【イベントレポート】 国公立大学向け旅費管理担当者向けセミナー＆ネットワーキング開催報告
2025年11月19日（水）、当社は国公立大学の皆様を対象に、「旅費管理改革セミナー＆ネットワーキング」をグランフロント大阪にて開催いたしました。文部科学省ガイドラインおよび旅費法改正に伴う旅費管理の抜本的見直しが喫緊の課題となる中、多くの大学関係者の皆様にご参加いただき、盛況のうちに終了いたしました。
1.イベント概要
- 国公立大学旅費管理担当者向けセミナー
大学出張業務最適化フォーラム - 2025年11月19日（水）13時45分～17時30分
- グランフロント大阪
- 主催：株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
- 協力：国立大学法人京都大学、株式会社HBA
- 対象：国公立大学の旅費管理ご担当者様
- 参加者数：13大学23名
2. イベントの目的・趣旨
本イベントは、文部科学省ガイドラインおよび旅費法改正という変革期において、国公立大学が直面する旅費管理の課題に対し、具体的な解決策と実践的な指針、事例をご紹介することを目的としました。第一部のセミナーでは、京都大学様の実体験を共有いただき、当社JTB-CWTと、HBA社からはサービスとシステムの両面から具体的なソリューションや事例をご紹介いたしました。第二部のネットワーキングでは、参加者の皆様同士の課題共有と情報交換を通じて、各大学の旅費管理改革への対応に向けて新たな気づきや解決策を見つけていただくことを意図しました。
3. イベントの内容（プログラム）
国公立大学における旅費管理改革の喫緊の課題に対し、具体的な解決策と実践的な情報を提供するため、第一部のセミナーと第二部のネットワーキングの2部構成で実施しました。
第一部：セミナー
まず、旅費管理のデジタル化と制度改革、そして戦略的運用に焦点を当て、下記3つの講演が行われました。
- 特別講演 京都大学様
「京都大学が挑戦する出張業務改善に向けたシステム導入と制度改革」
不正防止とガバナンス強化を目的として出張旅費システムの刷新に踏み切った京都大学様より、その検討・導入に至った背景から、平行して事務工数削減を実現するための運用体制構築の具体的なプロセス、そして直面した課題とそれを乗り越えた実体験について詳細にご講演いただきました。
- HBA社より
「デジタル化で実現する旅費管理の効率化」
公的機関向けに10年以上にわたる運用実績をもとに、お取引大学の旅費規程への対応状況や現在の検討状況を踏まえ、大学旅費業務固有の課題に対するシステム構築や最適な運用づくりにについてご話いただきました。
- JTB-CWTより
「宿泊費実費化対応とビジネストラベルマネジメントによる大学出張管理革新」
当社からは、旅費法改正がもたらす課題を整理した上で、特に宿泊費にフォーカスし、出張管理の効率化と、高騰する出張費の最適化に向け、民間企業の事例を交えながら、旅費規程の運用と出張管理導入の重要性をご説明しました。
第二部：ネットワーキング
対面で参加者同士が抱える共通の課題や悩みを共有し、現状の運用や情報交換を通じて新たな気づきや解決策を見つけることを目的としました。事前に実施したアンケートで把握した各大学の課題感を踏まえ、少人数のグループに分かれて活発なディスカッションを実施いたしました。主な議論のテーマは以下の通りです。
- 宿泊費の最適化と実費支給: 物価高騰やホテル確保の困難さから、定額制から実費支給への移行検討が進む一方、事務負担増や公平性確保の難しさ、上限設定や領収書対応の実務的な課題が共有されました。
- 交通費および日当の運用: 特急料金の100キロ制限撤廃後の対応、市内交通費の運用、日当の名称変更や半額支給、物価上昇への対応、そして教職員からの反発への懸念など、多岐にわたる意見が交わされました。
- システム導入と運用における課題: 「bt-Ace」などのシステム導入が進む中で、システム上の規定と実際の運用との乖離、財務会計システムとの連携課題、効率的な監査手法などが議論の焦点となりました。
- 人材確保と制度の柔軟性: 優秀な人材確保のため、引っ越し費用などの支給条件緩和を検討する動きがある一方で、財源制約や公平性の観点からの慎重論も出されました。
- 危機管理と事前申請: 旅行命令制の厳格運用と自己申請導入時の危機管理のバランス、海外出張における防災の観点からの懸念なども共有されました。
リアルな場での交流は、オンラインでは得られない深い議論やネットワーキングの機会となり、参加者の皆様は他大学の運用や事例や、具体的な検討・対応策から、自大学の課題解決に向けたヒントや、新たな連携の可能性を見出すことができたようです。
4. イベント主な成果
今回のイベントでは、国公立大学の皆様が旅費管理改革に高い関心をお持ちであることが改めて確認でき、講演後のネットワーキングでの活発な議論からは、各大学が抱える具体的な課題や、それに対する実践的な解決策への強いニーズが伺えました。参加者向けに実施した、開催後のアンケート結果では、イベント全体の満足度は参加者全員が「満足」と回答（「とても満足している」58%、「満足している」42%）し、参加目的の達成度も全員が「達成できた」と回答いただきました。
また、同僚・知人への推奨度も全員が「薦めたい」と回答し、84%の参加者が次回開催を検討すると回答するなど、非常に高い評価をいただきました（n=19）。
参加者からは「イベント構成がとても良く、説明いただく時間と担当者間ネットワーキングの時間が適当だった」「各大学との関係構築や現状課題の共有ができたのは有益」「普段他大学との交流が限られているため、今回のイベントは大変有意義」といったお声を多数いただき、イベントの目的達成に大きく貢献できたと考えています。
【参加者向け開催後アンケート結果 ※一部抜粋】
5. 今後の展望・関連情報
今回のイベントを通じて、文部科学省ガイドライン改正および旅費法改正が国公立大学の皆様にとって喫緊かつ重要な課題であり、その解決に向けた具体的な情報やソリューションへのニーズが非常に高いことを改めて認識いたしました。京都大学様の先進的な取り組み事例、そして当社、JTBビジネストラベルソリューションズと株式会社HBAが提供する実践的なサービスやソリューションが、参加者の皆様の課題解決の一助となれば大変光栄に思います。
当社は、今後も大学の皆様が直面する旅費管理の課題に対し、ビジネストラベルマネジメント（BTM）の専門企業として、最適なソリューションを提供し続けてまいります。法改正への迅速な対応はもちろんのこと、各大学の実態に合わせた最適な出張管理体制の構築を支援し、業務効率化、ガバナンス強化、そして出張費の最適化を支援してまいります。今回のイベントが、各大学における旅費管理改革推進の具体的な一歩となることを願っております。
今後も、皆様のニーズに応えるべく、最新情報の提供や、より実践的なソリューション開発に努めてまいりますので、ご期待ください。
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