株式会社フォーバルは、コーポレートカードデータをはじめ交通系ICカード、出張のチケット実績データの連携機能を活用し、従業員の経費精算業務の効率化とガバナンス強化を実現している。

株式会社フォーバル（以下フォーバル）は、中小・小規模企業の利益に貢献することを目指し、次世代経営コンサルタント集団として「情報通信」「海外」「環境」「人材・教育」「起業・事業承継」の5つの分野において伴走型で企業経営を支援するコンサルティング業務を行っている。

これまで申請・精算をそれぞれ個別のシステムで行っていた同社は、事前申請・各種精算をJ’sNAVI NEOに一本化すること、また年間20,000件を越えるコーポレートカードデータや交通系ICカードデータ、出張のチケット実績データの連携により、従業員の手間の削減とガバナンス強化を実現している。そこで今回はJ’sNAVI NEO導入前に抱えていた課題と導入後の変化について、管理本部経理部 課長 佐々木 佳代さんにお話を伺った。

━━　J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

まず最大の課題として、事前申請や各種精算それぞれにシステムが分かれていたため、ワンストップで処理できないことが悩みでした。 例えば出張が決まった場合、まず事前申請用のワークフローシステムで申請を行います。出張後の精算については、コーポレートカード利用分と現金利用分の精算は会計システム付属のワークフローで別々に精算を行い、交通系ICカードについてはIC乗車券用の旅費システムでそれぞれ精算を行う必要がありました。
J’sNAVI NEO導入前より、なるべく現金精算を行わないようにする会社方針のもと、多くの従業員へのコーポレートカード利用は推進していましたが、J’sNAVI NEOのようにデータ連携ができませんでしたので、それぞれのシステムに対し、利用内容や金額など全項目手入力を行うといった大変非効率的な状況でした。
もう一つの課題は、領収書の原本整理に手間がかかっていたことです。申請者の立替分領収書の原本提出や処理、保管までに多くの手間と時間を割かれていました。

━━　導入によって業務はどのように変化しましたか。

J’sNAVI NEOの導入により、事前申請と各種精算、そして出張のチケット手配をひとつのシステム内で完結することが出来るようになりました。申請書と精算書を紐づけることも可能なため、承認者は申請内容と精算内容を簡単に照合することが出来ます。また出張精算を行う際は、コーポレートカード利用分・実費立替分・交通系ICカード利用分・チケット利用分の精算を1つの精算書に纏めて処理できますので、申請する側も承認する側も出張の内容を把握しやすく、大変分かりやすくなりました。

精算書の手入力が多いという課題についても、コーポレートカードの利用明細をはじめとした各種データをJ’sNAVI NEOに連携し、精算書に取り込むことで改善できています。これにより、精算書の記入ミスも減ったため、経理担当者の照合の手間も最小限に抑えられるようになりました。
また、当社は電子帳簿保存法対応とともにJ’sNAVI NEOの利用を開始したのですが、申請者が証憑画像をアップロードすることでタイムスタンプが付与されるため、原本保存にかかる手間は大幅に減りました。また、アップロードした証憑画像を精算書の利用した明細に添付することで承認者や経理担当者もチェックしやすくなっています。
弊社では毎日経理担当者2～3名で承認作業をしています。証憑画像の確認や電子取引か否かの確認などもあり承認作業の時間が大幅に減ったわけではありませんが、出社が必要となる領収書整理の時間が減り、在宅勤務も可能となりました。

━━　導入によって出来るようになったことはありますか。

J’sNAVI NEOを導入する前からコーポレートカードを利用していましたが、コーポレートカードが個人決済型であったため、申請者が精算を行うまで利用内容の詳細やすべての精算が行われているかを把握することが難しい状況でした。現在はJ’sNAVI NEO導入とともに法人決済型のカードへ変更していますが、コーポレートカードデータや出張のチケット手配の実績データが毎日取り込まれてくるため、いつ誰が何のために利用しているかを可視化できるようになり、ガバナンス強化に繋がっています。また、利用データが精算されているかどうかといった状況もわかりますので、未精算の申請者に精算を促したり、差し戻した伝票の再申請状況を確認したりする時間も取れています。

━━　最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

J’sNAVI NEOは導入しやすい価格でしたし、今までの経費精算を行う上での社内ルールや申請や精算の流れを大きく変えることなく社内に浸透させることができました。また、マスタ設定や運用開始後のお問い合わせなどのサポート体制も整っています。導入後、従業員が使い慣れるまでしばらく時間はかかりますが、慣れてくると申請する側も承認する側もペーパーレスで効率が良いシステムです。

━━　本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。