経費精算に交通系ICカードは使用できる？気をつけるポイント・仕訳例をご紹介

出張や外出が多い企業では、電車やバスの利用に交通系ICカードを使うケースが一般的になっています。一方で、「交通系ICカードは経費精算に使えるのか」「チャージ分はどのように精算すればよいのか」といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

交通系ICカードは便利な反面、精算ルールや管理方法を誤ると、申請ミスや経理処理の負担増、さらには不正につながるリスクも潜んでいます。

この記事では、交通系ICカードを経費精算に利用できる条件やメリット、運用時の注意点、仕訳例などをご紹介します。

経費精算で交通系ICカードは利用可能？

交通系ICカードは、経費精算に利用可能です。例えば出張時の電車・バス利用については、ICカードの利用履歴（利用日・区間・金額）を証憑として提出することで精算できます。

利用履歴は、駅の券売機やWEBサービスで印字する方法のほか、カードリーダーを使ってICカードのデータを読み取り、経費精算システムに取り込む方法などがあります。

ただし、交通系ICカードは日常の移動でも使用されることが多く、業務利用と私用利用の履歴が混在しやすいため、業務利用分を明確に区分することが重要です。会社によっては紙での履歴提出や専用フォーマットを求める場合もあるため、事前に社内規程を確認しておきましょう。

交通系ICカードを経費精算に使うメリット

交通系ICカードを経費精算に活用することで、従来の立替精算や紙の領収書管理に比べ、経費処理をよりスムーズに行えるようになります。

ここでは、交通系ICカードを経費精算に使うことで得られる具体的なメリットをご紹介します。

経費精算の手間を減らせる

交通系ICカードを利用することで、切符を購入する手間が不要になり、移動がスムーズになります。また、交通系ICカードの利用データを経費精算システムに連携すれば、精算時に一から記入する必要がなくなります。

申請作業が簡素化されることで、従業員の負担を軽減できるだけでなく、経理担当者にとっても確認・処理にかかる工数削減につながります。

ミスや不正を防げる

交通系ICカードの利用データを精算書に取り込むことで、日時・利用区間・金額の入力を自動化できます。そのため、記憶に頼った申請や手入力による記載漏れ・入力間違いが起こりにくくなります。

また、客観的なデータにもとづいて確認できるため、経費内容の透明性が高まり、不正申請の抑止にもつながります。経理担当者にとってもチェックがしやすく、管理精度の向上が期待できます。

交通系ICカード精算で気をつけるポイント

交通系ICカードは便利な一方で、運用を誤ると経費精算のトラブルにつながる可能性があります。

ここでは、交通系ICカード精算で気をつけるポイントをご紹介します。

チャージのときではなく利用時の交通費を精算する

交通系ICカードへのチャージは前払いに過ぎず、その時点では経費として認められません。

経費精算の対象となるのは、出張や外出など業務で実際に利用した交通費のみです。チャージ額をそのまま経費計上しないよう、利用履歴にもとづいて正しく精算することが重要です。

利用履歴の保存件数や期間に注意する

交通系ICカードの利用履歴は、端末や発行会社によって保存期間が限られており、一定期間を過ぎると確認できなくなります。そのため、月に一度など定期的にCSVでの出力や経費精算システムへの連携などにより、外部に保存して管理することが重要です。

あとから内容を確認・説明できる状態を保つことで、精算業務をスムーズに進められます。

業務と私用の移動を明確に区別する

1枚の交通系ICカードを業務と私用で併用している場合、経費として申請できるのは業務で利用した分のみです。申請時には、利用目的や訪問先などを明確にし、私用の移動と混同しないよう注意する必要があります。用途を整理した上で申請する運用を徹底することが重要です。

定期区間の控除や二重計上を防ぐ

通勤定期区間内の移動は、原則として経費精算の対象外となるため、誤って申請しないよう注意が必要です。また、すでに別途精算済みの交通費やほかの申請と重複して計上してしまわないよう、申請内容を事前に確認することも重要です。

