出張精算の出張手当（日当）支給を簡単にする方法は？

2024-11-21 06:00

多くの企業で支給されている出張手当（以下、日当）は、従業員の出張に伴う諸経費をカバーする重要な制度です。しかし、その運用には様々な課題が存在します。「正しく社員が日当を入力してくれない」「旅費規程に基づいた入力が難しい」といった不満を、しばしば耳にします。日当には従業員の費用負担軽減や企業側の節税対策など、多くのメリットがあり、スムーズな支給を実現することは非常に重要です。今回は、日当支給をより簡単にするための方法についてご紹介します。

目次[非表示]

1.出張手当（日当）とは

1.1.日当の種類
1.2.支給する条件

2.日当支給における負担
3.解決策

3.1.情報提供の工夫
3.2.旅費規程の見直し
3.3.システム活用による改善

4.まとめ

出張手当（日当）とは

日当は、出張先で従業員が立て替えた経費や雑費などの負担を補填する目的で支給されます。その支給基準となる出張旅費規程は、各企業が独自に定めることができます。そのため、企業の特性や様々な業務内容に合わせたパターンを網羅するために、複雑な出張旅費規程とならざるを得ないケースも多く見られます。

日当の種類

▶ 基本日当：基本的に支給される日当
▶ 半日日当：午後出発や午前帰着などの際に支給される日当
▶ 早朝手当：早朝に出発する場合の日当
▶ 深夜帰着手当：深夜に帰着する場合の日当
▶ 休日加算手当：休日移動を伴う場合に加算する日当

支給する条件

▶ 出張の種類（国内/海外、研修出張、赴任旅費等）
▶ 出張日数（日帰り、宿泊、長期等）
▶ 役職（役員、部長、課長、一般社員等）
▶ 行先/訪問先（国別、都市別等）

日当支給における負担

日当の種類や支給条件が多岐にわたることで、支給する企業側も処理が煩雑になる可能性があります。例えば、1回の出張でも「国内の宿泊出張で、宿泊先は都内で、最終日は早く帰ってきたので…」といったように、旅費規程に定められている日当の種類や支給条件に照らし合わせながら処理が必要であり、チェックする上司や人事担当、経理担当にも負担が生じます。

1. 出張者の選択の困難さ

出張者が自身の状況に適した日当を正確に選択することは容易ではありません。種類が多すぎると、選択ミスや誤解が増える可能性が高まります。

2. 承認者の管理負担

承認者がすべての日当の種類と基準を把握し、適切に労務管理することは困難です。特に、大規模な組織や頻繁に人事異動などがある場合、その困難さは顕著になります。

3. 経理担当者のチェック作業の煩雑化

多様な日当種類は、経理担当者のチェック作業を複雑にします。各種類の日当が正しく申請されているか、計算は適切か、といった確認作業に多大な時間と労力を要します。

4. システム管理の複雑化

多様な日当種類をシステムに反映させるには、複雑な設定や頻繁な更新が必要となり、システム管理者の負担が増大します。

5. コンプライアンスリスクの増大

日当の種類が増えるほど、支給する際に誤選択などミスが発生しやすくなります。意図せずコンプライアンス違反を起こすリスクが高まる可能性があります。

これらの課題は、単に日当の種類を減らせば解決するというものではありません。企業の実態に合わせた適切な旅費規程の設計と、効率的なチェック体制の構築が求められます。

解決策

日当の支給における課題を解決するためには、弊社では以下3つのアプローチが効果的であると考えています。
それぞれについて、具体的な解決策とその実施方法を詳しく説明します。

情報提供の工夫
旅費規程の見直し
システム活用による改善

情報提供の工夫

従業員の理解度アップ・定着を促すために、旅費規定や日当に関する情報を分かりやすく提供するが重要です。

旅費規程をわかりやすい図表やフローチャートにまとめる
よくある質問（FAQ）やチャットボットを作成し、イントラネットで公開
定期的に説明会や研修を実施し、制度の理解を深める

これらの取り組みにより、従業員の理解度・定着アップが見込まれ、正確な入力に繋げられます。すぐに実施できるものもありますが、効果が出るまでには時間がかかることが想定されます。

旅費規程の見直し

旅費規程自体を見直し、日当の種類や条件を簡素化することで、多くの問題を解決できます。
具体的には以下の方法が考えられます。

日当の種類を最小限に抑える
役職や出張先による細かな差異を廃止し、一律の金額を設定

これらの施策により、選択の困難さや管理負担が大幅に軽減されます。
ただし、従業員の不利益にならないよう、慎重に社内調整を行い検討する必要があります。

システム活用による改善

以下観点を意識して、新規システム導入やシステムの設定を見直すことにより、日当支給の負担を大幅に軽減できます。

出張内容（日数や行先）から自動算出
ユーザの手入力を不要とし、適切な日当を自動算出
不適切な日当が選択された場合のエラー表示
重複支給などの自動チェック

経費精算システムなどを未導入の企業は新規システム導入を、導入済みの企業は現行システムの設定見直しを検討することで、人為的ミスを減らし、管理効率を大幅に向上させることができます。ただし、規定が複雑なままではシステムが対応できない可能性もあるため、「3.2.旅費規程の見直し」と合わせて行うことが重要です。また、データの蓄積と分析により、将来的な制度改善にも役立てることができるでしょう。これらの改善策を組み合わせることで、日当支給における多くの課題を解決し、より効率的で公平な制度運用が可能となります。

まとめ

日当支給を簡単にするには、情報提供の工夫、旅費規程の見直し、システム活用による改善が効果的です。
日当の種類を最小限に抑え、わかりやすい情報提供を行い、自動計算機能を持つシステムを導入することで、従業員の入力ミスを減らし、管理効率を向上させることができます。
また、これらの改善は単に日当支給の効率化だけでなく、従業員の満足度向上や経理部門の業務効率化、会社のコンプライアンス強化にもつながります。

ぜひ、本稿を参考に現状の日当支給方法の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。