出張費精算でミスが起きやすいのはどこ？

日々の出張費精算の一連の業務において、よくあるミスがあります。例えば次のようなことは、経理担当者の方であれば思い当たるのではないでしょうか。

通勤定期区間の除外漏れ

通勤定期区間の移動に関する交通費が、すでに通勤手当として支給されている場合、出張などでこの通勤定期区間を利用した際には、この区間についての交通費は出張交通費から除外して計算する必要があります。しかし申請する側の社員が通勤定期区間の除外をせずに出張の交通費の申請を行う場合があります。また故意でなくともうっかり除外を忘れていたというケースもあります。そのため経理担当者はどうしても通勤定期区間とダブっていないかを確認する一手間を設けなければなりません。目視で行っていれば見落としも起こりえますし、きちんとフローに盛り込まれていなければ忘れてしまうこともあります。このことから、通勤定期区間の除外漏れというミスは多く起こりがちです。

遠回りのルートのチェック漏れ

出張における交通費の申請において、通常は最短ルートの経路で申請するのがルールです。しかし何らかの事情で遠回りをした場合、その遠回りの交通費で申請されることがあります。これについてもフローによってはチェック漏れが起きることがあります。

紙からExcelへの入力時の人為的なミス

出張費の申請を社員から紙の用紙で受けている場合、その申請用紙をもとに経理担当者がExcelのデータなどに直接打ち込むといった流れで管理を行っている場合、どうしても入力ミスや見落としなどの人為的なケアレスミスは起きてしまうものです。またこうしたミスを防ぐためにダブルチェックを導入するなど、さらなる工数や人員の確保が必要になることもあります。

出張費精算のミスを防ぐ対策

こうした出張費精算のミスはどのように対策をとることができるのでしょうか。その対策案として次のようなことがあります。

出張申請・精算のシステムを電子化する

人為的ミスが起きるのは、紙からPCへの入力やチェックの手間など、業務が煩雑になっていることも一つの要因です。このことから、出張申請から精算までの流れを電子化することで、ミスを減らすことができる可能性があります。

経路検索システムとの連携

一般に普及している電車やバスなどの経路検索システムを、出張経費精算のフローや経費管理システムと連携させてしまうというのも一つの方法です。出張の交通費を申請する社員も、この経路検索システムを利用することが多いと考えられますし、経理担当者にとっても通勤定期区間や遠回りのルートなどを調べるときはおそらく経路検索システムを活用していることでしょう。そうした便利なツールを出張申請や経費精算処理の流れに取り込んでしまえば、申請側にとっても経理側にとっても楽になります。入力の手間やミスを減らし、チェックも簡単に行うことができるようになります。

出張手配から経費管理までをシステム化してしまう

一連の業務を電子化するにしても、どこからどこまでを電子化するかは重要なことです。経理業務自体を電子化することはおそらく多くの企業で、すでに実施していることでしょう。こうした中、出張費の精算に焦点を絞り、ミスを減らし効率化するためには、出張手配から経費精算までシステム化するという方法もあります。
例えば、出張者が、そのシステムを利用して飛行機や新幹線、宿泊先など出張に必要なチケットを一括で手配します。自動で通勤定期区間が除外されたり、最短ルートが抽出されたりする設定にしておけば、出張者は極力手入力せずにルールに基づいて申請が行えます。さらに所属長への承認や経理部門への出張費申請もそのままシステム上で完結すれば、さらに楽になります。このようにシステムを利用することで、出張者の申請も楽になり、経理部門での出張経費管理も効率化することができます。

まとめ

出張費に関わる経理業務には、どうしても避けられない人為的ミスというものがあります。これについては、うまくシステムと連携し、自動化できるところは自動化し、出張申請・出張経費管理共に手間を省くことで、出張者や経理担当者の業務効率化につながります。これにより、少しでもミスを減らす仕組みづくりを行うことができると考えられます。