定期区間の扱いや精算ルールを正しく理解しておくことで、不要な差し戻しを防げます。

社内ルールを周知し、管理体制を整える

交通系ICカードを経費精算に利用する場合は、利用可能なICカードの種類や精算方法、私用利用が含まれる場合の対応などを明確に定めておくことが重要です。

これらのルールを文書化し、従業員に周知することで、申請内容のばらつきを防ぎ、安定した経費管理体制を構築できます。

ICカードを使った交通費精算の仕訳例

交通系ICカードを利用した交通費精算では、運用によって仕訳方法が異なります。まずは、仮払金として、現金を交通系ICカードへ事前にチャージし、残高管理を行っている場合の仕訳例を紹介します。

交通系ICカードに10,000円をチャージし、そのうち業務で5,000円分を利用した場合の仕訳例は以下の通りです。

▼交通系ICカードへチャージしたときの仕訳（仮払金として処理）

▼業務で利用したときの仕訳（交通費へ振り替え）

この場合、仮払金には未使用分の5,000円が残るため、残高の把握が必要となります。交通系ICカードの利用履歴と仮払金残高を定期的に照合し、業務利用に限定した運用が守られているかを確認することが重要です。

実務上は、従業員が個人の交通系ICカードを利用し、後日まとめて経費精算を行う運用を採用している企業も多く見られます。この場合、交通系ICカードへのチャージは私的支出として扱われ、会社側で事前に仮払金を計上することはありません。

経費精算時には、業務で利用した分のみを対象に、交通系ICカードの利用履歴（利用日・区間・金額）を証憑として提出します。利用履歴は、駅の券売機やWEBサービスで印字したもの、あるいは履歴データを添付する形で提出するのが一般的です。

仕訳は、業務利用分を旅費交通費として計上し、立替精算として処理します。代表的な仕訳例は以下の通りです。

▼従業員が立て替えて交通系ICカードを利用した場合の仕訳例（後精算）

この運用では、仮払金やICカード残高の管理が不要となる一方で、業務利用と私用利用を申請時に正確に区分することが重要です。会社によっては、利用履歴へのマーキングや申請時の明細指定を求める場合もあるため、社内ルールに沿った運用が求められます。

ICカード精算を効率化するなら「ビズバンスJTB経費精算」

「ビズバンスJTB経費精算」は、交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込み、経費申請・承認・仕訳作成までを一元管理できる経費精算システムです。交通費を一から手入力する必要がなく、確認作業の負担も大幅に軽減されます。

また、仕訳データの自動生成によって会計システムとの連携もスムーズになり、経理業務の効率化と内部統制の強化を同時に実現できます。交通系ICカード精算を含む経費管理全体を見直したい企業さまは、ぜひ活用をご検討ください。

まとめ

この記事では、経費精算における交通系ICカードの活用方法や注意点について、以下の内容を解説しました。

• 交通系ICカードは、社内規程に沿っていれば出張や外出時の交通費精算に利用できる
• 交通系ICカードを活用することで、申請・確認作業の簡素化や、入力ミス・不正申請の防止につながる
• 交通系ICカードの経費精算には、チャージ時ではなく利用時に精算する点や、私用利用との区別、定期区間の控除など、運用上の注意点がある
• 交通系ICカードを会社で事前にチャージして管理する場合は、チャージ時に仮払金として処理し、利用時に旅費交通費へ振り替えるといった仕訳方法が用いられる
• 一方で、個人の交通系ICカードを利用して後日精算する運用も多く、自社の運用ルールに応じた精算方法を選択することが重要

交通系ICカードは正しく運用すれば、従業員・経理担当者双方の負担を軽減し、経費管理の精度向上にもつながります。一方で、利用ルールや管理体制が曖昧なままではトラブルの原因にもなりかねません。

交通系ICカード精算をより効率的かつ適切に運用するためにも、社内ルールの整備に加え、経費精算システムの導入を検討し、自社に合った経費精算体制を構築していきましょう。