パナソニックグループから独立
新システム移行最大の壁は
「経費精算」だった

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）は、総務およびマーケティングのBPO（業務委託）サービスを提供する企業である。2015年のパナソニックのグループ再編によって独立した同社は、パナソニックグループのシステムから離脱し、独自のシステムを構築することになった。そこで課題となったのが、従業員全員が利用する経費精算システムだった。時間が限られる中、同社はいかにして新しい経費精算システムに移行したのか。その詳細をレポートする。

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社 以下、PBS）は、総務およびマーケティングのBPO（業務委託）サービスを提供している企業だ。もともとパナソニックグループの総務部門が分社化し、グループ全体に総務サービスを提供するところからスタートした同社は、事務用品の販売や工事業務の代行など、総務に付随するさまざまなサービスも提供し、その業務を拡大してきた。

そして、2015年にはパナソニックのグループ再編により、パソナグループの企業として新たなスタートを切ることになった。現在は、これまで蓄積してきた総務の知見やノウハウとパソナグループの人材活用力を活かして、総務およびマーケティングのBPOサービスの強化を図っているところだ。

パナソニックグループから離脱するにあたっては、解決すべき課題があった。それがITインフラだ。同社の経理部部長 野村 俊雄氏は次のように説明する。

「それまではパナソニックグループとして、グループのネットワークとそこにつながるシステムを利用していました。しかし、グループから離れることになり、3年以内に新たなITインフラに移行することが決まりました。そこで、2016年1月に『PBS IT自律化プロジェクト』を発足し、その一部として経費精算システムの新たな仕組みも検討することになったのです」（野村氏）

それまで同社では、パナソニックグループ独自の経理システムを利用して経費精算を行っていた。そのため、新たな経費精算システムが必要になったのである。

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）
経理部 財務チーム マネージャー
寺岸 正美氏

そこで同社は、新たな経費精算システムの検討に入った。ただし、新しいシステムの選定には、ほとんど時間は要しなかったという。その理由を、同社の経理部 財務チーム マネージャー 寺岸 正美氏は、次のように説明する。

「当社とほぼ同時期にパナソニックグループから離脱し、経費精算システムを先行して導入・活用していた企業がありました」（寺岸氏）

その企業が導入した経費精算システムが、「J’sNAVI NEO」（ジェイズナビネオ）だった。

「当社と似た状況にある企業に選択されたことに加え、両社とも以前は同じシステムを使っていたので、J’sNAVI NEOであれば旧システムからの移行も容易だと考えました。さらに、BPOサービスの強化に伴って社外で活動する営業担当者が増えることを考慮し、時間・場所を問わず利用できるクラウドサービスのJ’sNAVI NEOが最適だと判断しました」（野村氏）

新しい経費精算システムの導入にあたっては、従業員の負担も考えて、旧システムによる運用や操作性が大きく変わらないことも重要だった。その点、J’sNAVI NEOは、旧システムのマスターデータをそのまま利用し、微調整するだけで対応可能であったことも大きかったという。

2015年4月にJ’sNAVI NEOの導入が決まり、システムの構築が始まった。寺岸氏は「構築中は従業員への説明が大変だった」と振り返る。PBSは全国に約50の拠点があるため、従業員全員を集めることは困難だった。そこで、テレビ会議を活用して2回に分けて説明会を実施したという。

こうしてPBSでは、当初の予定よりも1年前倒しして、2017年4月にJ’sNAVI NEOによる新しい経費精算システムの運用を開始した。

J’sNAVI NEOは、導入企業数400社、ユーザー数60万人以上の実績を持つクラウド型の経費精算システムだ。クラウド型なので、時間・場所を問わず利用できる点が特徴でもある。

PBSでは、現在約1400人の従業員が旅費精算、仮払い申請・精算、請求書払い、海外出張の精算などの機能を利用している。

申請する従業員のメリットについて、同社 経理部の金輪 和代氏は「当社では、オフィス移転や施設管理などのファシリティマネジメントの事業も行っているため、社外で夜間に勤務する従業員もいます。J’sNAVI NEOは24時間稼働しているので、夜勤終了後の深夜でも対応できます」と説明する。

また、BPOサービスの拡充によって、今後、社外で活動する営業担当者も増える。こうした担当者にとっても、時間・場所を問わず経費精算できる環境は、働きやすさや業務の生産性向上につながる。さらに申請を承認する上長にとってもクラウドのメリットは大きいという。

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）経理部 部長野村 俊雅氏

「上長が出張で不在だったり、休日だったりした場合、以前は承認が止まってしまうことがありましたが、導入後は、スマートフォンを使って社外で承認できるため、そうしたことも減りました」（野村氏）

この他、J’sNAVI NEOでは「路線検索」機能も多く活用されているという。旧システムは、利用していた当時は自分で調べて金額を入力する必要があったが、J’sNAVI NEOは駅を指定するだけで金額が自動的に算出されるので、入力が楽になりミスも減ったということだ。