国内に1万名超の社員を擁する日本製紙グループでは「電子帳簿保存法」への
対応を含めた経費精算フローの改善に取り組んでいる。

国内に1万名超の社員を擁する日本製紙グループでは「電子帳簿保存法」への対応を含めた経費精算フローの改善に取り組んでいる。
今回は、日本製紙が旧来のオンプレミスのシステムから、経費精算クラウド「J’sNAVI NEO」へ刷新し、どのように経費精算業務の改善に成功したのか、導入プロジェクトに関わられた日本製紙 管理本部 経理部 主席調査役 西尾浩一さん、同本部 情報システム部 主席調査役 望月秀敬さん、同部 調査役 永浜弘朗さん、総務・人事本部 人事部 主任 山崎優さんに伺った。

「木とともに未来を拓く」とのスローガンのもと、再生可能な資源である「木」から多彩な素材を生み出し、紙・板紙をはじめ、多岐にわたる事業を展開している日本製紙グループ。

現在、国内に1万名超の社員を擁する日本製紙グループでは「電子帳簿保存法」への対応を含めた経費精算フローの改善に取り組んでいる。

日本製紙株式会社 管理本部
経理部 主席調査役
西尾 浩一 さん

━━　経費精算フローの改善として、具体的にどのような取り組みをされたのでしょうか。

「『J’sNAVI NEO』を導入したことに伴い、経費精算のフローを大きく変更しています。以前は、社員が経費申請を行うと上長が承認すれば会計システムにデータが流れる仕組みで、経理部門によるチェックは後日改めて行っていました。しかし、この方法では入力ミスなどが多く、後で経理部門がチェックする際に、再度領収書などを確認して修正する作業が必要でした。そこで、経費申請時の最終承認を経理部門が行う形に変更しました。その結果、事後修正の手間が減り、業務負荷を大幅に軽減することができました。また、事前のチェックにより、ガバナンス強化も実現。さらに、将来的な電子帳簿保存法の対応を見据えて、領収書は申請時にスキャナで読み取った電子データを添付するようにしています。デジタル化で書類や帳簿の検索性が向上したことも業務効率化に貢献しているのは間違いありません。」（経理部 西尾浩一さん）

日本製紙グループでは、J’sNAVI NEOを活用し、経費申請フローの改善や領収書など証憑のデジタル化を実現。業務効率化はもちろん、「J’sNAVI NEO」モバイルアプリの活用で、外出時でも出張や経費の承認業務が可能な運用体制を構築している。

また、同グループはこれまでオンプレミス型のシステムを利用していた。今回、クラウド型システムである「J’sNAVI NEO」へのリプレースは問題なく行えたのだろうか。

━━　リプレースにあたって、他社製品との比較はされましたか。また、システム選定の決め手は何でしょうか。

「リプレースに際して、他社製品も含めて他にもいくつかの候補がありました。経費や出張旅費の精算はどのソリューションでも対応していましたが、チケットの手配までできるものとなると限定されました。社員が航空券の料金などを立て替える必要がなくなるため、利便性を考えると外すことはできない機能でした。また前身のオンプレミス型のシステム『J’sNAVI』も20年ほど利用していてトラブルや解消すべき課題などがなく、非常に信頼できるシステムだったことも決め手の1つになりました。」（情報システム部 望月秀敬さん）

日本製紙株式会社 管理本部
情報システム部 主席調査役
望月 秀敬 さん

以前と同様のサービスレベル実現を第一に進められたリプレースプロジェクトだったが、導入に際しては「J’sNAVI NEO」に追加された新機能も積極的に活用しているようだ。

日本製紙株式会社
総務・人事本部 人事部 主任
山崎 優 さん

━━　J’sNAVI NEOのどういった機能を特に活用していますか。

「コーポレートカードや交通ICカードとの連携機能を活用して、更なるキャッシュレス化を実現しています。また、『J’sNAVI NEO』は電子帳簿保存法に準拠しているので、電子帳簿保存法に対応するための準備を進めています。」（人事部 山崎優さん）

今のうちからコーポレートカードや交通系ICカードの連携機能を利用した。社員にキャッシュレス運用を根付かせることで、電子帳簿保存法対応を円滑に進めたいとの狙いもあるようだ。

━━　クラウドシステム導入時の不安についてはどのように解消されましたか。

「クラウド化で基幹システムとの連携などに不安がありましたが、今のところ問題なく運用できています。本格稼働前に直面したいくつかの課題についても、専門的な知識を有するエンジニアが直接サポートしてくれたので心強かったですね。」（情報システム部 永浜弘朗さん）

さらに「J’sNAVI NEO」は、柔軟なワークフローが設定できるため、グループ企業ごとでの異なる運用も実現できているという。パブリッククラウド型のソリューションというと「自社の運用に合わずに使いづらい」という声も耳にするが、「J’sNAVI NEO」であれば利用開始前に専任のSEが各社にあった設定をサポートすることが可能なので、そういった問題も解消できる。

日本製紙株式会社 管理本部
情報システム部 調査役
永浜 弘朗 さん

「J’sNAVI NEO」の高度で幅広い機能を活用すれば、経費精算業務の様々な課題を解決可能である。今回お話を伺った日本製紙様のように、経費精算のペーパーレス・キャッシュレス化や在宅勤務体制の実現、電子帳簿保存法への対応など、経理部門の業務に何かしらの課題を感じているのであれば、ぜひ導入を検討してみてほしい。