そのような不安を解決するためにおすすめなのは、クラウドでのシステム導入と、導入時に専任SEによるサポートを手厚く受けられるシステムを選択することです。クラウドシステムは導入コストが安く、メンテナンスも容易であるため、莫大な予算の確保や情報システム部の人材確保なども必要ありません。また、専任SEがサポートにしてもらうことで、システムに対する不安や運用面での懸念も相談しながらスムーズに導入を進めることが可能です。

経費精算システム導入後のメリット

経費精算システムを導入した後に、どのようなメリットがあるのか、出張者・承認者・経理担当者の立場ごとに見ていきましょう。

出張者

申請・精算の手間を軽減

使いやすいインターフェースで申請業務がスムーズに！
スマホ対応や交通系ICカード連携などで精算も楽に！

立替不要

立替精算が不要になり、社員の金銭的負担を軽減

精算業務の簡素化

チケット手配やコーポレートカードとの連携で、誤入力防止や効率化を実現

承認者

承認作業の効率化

スマホやタブレットでも利用でき、場所を問わず承認可能
規程チェック機能で、規程との照合負荷が減少

社内規程の順守

規程チェック機能により、規程に沿った手配・精算を実現
目視による見落としを回避

誤承認防止

チケット手配やコーポレートカードとの自動連携で、誤入力・誤申請チェックの必要性を大幅に削減

経理担当者

労働生産性向上

経費精算業務の手間やコストを大幅に削減
削減した時間で、他の経理業務の生産性を向上

経費コスト削減

チケット手配やコーポレートカードとの自動連携で、誤入力・誤申請チェックの必要性を大幅に削減

運用と定着

専任のSEによる万全の運用サポート
電子帳簿保存法への対応も簡素化

このように、経費精算システムの導入は部署や職務を限定することなくメリットを得ることができるため、企業全体の生産性向上につながります。

「ビズバンスJTB経費精算」とは

「経費精算」と「出張手配」を統合したソリューション

弊社の「ビズバンスJTB経費精算」は申請から精算、出張手配までワンストップでできる経費精算・出張管理ソリューションです。一般的な経費精算システムとの違いは、経費精算システムでありながらも出張手配ができる点にあります。手配したチケットなどの代金は会社一括請求になるため社員の個人立替や仮払いの削減が可能です。さらに、精算時には実績データとして手配内容を連携されるため、社員の入力の手間やミスの削減、編集不可のデータのため不正防止にも貢献します。

また、導入時には専任のSEが運用や設定のご相談・サポート等いたしますので、システム導入が初めての企業様もご安心ください。加えて導入後は、専用のサポートデスクがありますので、問題が起きた際や運用でのお困りごとなど、メールまたはお電話でお問い合わせ頂くことが可能です。

「ビズバンスJTB経費精算」と一般的な経費精算システムの機能比較

J’sNAVI NEOと一般的な経費精算システムの機能比較

「ビズバンスJTB経費精算」の導入効果

1カ月の経費精算業務時間について、「ビズバンスJTB経費精算」導入以前には申請者は91.7時間、承認者は43.7時間、経理は99.8時間、合わせて235.2時間を要していました。しかし「ビズバンスJTB経費精算」を導入した後は、申請者の所要時間は37.9時間、承認者の所要時間は9.3時間、そして経理はなんと9.0時間と、合計179時間もの削減に成功しています。

また旅費削減効果についても、「ビズバンスJTB経費精算」導入以前は961万円発生していたものが、「ビズバンスJTB経費精算」導入後は679万円となり、282万円もの削減に繋がっています。

かんたん投資対効果シミュレーション

導入のメリットが大きいといっても、いきなり経費精算システムを導入するのはハードルが高いと感じる方も多いでしょう。そんなときは「かんたん投資対効果シミュレーション」をぜひご活用ください。公式に当てはめて、投資対効果を出すこともできますが、シミュレーションシートを用いて、簡単にシミュレーションをすることも可能です。

■かんたん投資対効果シミュレーション

https://bts.jtbbwt.com/document/download06

これまでの経費精算システムでは対応できなかった課題

経費精算システムを導入していない企業も多くありますが、導入する企業は急激に増え続けています。経理関連では「経費精算」や「請求書」の電子化が注目を浴びています。

企業のIT利活用動向調査によると、もっとも電子化したい業務プロセスは経費精算です。そのなかでも出張などにおける旅費や交通費となっています。「年々社員数が増え出張数も多くなり、手が回らない」、「出張の仮払いや立替払いが手間」、「実際の出張手配内容と請求データの紐付けができない」など、出張に関するお悩みで頭を悩ませている企業が多いのが実状です。

※出典：一般財団法人日本情報経済社会推進協会「『企業IT利活用動向調査2021』詳細版」

https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005168.pdf

2022年1月、改正電子帳簿保存法により経費精算業務が変わる

さらに、2022年1月1日に施行した改正電子帳簿保存法により、電子データで受領した領収書や請求書は紙での保存が容認されなくなり、電子データのまま保存することが求められるようになりました。これにより、領収書や請求書を一元管理できるシステムへの変更が急務となっています。

なお、紙で受領した請求書の電子保存については税務署への事前申請が不要となり、任意で紙または電子での保存を選択できるようになります。しかし紙での保存と電子保存が混在するため、バックオフィス業務の生産性が低下する恐れがあるでしょう。

企業全体の経費精算などをシステム上で、かつ電子取引で行うことにより経理処理のムダを一気に解消することが可能です。

「ビズバンスJTB経費精算」は電子帳簿保存法にも完全対応するシステムです。

この機会にぜひシステム導入をご検討ください。

お客様に聞いた「経費精算のここが変わった！」

▶ 導入事例：日本製紙株式会社様

～社員1万人以上の経費精算をデジタル化！電子帳簿保存法の対応を視野に

現在「ビズバンスJTB経費精算」は、600社、85万ユーザー以上が利用しており、業種・企業規模に関わらず幅広いユーザーが利用しています。

経費精算システム「ビズバンスJTB経費精算」は、電子帳簿保存法への対応はもちろん、経理業務に関する基本機能も充実しており、「ビズバンスJTB経費精算」を導入したユーザーからは、自社の運用にあった機能を適切な価格で利用できることで「コストバランスが非常に良い」といったコメントや、迅速・丁寧なサポート対応で「他のクラウドサービスと比べてサポートが圧倒的に良い」といった評価を受けています。

ぜひ一度、貴社が希望する運用や機能をご相談ください。

まとめ

リモートワークが普及し、経費精算をより手軽に行えるようにすることは、多くの企業で課題となっているのではないでしょうか。加えて2022年1月1日から改正電帳法が施行されたことにより、業務フローに関わる改善が必要なため、改めてこれまでの業務を見直す良い機会と捉えることもできるでしょう。

この機会にシステム導入を進め、業務フローの再考および業務効率化を実現しませんか？

▼経費精算における「不正・不備」の実態と不正リスク対策の3つのポイントを不正検知のプロが解説します。

経費精算システムの投資対効果シミュレーションガイド