上智大学では、出張申請及び出張報告・旅費計算にJ’sNAVI NEOを利用し、
人事局と出張者の業務効率化、ペーパーレス化、書類紛失リスクの回避に取り組んでいる。　

2013年に創立100周年を迎えた上智大学。
「For Others, With Others（他者のために、他者とともに）」を基本理念に掲げ、学生の約8人に1人が外国人学生というグローバルなキャンパス環境で、少人数教育による細やかな指導を行っている。
また、文部科学省のスーパーグローバル大学に採択されるなど、「キリスト教ヒューマニズム」に基づく教育を軸に「世界に開かれた大学」として成長を続けている。

同大学では、出張申請及び出張報告・旅費計算にJ’sNAVI NEOを利用し、人事局と出張者の業務効率化、ペーパーレス化、書類紛失リスクの回避に取り組んでいる。
今回は予算や承認フローの多様性といった学校法人ならではの事情がある中で、上智学院がどのように出張周りの業務のシステム化を成し遂げたのか、人事局人事サービスグループの宇都宮 和磨さん、須山 浩行さん、二宮 莉麻さんにお話しを伺った。

━━　J’sNAVI NEOを導入する前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

「本学では年間約5,000件の出張が発生しており、出張申請・出張報告・旅費計算を全てバラバラの紙書式で運用していました。そのため、人事局の担当者は出張申請の受付から出張報告の確認、領収書と旅費請求の突き合わせチェック、旅費計算、旅費精算書の作成・配布を全て手作業で行う必要があり、決裁までに膨大なマンパワーと時間がかかっていました。また、大学では外部資金を使った出張もあるため、出張前後にはその出張の妥当性や実在性を証明するための書類も必要となります。
結果として人事局のデスク脇にはいつも書類の山があり、書類紛失のリスクが内在している状態でした。出張者においても、出張のたびに申請書を、出張から戻ったら報告・旅費請求書を紙の書式で一から記入し、予算管理者押印決裁の上、学内便で提出するというプロセスが求められ、効率の悪さと負担の大きさが課題となっていました。」

人事局人事サービスグループ
チームリーダー
宇都宮 和磨さん

━━　他社製品との比較はされましたか。

「当初は、本学で導入している財務システムのオプション機能として旅費計算があるため、
そちらの開発を検討しました。しかし、財務システムと連携しているが故に自由度が低く、
複雑な承認ルート管理や複数予算の使用に対応できないこと、書類の添付機能や出張申請機能がないことなどを理由に、開発を諦めました。また、他の経費精算システムについても調べましたが、多くのシステムが企業向けのつくりとなっており、大学特有の承認ルートや特殊な予算管理に対応できなかったため、導入には至りませんでした。」

人事局人事サービスグループ
須山 浩行さん

━━　J’sNAVI NEO導入の決め手は何でしょうか。

「導入の一番の決め手となったのは、大学特有の承認ルートや特殊な予算管理に対応できる点です。フレキシブルにカスタマイズができるため、画面に表示される文言を大学独自の用語に変えられたり、注釈を加えられたりすることも大きな魅力でした。その他にも、JTBのシステムという安心感や、申請時に入力した内容がそのまま精算書の起票時に反映されるため再入力の手間を省ける点、書類の添付機能や電子承認によりペーパーレス化が実現できる点、さらにコストパフォーマンスに優れているという点も、J’sNAVI NEOを選定した理由です。」

━━　導入後の運用を決めるにあたり工夫された点はございますか。

「まず、出張者に対しては約半年間ほど、従来の紙書式・J’sNAVI NEOのどちらで申請しても良いという併用期間を設け、紙で提出された分は人事局の担当者がJ’s NAVI NEOに代理で入力しました。この経験により、人事局の担当者が出張者の目線に立って運用方法を練り直すことができました。また、紙運用の時に手入力していた項目をJ’sNAVI NEO上でどこに入力すればよいかをまとめた新旧対照表を作成し、従来と入力する内容が変わらないことをアピールしながら、利用方法を周知していきました。また、導入の決め手の部分で申し上げましたが、J’sNAVI NEOでは画面に表示される文言をこちら側で編集できるため、大学特有の文言への変更や注釈の追加をすることで、紙運用とのギャップを最小限にしました。」

━━　導入によって業務はどのように変化しましたか。

「ペーパーレス化を実現できたことが一番の変化です。これまでの紙・押印文化を脱却する大きな一歩となりました。大学における出張管理では、出張の実在性を証するために出張前後でのエビデンスの提出が求められています。J’sNAVI NEO導入前は、エビデンスのための書類が年間で幅10センチの大型ファイル約40冊以上にわたっていましたが、現在は領収書以外のほとんどの書類を電子化できています。そのため、人事局担当者と出張者の双方の書類の保管にかかる手間やコストを大幅に削減することができました。また、ペーパーレス化の結果、リモートで出張精算ができるようになり、決裁までのスピードも格段に上がりました。というのも、これまでの紙運用では学内便で申請書のやりとりをしていたため、承認者が不在のため申請が途中で停まってしまうことや、申請ミスを修正依頼するための差戻しに時間がかかってしまうことがありました。

人事局人事サービスグループ
二宮 莉麻さん

そのため、申請から決裁まで、平均１週間程度はかかっていたと思います。J’sNAVI NEO導入後は申請書の提出・差戻しがシステム上で完結するため、期限を超過してしまうケースはほとんどなくなりました。」

━━　業務効率化により生まれた時間・リソースを活用し、可能になった業務などはございますか。

「人事局の担当者に余力が生まれたことで、出張の妥当性と実在性をより深堀することができるようになりました。大学では国や企業からの外部資金を使った出張も多いため、不正な利用は絶対にあってはなりません。そのため、J’sNAVI NEOを導入したことでガバナンスをより強化できたことは、大変大きな成果だと思っています。」

━━　最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々にメッセージをお願いします。

「大学は様々な制約が多いが故、未だに紙書式・押印文化から脱却できない大学が多いと思います。しかし、どの部分をDX化できるかを一つずつ紐解いていくと、そのほとんどが置き換え可能ということに気づきます。さらに、紙で処理していることをデジタル化するだけでなく、業務プロセスを併せて見直すことで、圧倒的な業務効率化とユーザビリティ向上を図ることが可能です。導入に当たっては、チームのメンバーで毎週ミーティングの場を持ち、細かい設定について試行錯誤を繰り返しました。大切なのは「できない理由探し」をしないことです。必達目標に対し、メンバー一人ひとりが「どうしたらできるか」というマインドにチェンジしていったことで、本プロジェクトを推進できたと考えています。大学は企業とは違う環境でもあり、予算や承認フローの多様性など、共通の事情を抱えています。だからといって、効率化を図れないかというと、決してそうではありません。私どもでお力になれることがあれば、ぜひ他大学の方とも情報交換の機会を持てれば嬉しく思います。」

━━　本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

当社では、導入後の運用方法がイメージできず、中々システム導入に踏み切れないお客様のため、他の企業・学校法人はどのように運用しているのか、実際の事例をご紹介しながら導入までのサポートさせていただきます。
導入済み企業・学校法人様を直接ご訪問する機会を設定できる場合もございます。
個別相談会も行っておりますので、よろしければ一度下記よりお問合せくださいませ。
https://bts.jtbbwt.com/contact

※撮影時のみマスクを外していただいております。

【参考】