経費精算システムの投資対効果シミュレーションガイド
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経費精算を手軽に行いたいと考える企業は多い一方で、システム導入には二の足を踏む企業が多いのが実状です。投資対効果をきちんと発揮できるのか、不透明な要素が多いことがその理由ではないでしょうか。
そこで本コラムでは、システムの導入において経営層を納得させるための投資対効果のポイントをご紹介します。
目次[非表示]
経費精算における「不正・不備」の実態と不正リスク対策の3つのポイントを不正検知のプロが解説します。
IT投資は有効か？
多くの経営者が本当にIT投資を行うべきなのか、疑問を抱いていることでしょう。そこで、まずは数値を元にIT投資が本当に有効なのか、詳しくご紹介します。
人材不足の課題には IT投資で対策を！
現在、様々な企業が人材不足や生産性向上といった課題を抱えています。このような課題を克服するためには、省力化やアウトソーシング、IT投資などが検討されているでしょう。課題の打ち手として何が最も有効なのか、悩まれる方は多いのではないでしょうか？
「省力化」の対応は、人手を減らすことで、人材不足の課題を解決したように見えます。しかし、一定の社員に負荷が集中するため、生産性が落ちてしまう可能性を孕んでいるのです。「アウトソーシング」は費用がかかる割に成果を期待できないといった不安もあるでしょう。
数多くある課題解決方法の中で、最も成果を出す手段は「IT投資」です。次のグラフにある「IT投資と業務実績の関係」をみると、業種を問わず広く高い成果を出していることがわかります。
※出典：中小企業庁「平成30年4月 最近の中小企業・小規模事業者政策について」
https://www.chusho.meti.go.jp/soshiki/180404seisaku.pdf
貴社は当てはまる？企業の規模別で投資対効果が明確に！
近年は、多くの企業や行政でDX化が推進されています。下のグラフは、どのような規模の企業が特にDXの恩恵を受けているのかを表したものです。
グラフを見ると、人数が多くなるほどDXの恩恵が大きくなるということがわかります。また、どの部署のどのような仕事をシステム化することが重要なのかを分析することで、さらに具体的なIT投資を行い、生産性を上げることが可能です。
出典：中小企業庁「中企業白書」
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf
グラフにもあるように、100人以上の規模であれば生産性が高くなるため、IT投資は必須といえるでしょう。
生産性アップの秘訣は、部門ごとのIT投資対効果
生産性を高めるために、企業内のどの部署に IT投資をすることがもっとも効果を実感できるのかを見ていきましょう。
※出典：中小企業庁「中企業白書」
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf
こちらのグラフは、「企業内でどの部署に IT投資をすることがもっとも生産性を実感できるのか」を表しています。グラフをみると、財務・会計部門への投資が75.3％と他の部署と比べて、もっとも期待した効果が得られているようです。
財務・会計部門はヒューマンエラーが許されない業務が多いため、システム導入し、業務を自動化することでミスを削減し、生産性アップに貢献します。
このことから、DXへの取り組みにおいては、このような財務・会計部門への投資から始めることが重要になっていることがうかがえます。
経費精算システムの導入
先述の通り、財務・会計部門への投資により生産性向上の効果が得られることが分かりました。ここからは、システム導入に対する課題と経費精算システムを導入した場合のメリットについてご説明します。
システムを導入する際には、次のような課題がよくあげられます。
※出典：中小企業庁「中企業白書」
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf
グラフから分かるように、「コストがかかる」や「導入効果が見えにくい」が大きな課題として挙げられています。
心配事は導入障壁？ご安心ください！
またコスト以外にも、システム導入が初めての企業では、システム導入の進め方や設定作業に不安を感じているのではないでしょうか？
そのような不安を解決するためにおすすめなのは、クラウドでのシステム導入と、導入時に専任SEによるサポートを手厚く受けられるシステムを選択することです。クラウドシステムは導入コストが安く、メンテナンスも容易であるため、莫大な予算の確保や情報システム部の人材確保なども必要ありません。また、専任SEがサポートにしてもらうことで、システムに対する不安や運用面での懸念も相談しながらスムーズに導入を進めることが可能です。
経費精算システム導入後のメリット
経費精算システムを導入した後に、どのようなメリットがあるのか、出張者・承認者・経理担当者の立場ごとに見ていきましょう。
出張者
申請・精算の手間を軽減
- 使いやすいインターフェースで申請業務がスムーズに！
- スマホ対応や交通系ICカード連携などで精算も楽に！
立替不要
- 立替精算が不要になり、社員の金銭的負担を軽減
精算業務の簡素化
- チケット手配やコーポレートカードとの連携で、誤入力防止や効率化を実現
承認者
承認作業の効率化
- スマホやタブレットでも利用でき、場所を問わず承認可能
- 規程チェック機能で、規程との照合負荷が減少
社内規程の順守
- 規程チェック機能により、規程に沿った手配・精算を実現
- 目視による見落としを回避
誤承認防止
- チケット手配やコーポレートカードとの自動連携で、誤入力・誤申請チェックの必要性を大幅に削減
経理担当者
労働生産性向上
