株式会社グループセブ ジャパン

株式会社グループセブ ジャパン様（以下、グループセブ ジャパン）は、フランスに本社を置く「Groupe SEB（グループセブ）」の日本法人。
フライパンや鍋などの調理器具とケトルやアイロンなどの小型家電を輸入し、国内での販売を全国で展開している。

グループセブ ジャパンでは、これまでExcelで行ってきた経費精算をJ’sNAVI NEOの導入によってシステム化し、月間150件ある出張旅費精算をはじめ、経費精算業務全体の効率化を実現している。
そこで今回は、J’sNAVI NEO導入前に抱えていた課題や導入後の業務の変化を中心に財務本部で経理業務をご担当されている高橋勇一様にお話しを伺った。

━━ J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

J’sNAVI NEO 導入前は、経理が用意したExcelのフォーマットに申請者が入力し、紙に出力したものと領収書などの証憑を合わせて提出する運用で経費を精算していました。

当社では卸売担当の営業や店舗で動く社員を中心に、月間約150件の国内出張が発生しています。出張が多い社員では月に5～6回の出張が発生することもあります。

出張旅費精算では、各費用の内訳・内容・金額をExcelに手入力する作業が申請者にとって大きな負担でした。承認者も、申請内容が社内規定に沿っているかを手作業で1件1件チェックする手間が発生していました。さらに経理担当者は、申請内容と領収書の突合せだけでなく、月2回の各支払いの会計システムへの入力まで全て手作業で行っていたため、膨大な時間と手間がかかっていました。

また、従来のExcel運用では申請者によって記入方法のブレがあったり、入力すべき項目が漏れていたりと正確性や統一性に欠ける部分がありました。この問題を解決することも課題の一つでした。

━━ J’sNAVI NEO導入によって日々の業務はどのように変化しましたか。

現在、出張旅費や近隣交通費、接待費など、全ての経費精算にJ’sNAVI NEOを使用しています。
特に課題となっていた出張旅費精算において、新幹線や飛行機、宿泊の手配は基本的にJ’sNAVI NEOのチケット手配機能を利用する運用にしています。実際に利用した手配内容を実績データとして精算書に取り込めるため、出張者側で詳細を入力する必要がなくなりました。また、日当についても出張の日付を入力するだけで精算書に自動的に入力されるため、総じて精算書の作成が大変楽になりました。

さらに、これまでは出張者個人が出張費用を立て替える必要がありましたが、チケット手配機能により会社一括請求になったため、出張者の立替の負担も無くすことができています。以前は1回の出張で平均5～6万円の立替が発生していたため、この変化は出張者にとって大変嬉しいことだと思っています。

出張者だけでなく、承認者・経理担当者も業務効率化を実現しています。実績データの連携と日当の自動計算により、手作業で行っていた申請内容のチェックがそもそも不要になりました。
近隣交通費精算については、領収書の提出を不要としているため、電子ワークフロー内で申請・承認が完結し、リモートで対応できるように。申請者側で精算書を紙に出力する機会は3~4割程度減ったと感じています。また、入力の手間という点においても、経路検索ソフトで調べた経路・運賃をそのまま精算書に取り込めるため大きく軽減されました。承認者・経理担当者もわざわざ運賃計算をし直す必要がないため、出張旅費精算と同様、チェックの工数が削減できています。

課題の一つとなっていた申請の正確性向上についても、必須入力の欄が未入力の場合は申請ができないよう制御しているため、記入漏れを防げています。また、接待費については参加者の人数と合計金額を入力すれば、一人当たりの金額の算出とそれに連動した勘定科目が自動で仕訳されるため、入力ミスも抑制できており、経理担当者の処理スピードも向上しました。

━━ 導入によってできるようになったことはありますか。

以前は手作業で各支払いを会計システムに入力していましたが、これが自動化されたことで、月約5～6時間ほどの作業時間削減が叶い、経理担当者に余力が生まれました。そのおかげで、これまでよりも経費の必要性・妥当性の精査に時間をかけることができています。

また、経理担当者が申請内容と金額まで細かくチェックをしていることが社内に伝わった結果、社内全体が経費の必要性・妥当性に注意するようになり、ガバナンスの強化につながったと感じています。
また、紙の管理についても良い影響がありました。全ての経費申請書類を紙に出力して保管するという点は以前から変わっていませんが、Excelの時と違い、伝票番号が自動で採番され、申請者の従業員コードも記載された状態で出力できるため、印刷されたものを番号順に並び変えるだけで簡単に紙の管理ができるようになりました。

━━ 最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

J’sNAVI NEOを導入して約5年が経ちますが、経理担当者だけでなく申請者や承認者にとっても、作業量と負担が大幅に減少し、経費精算にかかる時間の大幅な削減につながっています。また、システム自体の使い勝手も非常によく、まさに“ユーザーフレンドリーなシステム“であると感じています。サポートの面においても、社員からの質問を受け、細かいことでサポートに問い合わせをすることも多々ありますが、毎回レスポンスも早いですし、経理担当者から社員へ説明する際の伝え方までを含めた回答をしてくれるため大変助かっています。

━━ 本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。