポイントをご紹介します。

1.社内規程や承認フローに沿って運用されているか

旅費規程や経費規程など、社内で定めたルールが遵守されているかを確認することが基本です。例えば、宿泊費や交通費が規程で定めた上限額を超えていないか、必要な承認を受けているかなどをチェックします。

また、規程上の例外に該当する申請については、適切な承認を受けた記録が残っているかも確認しましょう。承認フローに沿った運用ができているかを定期的に確認することで、ルールから外れた申請を把握しやすくなります。

2.手入力や転記が原因となるミスや重複申請はないか

経費申請において、金額や日付、利用先などの入力ミスが発生していないかを確認します。また、同じ領収書を使った重複申請や、過去に申請した経費を再度申請していないかなどもチェックすることが重要です。

さらに、手入力や転記の作業が多いほど、入力ミスや確認漏れが発生する可能性も高まります。手作業に依存している業務を見直し、データ連携などにより入力を自動化することで、ミスの発生要因そのものを減らすことにもつながります。

3.定期的に経費データを分析・モニタリングできているか

個々の申請を確認するだけではなく、経費データを定期的に分析し、不自然な傾向や例外的な申請がないかを確認することも重要です。例えば、特定の従業員だけ経費の申請額が突出している、同じ内容の申請が繰り返されているといった傾向を把握します。

定期的にデータを分析・モニタリングする仕組みを整えておけば、通常とは異なる申請を早期に発見し、必要に応じて詳しく確認しやすくなります。

4.出張予約データと経費データを照合できているか

出張経費については、出張予約の実績と経費申請の内容が一致しているかを確認します。例えば、予約された出張の日程や宿泊先と、申請された交通費・宿泊費の内容に相違がないかを照合することが重要です。

また、出張のキャンセルや日程変更、宿泊先の変更などが発生した場合、その内容が経費申請に適切に反映されているかも確認しましょう。予約データと経費データを照合できる環境を整えることで、申請内容と実際の出張状況との乖離を把握しやすくなります。

ビズバンスJTB経費データ連携で経費管理の精度向上と効率化を支援

「ビズバンスJTB経費データ連携」は、各種経費データを経費精算システムへ連携し、経費精算業務の効率化だけでなく、承認・監査時の確認負担軽減や経費チェックの精度向上を支援するサービスです。法人カードの利用データも連携でき、カードの利用実績を経費管理に活用できます。

出張経費については、「ビズバンスJTB出張予約」の予約データを経費精算システムへ連携できます。出張予約データを経費精算に活用できるため、手入力や転記の作業を減らせます。

さらに、連携したデータをもとに承認・監査を行いやすくなるため、経費不正のチェック体制を整えるうえでも役立ちます。手作業による確認負担を軽減しながら、経費チェックの効率化と精度向上を目指せる点が特徴です。

まとめ

この記事では、経費不正チェックで生じやすい課題や、経費不正を防ぐためのチェックポイント、経費データ連携によるチェック業務の効率化について以下の内容を解説しました。

• 経費申請の件数が増えると確認時間を確保しにくくなり、承認者によってチェックの精度にばらつきが生じるなどの課題がある
• 経費不正を防ぐには、社内規程や承認フロー、入力内容、経費データの傾向、出張予約と経費申請の整合性などを多角的に確認することが重要
• 出張予約データや経費データを連携・照合することで、申請内容と利用実績の整合性を確認しやすくなる

経費不正を防ぐには、申請内容だけでなく、社内規程との整合性や実際の利用状況まで確認できるチェック体制を整えることが重要です。特に申請件数が多い場合は、目視確認だけに頼らず、データを活用して効率的にチェックできる環境を整えることが求められます。

また、出張予約データと経費データを連携・照合することで、申請内容と実際の利用状況との違いを把握しやすくなります。自社の経費管理における課題に合わせて、チェック方法やデータ連携の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。

『株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ』では、法人向けサービス「ビズバンスJTB経費データ連携」を提供しています。出張予約データと経費データを連携し、手入力や転記の負担を抑えながら、経費申請の確認や承認業務を効率化できます。出張実績と経費申請の内容を照合しやすくなるため、経費不正のチェック体制を整えたい企業さまにも活用いただけます。

経費チェックの効率化や経費不正の防止に向けた運用体制の整備をご検討中の企業さまは、ぜひ活用をご検討ください。

よくある質問（FAQ）

経費不正のチェック方法や担当者、効率化のポイントなどについて疑問を持つ方もいるでしょう。ここでは、経費不正チェックに関してよくある質問と回答をご紹介します。

Q.経費不正にはどのようなケースがありますか？

架空請求や私的利用の経費計上、重複申請、水増し請求、実際には出張していないにもかかわらず経費を申請するカラ出張などがあります。また、規程の理解不足や入力ミスによる誤申請も発生するため、不正だけでなく誤りも含めて確認することが重要です。

Q.経費不正チェックは誰が行うべきですか？

申請者だけでなく、承認者や経理担当者など複数の立場で確認を行うことで、不正やミスの見落としを防ぎやすくなると考えられます。

Q.経費不正チェックを効率化するにはどうすればよいですか？

手作業だけに頼るのではなく、出張予約データや経費データを連携し、確認作業を効率化できる仕組みを取り入れることが有効です。

Q.経費データを経費精算システムに連携するメリットは何ですか？

予約情報や経費データを経費精算システムに連携することで、承認・監査時の確認作業を効率化できます。あわせて、入力ミスや確認漏れの防止にもつながることが期待されます。