- 経費精算業務の手間やコストを大幅に削減
- 削減した時間で、他の経理業務の生産性を向上
経費コスト削減
- チケット手配やコーポレートカードとの自動連携で、誤入力・誤申請チェックの必要性を大幅に削減
運用と定着
- 専任のSEによる万全の運用サポート
- 電子帳簿保存法への対応も簡素化
このように、経費精算システムの導入は部署や職務を限定することなくメリットを得ることができるため、企業全体の生産性向上につながります。
J’sNAVI NEO とは
「経費精算」と「出張手配」を統合したソリューション
弊社の「J’sNAVI NEO」は申請から精算、出張手配までワンストップでできる経費精算・出張管理ソリューションです。一般的な経費精算システムとの違いは、経費精算システムでありながらも出張手配ができる点にあります。手配したチケットなどの代金は会社一括請求になるため社員の個人立替や仮払いの削減が可能です。さらに、精算時には実績データとして手配内容を連携されるため、社員の入力の手間やミスの削減、編集不可のデータのため不正防止にも貢献します。
また、導入時には専任のSEが運用や設定のご相談・サポート等いたしますので、システム導入が初めての企業様もご安心ください。加えて導入後は、専用のサポートデスクがありますので、問題が起きた際や運用でのお困りごとなど、メールまたはお電話でお問い合わせ頂くことが可能です。
J’sNAVI NEOと一般的な経費精算システムの機能比較
J’sNAVI NEOの導入効果
1カ月の経費精算業務時間について、J’sNAVI NEO導入以前には申請者は91.7時間、承認者は43.7時間、経理は99.8時間、合わせて235.2時間を要していました。しかしJ’sNAVI NEOを導入した後は、申請者の所要時間は37.9時間、承認者の所要時間は9.3時間、そして経理はなんと9.0時間と、合計179時間もの削減に成功しています。
また旅費削減効果についても、J’sNAVI NEO導入以前は961万円発生していたものが、J’sNAVI NEO導入後は679万円となり、282万円もの削減に繋がっています。
かんたん投資対効果シミュレーション
導入のメリットが大きいといっても、いきなり経費精算システムを導入するのはハードルが高いと感じる方も多いでしょう。そんなときは「かんたん投資対効果シミュレーション」をぜひご活用ください。公式に当てはめて、投資対効果を出すこともできますが、シミュレーションシートを用いて、簡単にシミュレーションをすることも可能です。
■かんたん投資対効果シミュレーション
https://bts.jtbbwt.com/document/download06
これまでの経費精算システムでは対応できなかった課題
経費精算システムを導入していない企業も多くありますが、導入する企業は急激に増え続けています。経理関連では「経費精算」や「請求書」の電子化が注目を浴びています。
企業のIT利活用動向調査によると、もっとも電子化したい業務プロセスは経費精算です。そのなかでも出張などにおける旅費や交通費となっています。「年々社員数が増え出張数も多くなり、手が回らない」 、「出張の仮払いや立替払いが手間」、「実際の出張手配内容と請求データの紐付けができない」など、出張に関するお悩みで頭を悩ませている企業が多いのが実状です。
※出典：一般財団法人日本情報経済社会推進協会「『企業IT利活用動向調査2021』詳細版」
https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005168.pdf
2022年1月、改正電子帳簿保存法により経費精算業務が変わる
さらに、2022年1月1日に施行した改正電子帳簿保存法により、電子データで受領した領収書や請求書は紙での保存が容認されなくなり、電子データのまま保存することが求められるようになりました。これにより、領収書や請求書を一元管理できるシステムへの変更が急務となっています。
なお、紙で受領した請求書の電子保存については税務署への事前申請が不要となり、任意で紙または電子での保存を選択できるようになります。しかし紙での保存と電子保存が混在するため、バックオフィス業務の生産性が低下する恐れがあるでしょう。
企業全体の経費精算などをシステム上で、かつ電子取引で行うことにより経理処理のムダを一気に解消することが可能です。
J’sNAVI NEOは電子帳簿保存法にも完全対応するシステムです。
この機会にぜひシステム導入をご検討ください。
お客様に聞いた「経費精算のここが変わった！」
～社員1万人以上の経費精算をデジタル化！電子帳簿保存法の対応を視野に
現在J’sNAVI NEOは、600社、85万ユーザー以上が利用しており、業種・企業規模に関わらず幅広いユーザーが利用しています。
J’sNAVI NEOは、電子帳簿保存法への対応はもちろん、経理業務に関する基本機能も充実しており、J’sNAVI NEOを導入したユーザーからは、自社の運用にあった機能を適切な価格で利用できることで「コストバランスが非常に良い」といったコメントや、迅速・丁寧なサポート対応で「他のクラウドサービスと比べてサポートが圧倒的に良い」といった評価を受けています。
ぜひ一度、貴社が希望する運用や機能をご相談ください。
まとめ
リモートワークが普及し、経費精算をより手軽に行えるようにすることは、多くの企業で課題となっているのではないでしょうか。加えて2022年1月1日から改正電帳法が施行されたことにより、業務フローに関わる改善が必要なため、改めてこれまでの業務を見直す良い機会と捉えることもできるでしょう。
この機会にシステム導入を進め、業務フローの再考および業務効率化を実現しませんか？
経費精算における「不正・不備」の実態と不正リスク対策の3つのポイントを不正検知のプロが解説します。
