出張経費の不正はなぜ起きる？工数をかけずに防止する方法をご紹介！

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始もあり、経費精算作業も紙・Excelでの申請からオンラインに変わり、申請者の利便性や業務の効率化は一定程度進んできたものと思います。しかしそのような中でも、利用内容は手入力で行っているお客様が多いのが現状です。この手入力は、効率が悪いだけではなく、経費の不正受給といった観点でも注意すべき運用です。
今回は、経費精算の中でも申請数が多く、内容も多種多様な「出張旅費」について、代表的なシーンや「透明性」についてご紹介します。

（株）JTBビジネストラベルソリューションズ（以下JTB-CWT）のお客様の声や、展示会での情報によると、出張経費の不正な精算は残念ながら発生しているようです。金券やキャッシュバック特典が付いた宿泊プランの利用や、一度購入した切符の払戻しを行い自家用車や別の交通手段で出張に行くなど、ケースは様々です。
また、出張期間の誤入力による日当の不正請求や、出張規定の理解不足による規定額を超えた精算など、出張者に悪意なく意図しない不正も発生しているようです。

不正な精算のきっかけとなる代表的なシーンとは？

なぜ不正な精算が発生してしまうのでしょうか。不正のきっかけとなる代表的なシーンを見ていきましょう。

利用した交通機関や宿泊施設の内容・金額を申請者が「手入力」する

領収書の利用内容を手入力するという事は、申請者の良心に委ねられることになります。日付や区間の改ざん、宿泊では「キャッシュバック特典」が付いた宿泊プランの利用などのリスクが存在します。また、入力内容は申請者ごとに異なるため、精算データを用いた費用分析も難しくなります。

複数の出張を「まとめて精算」する

経費精算システムによっては、出張期間の重複をチェックするものもありますが、各出張が実際の出張日程と相違ないか、私費利用を含んでいないかまではシステム上では判断ができません。複数の出張分をまとめて精算されると、出張期間や目的などの入力が曖昧になりやすく、誤った日当の受給や、私用で利用した内容の精算などに承認者側も気づきにくいため注意が必要です。

会社でチケット代を一括精算している場合「チェックの不安」

会社一括請求によるチケット手配サービスを利用している場合、その利用分は出張精算書の入力対象とせず、各部の責任者等がチケット代金の請求書明細を基に詳細を確認する方法を取っている企業も多いのではないでしょうか。この場合、出張者の精算書記入の負担は避けられますが、チケット代金とその他の費用を同時に確認することができないため、出張毎にかかった費用の把握が難しくなります。

よって、出張者が誤って一括請求のチケット代金分も精算申請してしまう「二重精算」のリスク、チケットの利用目的のチェックが甘くなることで起きる「私費利用」のリスクを内包しています。

出張経費の不正受給を防ぐために必要な事とは？

このようにまとめたり、省略して精算したりすることは、効率化するために取られている手法ですが、出張経費の不正受給を防ぐためには、出張毎に全ての経費を正しい内容で承認する「透明性」を持たせる必要があります。

まず、カラ出張を抑止するために、出張申請を出張前に行う体制が求められるのは、言うまでもありません。

出張精算時には、出張毎に精算書が起票され、日程に基づいた費用のすべてが記載されていることで、承認者は、出張スケジュールと利用内容を正しく承認できることになります。

しかし、その分、利用内容を入力する手間は増加しますし、日付や出発地などを改ざんしてしまうリスクはまだ残ります。そこで、旅行会社からの購入データを連携し、客観的なデータを用いて出張申請・経費精算を行うのはいかがでしょうか？

出張申請における不正リスク軽減の一助に

JTB-CWTでは、出張手配管理ソリューション『B+PLUS』で手配したチケットの予約・利用実績データをご利用中の経費精算・ワークフローシステムに連携するデータソリューションを提供しています。加工のできないデータを出張申請・精算に活用することで、「手入力」「まとめて精算」「チェックの不安」 を削減しながら、詳細な購買内容の確認や規定外の手配に対するガバナンスを強化し、不正を抑止することができます。

実際本サービスをご利用いただいている企業様からは、出張申請・手配・精算にかかる時間を半分にしつつ、不正リスクを軽減できているとのお声をいただいております。
ご興味がございましたらぜひお気軽にお問合せくださいませ。